Анотування в інформаційній діяльності

Анотацією називають зв'язний текст, що коротко розкриває центральну тему або предмет деякого документа. Обсяг анотації не залежить від обсягу первинного документа й у середньому не перевищує 150-200 знаків.

Анотування процес перетворення документальної інформації, мета якого - одержати узагальнені характеристики документа, що розкривають його логічну структуру і найбільше важливі сторони змісту.

Анотація містить відомості про автора, зміст, характеризує основну тему, проблему, об'єкт, мету і результати, новизну документа в порівнянні з іншими, близькими по темі і цільовому призначенню.

За обсягом анотації поділяють на стислі і розгорнуті. Стисла анотація, як правило, характеризує документ у певному аспекті: уточнення тематичного змісту, розшифровування або доповнення заголовка, оцінка рівня виклада матеріалу й ін. Розгорнута анотація містить перелік рубрик первинного документа.

За функціональним призначенням анотації поділяють на описові (довідкові) і рекомендаційні. Описові анотації дають загальне представлення про документ. У рекомендаційній анотації характеризується тематика змісту документа під певним кутом зору. У інформаційній сфері найбільше часто застосовується описова анотація.

У залежності від тематичного охоплення змісту документа анотації поділяють на загальні і спеціалізовані (або аналітичні). Загальні анотації характеризують документ у цілому, вони не орієнтовані на обумовлене коло користувачів. У спеціалізованих анотаціях відображаються тільки ті частини, ті аспекти змісту документа, що цікавлять користувачів певної інформаційної системи. У інформаційній практиці використовують, як правило, спеціалізовані анотації, розраховані на інформування фахівців певної сфери наукової і практичної діяльності.

Вибір виду анотації пов'язаний із змістом, характером, оформленням, цілісністю документа, тематичною спрямованістю і призначенням системи, у якій анотація буде використана.

Анотування - достатньо складний творчий процес. Від якості анотації, правильного вибору її виду, виконання вимог, поставлених її упоряднику, залежить практичне використання того або іншого документа. Тому упорядник анотації відповідає перед користувачем за правильність характеристики документа і повноту розкриття його змісту. Ознайомившись з особливістю аналізу тексту анотованого документа, упорядник: знайомиться зі структурою документа; переглядає зміст, передмову, післямову (висновки) і інші інформативні елементи документа; вивчає характер викладу матеріалу в основних розділах. На завершальному етапі анотування на основі якісного добору й аналізу матеріалу складається узагальнений виклад документа.

Укладаючи анотацію, упорядник повинен чітко притримуватися єдності у використанні термінології, логічного викладення обраного матеріалу, літературного стилю, узвичаєних скорочень і одиниць. Анотація повинна бути стислою, чітко викладеною і легко сприйматися при першому перегляді.