КОМУНІКАТИВНІ БАР’ЄРИ.

Комунікативні процеси охоплюють різноманітні еле­менти, напрями здійснення, відносини та стани їх учас­ників, їх ефективність підвищує оволодіння відповідни­ми методами вдосконалення комунікацій.

Методи вдосконалення міжособистісних комунікацій. Їх поліпшує усунення міжособистісних бар'єрів, зумовле­них сприйняттям інформації; семантичних бар'єрів; не­ня слухати й передавати інформацію.

Бар'єри, зумовлені сприйняттям інформації вини­кають внаслідок конфлікту між сферами компетенції .та базами суджень відправника й одержувача інформа­ції. Учасники комунікативного процесу щодо кожної проблеми можуть мати різні погляди, які ґрунтуються на загальній поінформованості про ситуацію, життєвому та професійному досвіді. Інформація може сприйматися вибірково внаслідок різних інтересів, потреб, емоційного стану людей і стану навколишнього середовища. У резуль­таті закодовану відправником ідею деформують, усвідо­млюють частково. Для того щоб за таких обставин ко­мунікативний процес відбувся успішно, необхідно по­дати інформацію у формі, яка викликатиме позитивні емоції й інтерес.

Одержувач може по-своєму інтерпретувати отриману інформацію. Щоб усунути цей бар'єр, до передавання ін­формації слід з'ясувати і скоригувати позицію (установ­ку) одержувача. Часто такий бар'єр створює відмінність соціальних установок учасників комунікативного проце­су, тобто перенесення на процес комунікації попередньої негативної чи позитивної установки (ставлення до люди­ни), яка загрожує зашкодити успішному комунікативно­му процесові. Для формування позитивних соціальних установок у взаємовідносинах, особливо між керівником і підлеглими, необхідно формувати позитивний клімат, який тримався б на відкритості й довірі.

Семантичні бар’єри зумовлені різним розумінням сим­волів (слів і значень), якими обмінюються відправник і одержувач інформації. Для їх усунення співробітникам необхідно уникати вузькопрофесійного жаргону, набувати культури мовлення.

Невербальні перепони виникають внаслідок неправиль­ного трактування учасниками комунікативного процесу виразу очей, міміки, жестів, інтонації, модуляції голосу та ін. Тому необхідно вміти «читати» людей за їхніми невербальними сигналами. Часто цей процес утруднюють національно-культурні особливості трактування невербальних символів.

Неякісні зворотні зв'язки - це емоційна загерметизованість суб'єктів комунікаційного процесу, що ускладнює процес комунікативної взаємодії. Забезпечення зворотного зв'язку дає змогу зорієнтуватися наскільки одержувач ін­формації зрозумів її відправника.

Зворотного зв'язку досягають, задаючи запитання, від­повіді на які дають змогу з'ясувати ступінь розуміння одер­жувачем отриманої інформації. Можна також спонукати людину, якій послана інформація, повторити її. Про на­явність чи відсутність зворотного зв'язку свідчить реак­ція отримувача послання (вираз обличчя, тон розмови, поза, жести). Однією з форм його є результати виконання завдання. Ефективним способом встановлення зворотного зв'язку є практика відкритих дверей - встановлення пев­них днів і годин, у які підлеглі можуть прийти до керів­ників і обговорити з ними будь-які питання.

Невміння слухати й передавати інформацію прояв­ляється у нездатності адекватно сприймати факти, пові­домлені у процесі комунікації, і почуття, які володіють учасниками комунікативного процесу. Це ускладнює ро­зуміння ситуації, породжує сумніви у відправника по­слання щодо уважного ставлення до повідомлення, а ін­коли і поваги до себе.

Ефективність міжособистісних комунікацій поліпшує застосування певних технічних прийомів:

· уточнення власних ідей перед передаванням пові­домлення;

· стеження за мовою, позами, жестами, інтонацією, які під час передавання повідомлення повинні випромі­нювати відкритість, повагу до особистості одержувача по­відомлення, розуміння його проблем;

· використання точних слів, які унеможливлюють не­чітке розуміння послання одержувачем;

· обов'язкове встановлення зворотного зв'язку.

Знання перешкод, які утруднюють комунікації, дає змогу їх подолати повністю або частково.

Підвищення ефективності інформаційного обміну. Ефек­тивність комунікацій поліпшують: регулювання інформа­ційних потоків, цілеспрямовані управлінські дії, побудо­ва систем зворотного зв'язку та систем збору пропозицій, видання інформаційних бюлетенів, застосування сучасних інформаційних технологій.

Регулювання інформаційних потоків на всіх рівнях управління дає змогу простежити сформульовані кількіс­но і якісно інформаційні потреби керівників та фахівців.

Цілеспрямовані управлінські дії сприяють вдоскона­ленню комунікативних процесів (зустрічі з колективом, на яких обговорюються вдосконалення інформаційного об­міну, регулярні оперативні наради).

Побудову систем зворотного зв'язку та збору пропо­зицій забезпечують відрядження працівників центрального апарату у територіально віддалені структурні підрозділи організації; опитування працівників, які мають на меті з'ясувати, наскільки зрозуміло доводять до працівників цілі їх діяльності, які проблеми існують і які, ймовірно, можуть виникнути, наскільки вони забезпечені необхід­ною для роботи інформацією, чи відкриті їх керівники для пропозицій тощо.

Для полегшення руху інформації знизу вверх розроб­ляють також системи збору пропозицій, які дають змогу кожному працівнику генерувати ідеї стосовно діяльності організації. З цією метою використовують спеціальні скриньки для пропозицій, однак це не гарантує впевнено­сті, що вони розглянуті. Необхідно, щоб усі в організації знали, що автори пропозицій, які принесли реальну ко­ристь, будуть відповідно простимульовані.

Нерідко практикують «гарячі телефонні лінії», якими можуть скористатися працівники, ставлячи запитання або вносячи пропозиції. Організація може видавати бюлетень із запитаннями й відповідями на них керівників.

Удосконаленню зворотного зв'язку сприяє робота групи керівників і рядових працівників, які обговорюють питання, що становлять взаємний інтерес (наприклад, гуртки якості).

Видання інформаційних бюлетенів, у яких щомісяця розміщують статті з оглядами пропозицій щодо управлін­ня організацією, охорони праці й здоров'я працівників, оцінювання і стимулювання праці, випуску нової продук­ції чи надання нового виду послуг, відповіді на запитання працівників тощо.

Застосування сучасних інформаційних технологій динамізує і прагматизує обмін інформацією в організаціях. Створення інтранет - мереж (внутрішніх) дає змогу через електронну пошту посилати письмові повідомлення будь-якому працівникові організації. Це знижує потребу в те­лефонному зв'язку. За допомогою сучасної комп'ютерної техніки в системі телекомунікаційних мереж можна про­водити відеоконференції, обговорювати проблеми в режи­мі візуального контакту.

Запорукою удосконалення комунікацій в організаціях є дотримання основних принципів інформаційних відно­син, закріплених у Законі України «Про інформацію»:

· гарантованість права на інформацію;

· відкритість, доступність інформації та свобода її обміну;

· об'єктивність, вірогідність інформації;

· повнота й точність інформації; ,

· законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Громадяни України, юридичні особи і державні органи мають право на інформацію, що передбачає можливість ві­льного одержання, використання, поширення та зберіган­ня відомостей, необхідних їм для реалізації ними своїх прав, свобод і законних інтересів, здійснення завдань і функцій.

У межах кожної системи управління необхідно обирати такі методи вдосконалення комунікацій, які відповідатимуть культурі організації, її технічному потенціалу, ступеню ва­жливості завдань на певному етапі розвитку. Постійна мо­дифікація комунікативних зв'язків необхідна для зміцнен­ня взаєморозуміння між працівниками організації і форму­вання її позитивного іміджу в навколишньому середовищі.