Види інформаційних документів, що готуються в посольствах, генконсульствах, представництвах

Відома прописна істина: будні сучасної дипломатії проходять не на паркеті, а за письмовим столом. Значну частку свого часу співробітники зовнішньо-політичних установ за кордоном витрачають на розробку різноманітних документів. Спектр цих документів досить обширний. Їх, як правило, поділяють на дві великі групи: документи письмових офіційних зносин між державами і документи відомчого характеру.

Першу групу складають дипломатичні документи [4,5]:

· вербальна нота;

· особиста нота;

· меморандум;

· пам’ятні записки;

· листи офіційного або напівофіційного характеру;

· заява уряду;

· заява МЗС для преси;

· заява представника держави в міжнародній організації тощо

У більшості видів дипломатичних документів можна виділити чотири складових:

· протокольні формули;

· змістове ядро;

· аргументаційна частина;

· виклад факту або фактів.

Документи відомчого характеру:

· звіт про роботу посольства або іншого закордонного представництва;

· політичний лист;

· інформаційний лист;

· довідка;

· інформації;

· запис бесіди;

· огляд преси;

· хроніка подій;

· шифротелеграма.

Яких-небудь трафаретів та єдиних правил в підготовці документів відомчого характеру не існує, кожен з них - індивідуальний. Але разом з тим є деякі положення, що стосуються змісту і форми документа і це необхідно враховувати.

Звіт про роботу посольства або іншого закордонного представництва (як правило, річний) є основним інформаційним документом цієї установи. В його складанні бере участь практично весь дипломатичний склад посольства, так як документ відображає повний спектр подій, що відбулися в країні перебування. У звіті дається оцінка внутрішньо-політичного стану країни перебування, тенденції його розвитку, характеристика політичних сил і лідерів. Значне місце займає розділ про соціально-економічний стан країни з виявленням тенденцій та прогнозом на певний період. Розділ про зовнішню політику, включаючи підрозділ про стосунки з Україною, повинен виділити якісні характеристики еволюції міжнародних відносин країни перебування. Керівникам закордонних представництв та їх працівникам, природньо, іноді хочеться подати розвиток відносин у більш рожевому світлі, ніж вони є насправді. Тому одне правило необхідно виконувати неуклінно: "писати лише про те, що бачили очі, не домислювати". Тільки правдивий звіт може стати документом, на підставі якого ставиться питання про внесення тих чи інших коректив в зовнішньополітичну та зовнішньоекономічну позицію стосовно цієї країни. Обсяг звіту: 20 - 40 сторінок, в залежності від світового статусу країни перебування та інтенсивності відносин України з нею.

Політичний лист. Протягом року у посольства може виникнути необхідність інформувати Міністерство закордонних справ (або навіть главу держави) про яку-небудь дуже важливу проблему, пов’язану зі станом країни перебування, її стосунками з Україною. Тоді дипломатичне представництво або посол особисто можуть підготувати політичний лист, в якому буде викладено осовний зміст проблеми, проаналізовано стан, оцінені варіанти розвитку подій. Характерною особливістю політичного листа, як інформаційного документа є обов’язкова наявність рекомендацій щодо подальших дій України для захисту й укріплення її інтересів. Обсяг політичного листа: 4 - 10 сторінок. Авторство носить колективний характер.

Інформаційний лист - один з найпоширеніших на практиці документів. Його завдання - проінформувати відповідне управління або департамент МЗС про якесь нове явище, відзначене в політиці країни перебування, про появу нових осіб на політичній арені, нових партіях чи організаціях тощо. Інформаційний лист стосується більш частинних подій, ніж політичний лист. Його обсяг не перевищує 3 - 5 сторінок, складає його дипломатичний працівник за вказівкою керівництва або за власною ініціативою.

Довідка- інформаційний документ, тема якого не зачіпає напряму інтересів України в країні перебування, носить накопичувальний характер для створення бази даних. За обсягом не перевищує 3 - 5 сторінок

Інформації- короткі, обсягом не більше 2 - 3 сторінок, документи, які містять конкретну фактографічну інформацію з окремих питань, не містять елементів аналізу та прогнозу, призначені для використання у відділах, управліннях, департаментах.

Запис бесіди -інформаційний документ, який визначає активність та професійну зрілість дипломата. По-перше, ведення магнтних записів вважається неетичним. Вести технічний запис відкрито - значить зазделегідь зробити бесіду розкутості, відкритості, а вести потаємно - значить ставити пастку, ризикувати втратою довіри, прихильності. Навіть маючи повний текст бесіди, все одно прийдеться створювати письмовий документ, який не буде стенографічною розшифровкою тексту. Головною вимогою запису бесіди єуміння точно викласти основний зміст розмови, визначити позицію співрозмовника, його аргументацію, логіку суджень. Рекомендується робити запис бесіди безпосередньо після її проведення, поки в пам’яті зберігаються усі обставини і деталі зустрічі. Відкласти запис бесіди на добу - значить втратити до 30% змісту, свіжість реакції на зустріч.

Огляд преси та хроніка подій- інформаційні документи, які можуть бути загальними або тематичними, як правило, є першою пробою молодих дипломатів, аналітиків. Завдання полягає в щоденному обробленні преси країни перебування, виборі самих суттевих повідомлень, створенні їх анотацій, розташуванні в хронологічному порядку. Складання оглядів преси є першою практичною пробою пера молодих аналітиків, за ними видно, наскілько точно і вірно фільтрує працівник потік інформаційних повідомлень.

Шифротелеграма - основний документ, за допомогою якого передається поточна інформація. Основні вимоги: значимість, важливість, достовірність, лаконічність, чіткість викладу. Складаючи шифротелеграму, автор повинен пам’ятати, що вона потрапить не лише до тієї особи, до якої вона направляється, а і до різних адресатів, оскільки розсилка інформаційних телеграм здійснюється апаратом МЗС відповідно до каналів та адресів розсилки. Тому доцільно в одній телеграмі розкривати лише одну тему, щоб вона легко і вірно була введена до баз даних. Іноді виникає необхідність закрити дійсне джерело інформації. Якщо основою інформаційної шифротелеграми є конфіденційний документ, який потрапив в руки випадково, або в результаті цілеспрямованих заходів, то небажано викладати його перклад текстуально, подавати вихідні дані.