Службові записки

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце, про виконання певної роботи, службового доручення, узятих на себе службових зобов’язань із висновками і пропозиціями.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженнямна:

· внутрішні(адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач);

· зовнішні (адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначеннямна:

· звітні;

· інформаційні;

· ініціативні.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Реквізити:

· місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх);

· адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку);

· адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку);

· назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

· порядковий номер (для внутрішніх);

· заголовок („про…”);

· текст;

· позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників);

· підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх);

· дата укладання.

Текст доповідної записки може поділятися на такі частини:

а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації;

б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з’ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

Пропозиція –це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічнодоповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка –це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту, програми, пропозиції) чи причини якихось подій, фактів, дій або вчинків працівника.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1) записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа; викладає структуру, зміст, функціональне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

2) документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи. Текст цих пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють.

Пояснювальна записка укладається аналогічно доповідній.

Зразки доповідної і пояснювальної записок:

Кафедра обліку й аудиту Проректорові з наукової

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА роботи Донецького 04.09.2007 № 12 національного технічного університету

доц. Івлєву К.В.

Про відрядження викладача кафедри

Прошу відрядити старшого викладача кафедри Іванченко Л.М. до м. Києва з 12 по 15 вересня 2007 року для участі у Всеукраїнській науково-практичній конференції „Актуальні питання вищої освіти в контексті Болонського процесу”.

Підстава: запрошення Київського національного університету імені Тараса Шевченка № 23 від 03.09.2007.

Завідувач кафедри (підпис) Я.М. Григорович

Головному інженерові

ЗАТ „Завод „Промарматура”

п. Петренку М.С.

начальника ремонтного цеху № 2

Савченка Дмитра Тимофійовича