Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації і не обов’язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт– цеофіційнийдокумент правової чинності, що підтверджує будь-які встановлені факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, а також приватних або службових осіб.

Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується наказом керівника установи чи іншим розпорядчим документом. Деякі акти складаються однією уповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі (ті, що містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів) та адміністративні(на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).

Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Акти приймання-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи чи організації. Оскільки акт є документом суворої звітності, на його підставі порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Виклад і форма тексту акта чітко регламентовані. Текст акта складається з двох частин:

1) вступна, де вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також присутніх при його складанні, їх завдання;

2) констатуюча, в якій викладають суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки.

Реквізити:

· повна назва установи, закладу, відомства, організації;

· гриф затвердження (посада, підпис, розшифрування підпису, дата) – праворуч;

· дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи);

· місце укладання (праворуч);

· назва виду документа (АКТ);

· номер;

· заголовок (,,про…”);

· текст;

· кількість примірників акта й місце їх зберігання;

· додатки до акта (кількість примірників і сторінок);

· підписи голови, членів комісії (обов’язково), присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

У тексті акта вказують:

– підставу (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

– присутніх;

– мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

Якщо акт укладено комісією, то замість слова ,,Присутні” пишуть: ,,Голова комісії”, потім – ,,Члени комісії” з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови комісії, а далі за абеткою. Якщо були присутні свідки, то перелічують і їх.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який після ознайомлення зі змістом акта підписує його.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами (найчастіше його складають у трьох примірниках).

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. Акти оформляють на загальних чи трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Зразок:

ВАТ „Полтавахіммаш” ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор товариства

(підпис) В.Ю. Бірюков 19.06.2007

АКТ№ 41

15.06.2007 м. Полтава

про приймання до експлуатації автоматичної стикозварювальної машини

Підстава: наказ директора товариства від 14.06.2007 за № 75-б.

Складено комісією:

Голова – начальник механоскладального цеху Загоруйко К.А.

Члени комісії: 1.Заступник начальника ремонтного цеху Пугач В.Р.

2. Інженер-технолог Семенов А.А.

Присутні: 1. Інженер-конструктор Устинов О.Г.

2. Майстер цеху № 2 Малебчук Я.В.

У період із 10.06.2007 по 15.06.2007 комісія провела перевірку роботи автоматичної стикозварювальної машини з метою встановлення її фактичної продуктивності. Перевірка здійснювалась у п’ятьох режимах.

Виходячи із результатів проведеного обстеження відповідно до «Методичних вказівок щодо визначення основних техніко-економічних показників нової техніки», комісією встановлено:

1.

Складено у трьох примірниках:

1-й – директорові;

2-й – до відділу постачання;

3-й – до справи.

Голова комісії (підпис) К.А. Загоруйко

Члени комісії: (підписи) В.Р. Пугач

А.А. Семенов

Присутні: (підписи) О.Г. Устинов

Я.В. Малебчук

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих осіб чи обставин діяльності підприємств, установ, організацій, закладів тощо.

Залежно від призначення розрізняють два види довідок: особисті та службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України керівник підприємства, установи, організації зобов’язаний видати на вимогу працівника довідку на підтвердження місця його роботи на підприємстві, в установі, організації із зазначенням посади (спеціальності), часу роботи, розміру заробітної плати й інших питань.

Службові довідки складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи і містять інформацію про дії та факти службового характеру. Такі документи повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства тощо.

Службові довідки можуть бути зовнішніми або внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником установи чи організації та завіряються печаткою.

Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, аналізуотриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше довідки оформляють на бланках організації чи підприємства, до яких вносять від руки індивідуальні відомості.

Реквізити:

· назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних);

· повна назва організації, установи, що видає довідку;

· адресат – посада, назва установи, прізвище, ініціали (для службових);

· дата видачі;

· місце укладання;

· назва виду документа (ДОВІДКА);

· порядковий номер (посередині);

· заголовок до тексту (для службових);

· текст;

· посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх);

· посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про кошти або матеріальні цінності);

· печатка (якщо довідку укладено не на бланку) – для зовнішніх.

У тексті зазначають:

– прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);

– статус, спеціальність, розряд, посада, звання тощо;

– місце проживання (якщо потрібно);

– розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (у разі потреби);

– назву установи, закладу, до яких подається довідка;

– посадовий оклад і місце, куди подається довідка (на прохання працівника).

Якщо в тексті вказано, куди буде пред’являтися видана довідка, адресата не зазначають. Вимагати від працівника дані про місце, куди буде подано довідку з місця роботи, не дозволяється. Якщо працівник не називає організації, куди він подаватиме довідку, це не є підставою для відмови у виданні довідки.

Текст довідки особистого характеру доцільно починати з прізвища, імені та по батькові у називному відмінку. Рекомендується уникати зворотів типу: ,,…дійсно проживає…”, ,,…дійсно навчається…”, ,,…справді працює …”, ,,…зараз навчається…”, ,,цим повідомляється…”.

Зразок:

Національна академія наук України

Центр гуманітарної освіти

вул. Трьохсвятительська, 4, м. Київ, 252001

тел.: (044) 228-3013

10.07.2005