Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок

Протокол– це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

У протоколах зазначають місце і дату проведення зборів, мету, склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події. Такі протоколи укладають офіційні компетентні особи (протокол санінспектора чи автоінспектора).

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, що засвідчує той чи інший факт. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії чи всі члени виборчої комісії.

За обсягом фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи:

1. Стислі(короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:»), прізвища, ініціали доповідачів та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

2. Повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, а також заносять запитання доповідачам і конспективний запис виступів під час обговорення.

3. Стенографічні, у яких усі виступи, репліки, запитання й обговорення зафіксовано дослівно.

Реквізити:

· назва виду документа („ПРОТОКОЛ”) – посередині;

· порядковий номер протоколу (після назви);

· назва заходу, засідання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

· назва установи, організації, закладу чи структурного підрозділу, де відбувається захід;

· дата проведення засідання, заходу, зборів (ліворуч). Якщо засідання триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення;

· місце проведення (праворуч);

· посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори (голова);

· посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол (секретар);

· кількісний склад учасників заходу. Порядок оформлення цього елементу протоколу такий:

– у протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом без зазначення посад), потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). Якщо їх кількість не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх присутніх (за абеткою);

– у протоколі розширених засідань, зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а укладений за абеткою реєстраційний список із прізвищами та ініціалами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: Присутні: 64 особи (список додається);

– у протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і кількість відсутніх. Наприклад:

На обліку в профспілковій організації – 193 члени, присутніх – 184, відсутніх – 9, із них 3 – у відрядженні, 4 – через хворобу, 2 – з невідомих причин;

· порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали доповідача);

· текст;

· перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників;

· підписи керівників зборів, засідань, конференцій або нарад (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти „СЛУХАЛИ:”, „ВИСТУПИЛИ:”, „УХВАЛИЛИ:”. Ці слова подають із нового рядка великими літерами; після них ставлять двокрапку.

Перед словом „СЛУХАЛИ:” ставлять римську цифру І (чи ІІ) на позначення розділу (питання порядку денного).

Прізвище, ініціали, посаду чи статус доповідача пишуть із нового рядка в називному відмінку, після яких ставлять тире і викладають зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді стенографується або подається доповідачем, то зазначають „Текст доповіді додається”.

Нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного й стенографічного протоколу) і розділ „ВИСТУПИЛИ:” (без цифри перед ним), який оформляють аналогічно попередньому. Наприклад: Лапін Ю.В. зазначив, що необхідно поліпшити…(у формі 3-ої особи однини); У виступі зазначалося, що технічні можливості товариства… (у безособовій формі). Якщо виступаючих більше одного, то арабськими цифрами зазначають їх порядок.

У розділі „УХВАЛИЛИ:” повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, котрі нумерують арабськими цифрами з нового рядка. Оформляють цей розділ аналогічно попередньому.

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зборів, повинен бути стислим і лаконічним, але водночас містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Якщо на зборах і конференціях проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: у першому протоколі зазначають склад комісії, а в другому – результати таємного голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо. Результати голосування записуються так:

1. Ковальчук С.Т. за 62 (шістдесят два),

проти 12 (дванадцять),

утрималися 3 (три).

2. Бойчук В.П. за 17 (сімнадцять),

проти 42 (сорок два),

утрималися 18 (вісімнадцять).

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 16

загальних зборів трудового колективу

Миргородської ремонтно-експлуатаційної

дільниці № 2

12.10.2007 м. Миргород

Голова – Лиманець О.Я.

Секретар – Дерев’янченко Р.М.

Присутні: заступник начальника дільниці Бондаренко Г.С., головний спеціаліст НІС ДПІ Ферзенко І.М., інженер-технолог Щукін І.Г., члени трудового колективу – 54 особи (реєстраційний список додається).

Порядок денний:

1. Проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

СЛУХАЛИ:

Ферзенко І.М. – інформація головного спеціаліста НІС ДПІ про проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1. Щукін І.Г. – Запропонував…

2. Абрамов М.П. – Відзначив, що…

УХВАЛИЛИ:

1. Провести до 22.10.2007 пусконалагоджувальні роботи при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

2.

Додатки:

1) реєстраційний список на 1 с. в 1 пр.;

2) текст виступу головного спеціаліста Ферзенка І.М. на 3 с. в 1 пр.

Голова (підпис) О.Я. Лиманець

Секретар (підпис) Р.М. Дерев’янченко

Витяг із протоколу – це документ, що містить певну частину протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам на їхню вимогу чи надсилається підприємствам, установам, організаціям на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

· назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);

· номер документа, із якого робиться витяг;

· назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

· назва установи, організації, яка проводила збори, засідання, нараду;

· дата проведення зборів, засідання (переносять з оригіналу протоколу);

· місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

· номер питання, що розглядалося, і його суть (як сформульовано в протоколі);

· текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

· посада, прізвище та ініціали тих, хто підписував оригінал (без їх підпису);

· посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

· дата укладання витягу.

Зразок:

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 36

засідання ради трудового колективу Жашківського хлібоприймального підприємства

від 11 травня 2007 р.

Присутні: заступник директора Загородній М.Н., головний бухгалтер Привалова Л.Г., бухгалтер Степура П.Д., трудовий колектив підприємства.

ІІ. СЛУХАЛИ:

3. Мостова О.О. – заява з клопотанням про надання матеріальної допомоги для оздоровлення її неповнолітніх дітей у 2007 році.

УХВАЛИЛИ:

Надати інструкторові-приймальнику Мостовій Ользі Олександрівні матеріальну допомогу в розмірі 950 гривень.

Оригінал підписали:

Голова Барченко С.О.

Секретар Малютіна М.В.

З оригіналом згідно:

Секретар-референт (підпис) В.Д. Вороненко

25.05.2007