Туристская документация

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подра­зумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки спе­циальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услу­ги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами Российской Феде­рации. Туры и их технологическая документация должны отве­чать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сер­тификации туристской продукции. Технологическая документа­ция комплектуется в папки туров (или направлений).

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

• технологическая карта туристского путешествия по маршруту (приложение А к ГОСТ Р 50681-94);

• график загрузки туристского предприятия группами ту­ристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50681-94);

• информационный листок к путевке туристского путешест­вия (приложение В к ГОСТ Р 50681-94);

• бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путев­ка» (утвержденной Минфином России);

• лист бронирования (см. гл. IV, ст. 9, третий абзац Феде­рального закона «Об основах туристской деятельности в Рос­сийской Федерации» от 24 ноября 1996 г.);

• бланки договоров с клиентами - турагентами (в соответст­вии с Федеральным законом «Об основах туристской деятельно­сти в Российской Федерации»);

• договора с партнерами - поставщиками услуг (гостиница­ми, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

• калькуляция или расчет стоимости тура;

• описание маршрута;

• график движения по маршруту;

• карта-схема маршрута;

• текст путевой информации (для автобусных туров);

• описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскур­сии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предпри­ятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);

• тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализирован­ных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и т. д.);

• справочные материалы по маршруту;

• варианты рекламных проспектов и буклетов;

• прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута» (в зарубежном варианте - «Листы поездки»), утвер­жденный Министерством транспорта России, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и тех­нические данные автобуса, километраж и особенности автодо­рог, запреты и ограничения автодорожного движения, придо­рожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т. д.

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру.

В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и об­служивания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристских предприятий по маршрутуотражает реальную загрузку туристских предприятий по мар­шруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

Информационный листок к путевке туристского путеше­ствиясодержит разделы обязательной и дополнительной ин­формации по маршруту, предназначенной для туристов, и явля­ется неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру.

Информационный листок содержит следующие данные:

• указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протя­женности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

• описание трассы путешествия - пункты пребывания, про­должительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно-техническое оборудование);

• краткое описание района путешествия (достопримечатель­ности, особенности рельефа местности и т. п.), программы об­служивания в каждом пункте тура;

• перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

• наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водо­емов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), биб­лиотек, кинозалов и т. д.;

• адрес туристского предприятия, в котором начинается ту­ристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

• информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

• специальная информация для туристских путешествий с походом;

• прочая информация и рекомендации, вытекающие из осо­бенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка формы ТУР-1разработана ГКФТ Рос­сии совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информации о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет турпредприятиям при тиражировании путевок дополнять их и другими необходимыми данными.

Данная форма путевки используется как бланк строгой от четности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок.

Регистрация путевок в налоговой инспекции и порядок их нумерации законодательством не установлены.

Лист бронирования.Согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (гл. IV, ст. 9) - это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного до говора.

Договор с клиентомна приобретение тура составляется согласно гл. IV ст. 10 Федерального закона «Об основах турист­ской деятельности в Российской Федерации» и на базе Типового договора о купле-продаже.

К существенным условиям договора относятся:

• информация о туроператоре (продавце), включая данные о лицензии на право осуществления туристской деятельности юридическом адресе предприятия и банковских реквизитах;

• сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;

• информация о туроператоре на приеме (партнере продавца) включая данные о лицензии, юридическом адресе, банковских реквизитах и контактных телефонах;

• информация о потребительских свойствах туристского продукта, программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов и сертификации туристского продукта;

• дата и время начала и окончания путешествия, его продол­жительность;

• порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;

• права, обязанности и ответственность сторон;

• розничная цена туристского продукта и порядок его оплаты;

• минимальное количество туристов в группе;

• срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы;

• условия изменения и расторжения договора, порядок уре­гулирования возникших в связи с этим споров и возмещения убытков сторон;

• порядок и сроки предъявления претензий туристом (претен­зии к качеству туристского продукта предъявляются туристом туроператору или турагенту в письменной форме в течение 20 дней с момента окончания действия договора и подлежат удовлетворению в течение 10 дней после получения претензии).

Иные условия договора определяются по соглашению сторон.

Договора с партнерами - поставщиками услуг(с гости­ницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответст­вующих услуг.

Калькуляция, или расчет стоимости тура,может произво­диться по методу, предложенному в приложении 6 (лист брони­рования). При этом расчет стоимости тура производится сумми­рованием себестоимостей каждой отдельной услуги и норма­тивно заложенного процента прибыли (он обычно составляет для туроператора 15-20 % от себестоимости тура).

Описание маршрутасоставляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

График движения по маршрутусоставляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута.

Карта-схема маршрутасоставляется для линейных и коль­цевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

Описание технологических особенностей тура -это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, пита­ние, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки зая­вок на перечисленные услуги. Все это необходимо для опера­тивной работы персонала, контролирующего проведение данно­го тура.

Тексты памяток для туристовсоставляются в особых, необходимых случаях, например при организации специализи­рованных туров (приключенческих, спортивных - по снаряже­нию, сохранению здоровья и безопасности во время путешест­вия и т. д.) или в случае направления туристов в эндемические страны. Каждому туристу, выезжающему в страны, неблагопо­лучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо вы­дать индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах «Шереметьево», «Внуково» и др.

Справочные материалы по маршруту -это различные справочники, буклеты, расписание движения транспорта, рабо­ты музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие мате­риалы, освещающие особенности тура.

Рекламные проспекты и буклетыпредназначены для тури­стов с целью их ознакомления, информирования и рекламы воз­можностей туроператора по путешествиям (систематизирован­ная рекламная информация по направлениям поездок с соответ­ствующими реквизитами).

Прайс-листы.Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих докумен­тов. От того, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом слу­чае - это информация о ценах на различные туристские услуги.

В листовкахинформация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях - это специальные предложения турфирм на один или на несколь­ко вылетов.

Развернутые ценовые предложенияпредставляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную информацию рекомендательного и разъясни­тельного характера: перечни необходимых документов для оформления тура, правила оформления визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписание авиапереле­тов, информацию о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебой­ной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заме­нить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера на­правления.