Документы, используемые при работе с товарами

В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, мож­но отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только скла­дом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).

Внешние документы:

• Товарно-транспортная накладная, CMR.

• Товарная накладная (форма ТОРГ-12),

• Грузовая таможенная декларация (ГТД).

• Спецификация.

• Счет-фактура, инвойс.

• Упаковочный лист.

• Заявка на прием товаров.

• Заявка на отгрузку товаров.

• Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение
(форма МХ-1).

• Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение
(форма МХ-3).

• Доверенность на получение товара со склада.

• Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в
местах хранения (форма MX-14).

• Инвентаризационная опись.

• Сводная инвентаризационная опись.

• Сличительная ведомость.

• Таблица несоответствий.

• Акт инвентаризации.

Внутренние документы склада:

• Приходная накладная.

• Расходная накладная.

• Журнал регистрации транспортных средств.

• Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.

• Лист осмотра товара.

• Пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от про­филя деятельности компании.

Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на посту­пающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с ин­формацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуще­ствляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность про­верки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения [14, c. 152-154].

4.3.3. Автоматизированные системы учёта

При использовании автоматизированной системы учета создание необходи­мых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать лю­бой документ, используя информацию, имеющуюся в БД. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.

К постоянной (неизменной) информации можно отнести:

• наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара;

• наименования перевозчиков;

• наименование, адрес и платежные реквизиты склада;

• наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;

• артикул и наименование товаров;

• определенные характеристики товаров и др.

К переменной (меняющейся) информации можно отнести:

• данные о транспортном средстве;

• данные о водителе или экспедиторе;

• время и дату;

• данные о количестве товара и др.

Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позво­ляет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о това­ре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильнос­ти внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).

При отработке технологии и создании технологической карты для каждой операции необходимо четко указывать круг обязанностей и порядок действий каждого сотрудника, с какими документами или с какой информацией он должен работать. Каждый сотрудник должен твердо знать, как он должен по­ступить в любой ситуации, к кому он должен обратиться при наличии каких-либо сомнений.

В программе должны быть система доступа определенного сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, доступ сотруд­ника к внесению или изменению БД определяется личным паролем, который в зависимости от должности и выполняемых обязанностей наделяет сотруд­ника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим лицам.

Автоматический режим управления по системе «офф-лайн» или «он-лайн» охва­тывает управление всем складом, включающим и управление грузовым потоком. Ра­бота системы «офф-лайн» заключается главным образом в централизованном авто­матизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).

Отличие систем «он-лайн» («on-line») и «офф-лайн» («off-line») состоит прежде всего в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе «он-лайн» информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе «офф-лайн» необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе «он-лайн» принимает решение о выборе места складирования товара на основе информации о запасах товара, принципах скла­дирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.

Целесообразность системы управления «он-лайн» обусловливается следующими факторами: большой емкостью склада, значительным ассортиментным перечнем товара, процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту), сокраще­нием времени выполнения заказов и другими.

Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управле­ния информационными потоками, которые осуществляют: управление приемом и отправкой грузов; управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т. д.

В зависимости от уровня организации программно-технических средств выделяют:

• обработку информации вручную;

• обработку информации в пакетном режиме (имеется в виду подготов­ка данных о поступающих и отгруженных грузах, которые периодически
вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не являться собственностью склада);

• обработку информации в режиме реального времени. В этом случае
информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точ­нее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработ­ки информации используются развитая терминальная сеть и определенная
вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкретных условий
это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или ма­шина, управляющая всем производством (системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от тех­нических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они
могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);

• непосредственное управление от компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими
им информационными потоками в режиме реального времени.

Информационная сис­тема — ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса. В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы.