КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Службові запискиДоповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце, про виконання певної роботи, службового доручення, узятих на себе службових зобов’язань із висновками і пропозиціями. Доповідні записки поділяються: 1. За походженнямна: · внутрішні(адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач); · зовнішні (адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація). Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника. 2. За призначеннямна: · звітні; · інформаційні; · ініціативні. Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень. Реквізити: · місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх); · адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку); · адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку); · назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА); · порядковий номер (для внутрішніх); · заголовок („про…”); · текст; · позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників); · підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх); · дата укладання. Текст доповідної записки може поділятися на такі частини: а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації; б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з’ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо); в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів. Пропозиція –це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічнодоповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій). Пояснювальна записка –це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту, програми, пропозиції) чи причини якихось подій, фактів, дій або вчинків працівника. За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи: 1) записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа; викладає структуру, зміст, функціональне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків; 2) документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи. Текст цих пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють. Пояснювальна записка укладається аналогічно доповідній.
Зразки доповідної і пояснювальної записок: Кафедра обліку й аудиту Проректорові з наукової ДОПОВІДНА ЗАПИСКА роботи Донецького 04.09.2007 № 12 національного технічного університету доц. Івлєву К.В.
Про відрядження викладача кафедри
Прошу відрядити старшого викладача кафедри Іванченко Л.М. до м. Києва з 12 по 15 вересня 2007 року для участі у Всеукраїнській науково-практичній конференції „Актуальні питання вищої освіти в контексті Болонського процесу”. Підстава: запрошення Київського національного університету імені Тараса Шевченка № 23 від 03.09.2007.
Завідувач кафедри (підпис) Я.М. Григорович
Головному інженерові ЗАТ „Завод „Промарматура” п. Петренку М.С. начальника ремонтного цеху № 2 Савченка Дмитра Тимофійовича
|