Вимоги до укладання тексту наказу

1. Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі („Зарахувати”, „Призначити”, „Здійснити”, „Наголосити”, Звільнити” та ін.). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма („Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії („...завідувач навчальної частини зобов’язаний...”).

2. Як виконавців вказують організацію, підрозділ або службову особу із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічують декілька осіб, то їхні прізвища наводяться за абеткою.

3. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

4. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

5. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Наприклад: „Контроль за виконанням наказу покласти на технічного директора об’єднання Шаповалова Я.В”.

6. У наказах з основної діяльності, що видають на виконання ухвал керівних (вищих) органів, замість констатаційної частини подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа.

Проект наказу погоджується:

а) із заступником керівника установи (підприємства, організації);

б) з куратором питань, які зазначені в документі;

в) з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

г) з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Накази на підприємстві (з основної діяльності й щодо особового складу) підписує перший керівник. Накази щодо особового складу може підписувати спеціально призначена керівна особа, наприклад, заступник директора з кадрової роботи або заступник директора з управління персоналом. Якщо така особа в структурі підприємства не передбачена, то під час відсутності першого керівника (у випадку його відрядження, хвороби, відпустки) накази підписує виконуючий його обов’язки із зазначенням своєї фактичної посади й прізвища.

У наказах щодо особового складу, крім основних реквізитів, залежно від їх змісту зазначають:

а) про призначення, зарахування на роботу:

– на яку посаду;

– до якого структурного підрозділу (відділу);

– з якого числа;

– вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом тощо);

– умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

– особливі умови (з повною матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем тощо);

– умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу);

б) про переведення на іншу роботу:

– з якої посади на яку;

– вид, термін (постійно, тимчасово);

– підставу (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.);

– форму й систему оплати праці;

– умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

в) про надання відпустки:

– вид відпустки (основна, тарифна; додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, як винагорода чи заохочення; навчальна, академічна; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, хворобою, лікуванням, післяопераційною реабілітацією, пологами (декретна); без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок тощо);

– загальну кількість робочих днів;

– дату виходу у відпустку й повернення з неї (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

– період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової);

г) про припинення трудового договору (контракту):

– дату звільнення;

– причину (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.);

– підставу із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів;

– умови;

– гриф погодження профспілкової організації (якщо вона діє);

ґ) при направленні працівника у службове відрядження:

– строк відрядження;

– місце відрядження;

– підстава.

Згідно з трудовим законодавством начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу (про призначення, переміщення, звільнення тощо) осіб, прізвища яких фігурували в документі. Візу ознайомлення оформляють так: „З наказом ознайомлений (ознайомлена). Підпис, ім’я та по батькові, прізвище. Дата”.

Наказ набуває чинності лише з моменту його підписання керівником установи, підприємства чи організації.

Зразки:

Акціонерне товариство «Арсенал»

НАКАЗ№ 34/5-К

23.05.2007 м. Богуслав

про зміни у штатному розкладі

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1 Музиченка Василя Петровича на посаду старшого інженера з 23.05.2007 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Музиченка В.П.

1.2 Лемешева Юрія Григоровича на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 23.05.2007 з тримісячним випробувальним терміном.

Підстава: заява Лемешева Ю.Г.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Мальцеву Віру Денисівну, бухгалтера-касира товариства, на посаду економіста І категорії планово-економічного відділу з 25.05.2007 з посадовим окладом 756 грн.

Підстава: заява Мальцевої В.Д. від 20.05.2007.

3. НАДАТИ:

Чупрову Анатолію Ігоровичу, водієві вантажівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 24.05 по 26.06.2007 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

2) заява Чупрова А.І.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

4.1 Ковальського Віктора Костянтиновича, технолога цеху № 3, з 23.05.2007 за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Ковальського В.К.

4.2 Панфілову Олександру Тимофіївну, інженера з технічного нагляду, у зв’язку з закінченням терміну дії контракту з 23.05.2007.

Підстави: 1) контракт від 14.03.2002;

2) заява Панфілової О.Т.

Генеральний директор (підпис) В.С. Лосенко

Харківське акціонерне товариство ”Електрон”

НАКАЗ № 26

27.04.2007 м. Харків

Про заходи щодо забезпечення

протипожежної безпеки

та посилення охорони

в період святкових днів

У зв’язку з травневими святами з метою забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони в період з 30.04.07 по 02.05.07 та 09.05.2007р. НАКАЗУЮ:

1. У зазначений період посилити контроль та забезпечити нормальне функціонування товариства, суворе дотримання працівниками правил протипожежної безпеки.

2. Диспетчерові пожежного зв’язку Головачу С.Т. організувати прибирання території і перевезення у безпечне місце предметів, які легко займаються.

3. Інженерові з техніки безпеки Дворнику Б.М. перевірити стан електричного обладнання і не пізніше як за 2 години до закінчення робочого дня 29 квітня 2007 року вимкнути всі електроприлади.

4. Заступникові начальника відділу кадрів Шевченко А.І. скласти список осіб, які повинні бути присутні на товаристві у святкові дні.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера Середу М.В.

Директор (підпис) О. І. Сидоренко