Види нарад

Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та подальшого їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформацією завчасно (у писемній формі), а час наради використати для обговорювання та прийняття конкретних ухвал.

Оперативна або диспетчерська (селекторна, телефонна, комп'ютерна) нарада передбачає осягати такі етапи управління: збір інформації, її опрацьовування та ухвалювання без скликання всіх учасників у певному місці. Для цього використовують як традиційні засоби зв'язку (телефон, селек­тор, радіо), так і новітні (комп'ютерну мережу). Час інформації з місць, послідовність викладу та його тематику має бути чітко регламентовано.

Дискусійна (полемічна) нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей демократичний вид нарад проду­кує найбільш ефективний та конструктивний розв'язок важливих проблем.

Якщо про графік та умови проведення планових нарад відомо учасни­кам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов'язково вимагають завчасного попередження про місце, тематику, дату, час початку й завершення та склад учасників.

Виробничі (службові) наради доцільніше планувати на другу половину дня - на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й наради громадських об'єднань, комісій та ін., як і будь-яку громадську роботу, виконують лише в позаробочий час.

Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учасників та правильно організованого ходу засідання.

Успішне проведення наради забезпечує голова, котрий надає слово, слідкує за регламентом і порядком, за послідовністю виступів промовців та

дотримуванням програми наради й теми питання, що обговорюють. Голова, не беручи участі в обговоренні, обов'язково має підсумовувати кожен пункт програми і, насамкінець наради, узагальнити висновки. Комунікабельний, толерантний, увічливий, із почуттям гумору голова — це гарантія того, що на нараді відбудеться плідна дискусія, а не безконтрольна, стихійна й нудна балаканина щодо загальних питань.

На голову покладено обов'язок слідкувати за тим, щоб усі завдання, поставлені на нараді, було:

- чітко сформульовано;

- розподілено за конкретними виконавцями;

- визначено щодо терміну виконання.

Хід наради протоколює секретар, а виконання прийнятих постанов контролюють призначені відповідальні.

Підготовка наради включає цілу низку питань: визначення тематики, завдань, порядку денного, приблизного :кладу учасників (у процесі підготовки список учасників уточнюється), дати та години початку наради; підготов­ку доповіді і проекту рішення, вибір і підготовку примі­щення та ін.

Презентація (presentation) - у перекладі з англійської «подання». Презентація є різновидом прийому. Зазвичай вона приурочена до будь-якої урочистої нагоди: ювілею фірми або організації, відкриття виставки, магазину, представлення нового продукту, товару і безлічі інших подій.

Призначення презентації - справити незабутнє враження на запрошених, зацікавити їх. Тому від її успішного проведення залежить успішність подальших переговорів з партнерами.

Для успішного проведення презентації необхідно участь професіоналів у її підготовці. Спочатку визначаються місце і терміни проведення презентації, потім розробляється її сценарій (програма проведення). Як правило, всі презентації будуються за однією схемою: спочатку - урочиста частина (прес-конференція, проголошення заздоровну речей тощо), потім пропонується частування (зазвичай у вигляді фуршету) і врешті може бути невеликий концерт. Але в залежності від цілей, презентацію можна проводити по-різному: офіційно або ж в більш вільній формі.

Час проведення презентації зазвичай обмежується 1,5-2 годинами. Найкращий час для проведення презентації - після обіду, приблизно з 15 години. Тому як після неї можна організувати коктейль або фуршет (17.00-19.00). Відкриває презентацію і веде її один з керівників зовнішньоекономічної служби підприємства. Він також представляє керівників всього підприємства. Потім можна показати фільм (10-15 хвилин) і зробити повідомлення про діяльність підприємства, його експортні можливості (не більше 30 хвилин). Залишилося часу відводиться відповідей на запитання.

Приміщення для презентації оформляється особливим чином: рекламними плакатами, стендами (все, що може познайомити запрошених з діяльністю фірми). Мета презентації - це донесення нової інформації до зацікавлених у ній осіб, тому кількість рекламної продукції повинно бути достатнім. Учасникам презентації вручаються сувеніри (рекламні подарунки) з метою нагадування їх одержувачам про фірму. В якості рекламних подарунків зазвичай використовуються недорогі предмети: записні книжки, календарі, ручки, попільнички, запальнички, значки. На ці предмети наноситься назва фірми, а іноді її адресу і характер діяльності.

Демонстрація товарів на презентації є досить переконливим засобом реклами. Дуже важливо залучити потенційного клієнта в спільні дії - це підвищує рівень довіри до вашої організації. Як це може виглядати? Наприклад, запропонуйте випробувати прилад, приміряти одяг, передати матеріали на експертизу міцності і т. д. - залежно від контексту діяльності вашої фірми. Коли клієнт має можливість ознайомитися з товаром особисто, при безпосередньому контакті, рівень довіри і до товару і до вашої фірми зростає. Ось вам і ефективна реклама.

Окрім всіх вище перелічених переваг, будь-яка презентація - це непогана школа невимушеного світського спілкування. Саме на таких заходах можливе знайомство з великою кількістю людей. Етикет цьому сприяє - ви можете представлятися самостійно. Для знайомства можна вчинити саме так. Знайдіть у натовпі групу симпатичних, на ваш погляд, людей і підійдіть до них ближче. До вас можуть звернутися з питанням, якщо ні, ви завжди можете вчасно вставити ненав'язливу фразу. Перша фраза повинна мати у своєму розпорядженні до легкої приємній бесіді, краще на тему конференції. Можна висловитися таким чином: «Ви не знаєте, коли розпочнеться концерт? А коли закінчиться прес-конференція? Хто зараз виголошує промову », - і так далі. Потім можна переходити до легкого обміну враженнями, типу: «Тут дуже приємно» і т.п. При невдалу спробу встановити контакт, не забороняється перейти до іншої компанії.

Презентації

Мультимедійна презентація (мультимедійні презентації), power point (powerpoint) презентації, комп'ютерні презентації, flash презентації, електронні презентації, бізнес презентації і так далі.

На сьогоднішній день презентація - ефективних способів залучення нової аудиторії до рекламованого виду товару, продукту або послуги. Презентація також є зручним видом демонстрації досягнень або можливостей компанії, описи методів виробництва або властивостей просувної продукції (товару), інформування про тенденції або плани розвитку фірми, а можливо залучення інвестицій. За допомогою презентації можна легко реалізувати комунікативне завдання, навчання співробітників, бізнес слухачів семінару або лекції, підвищення лояльно клієнтів і бізнес партнерів. У будь-якому випадку, вигідна відмінність презентації від інших маркетингових інструментів - можливість подачі інформації наочно, об'ємно і «живо».

Найбільш популярні запити: професійні презентації, креатівні презентації, оригінальні презентації, рекламні презентації, успішні презентації, приклади презентацій, зразки презентацій, цікаві презентації.

Комп'ютерні презентації, електронні презентації.

Вищу планку в порівнянні з друкарськими презентаціями займають комп'ютерні презентації (електронні презентації), що дозволяють вийти за межі друкарських каталогів і буклетів. Електронні презентації (комп'ютерні презентації) можна розміщувати в Інтернеті на сайті компанії, розсилати по електронній пошті, використовувати на конференція, семінарах, презентаціях як відео презентації (мультимедіа презентації, мультимедійні презентації). Подібні презентації відрізняються динамікою і можливістю включення повноцінної анімації (анімаційні презентації), оригінальною подачею інформації з добавленням звуку і музики.

Найбільш популярні послуги: створення комп'ютерних презентації, створення електронної презентації, розробка комп'ютерних презентацій, виготовлення комп'ютерних презентацій, створення електронних каталогів.

Мультимедіа презентація (мультимедійні презентації, інтерактивні презентації).

Наступними, ще обширнішими по своїх можливостях є мультимедійні презентації (мультимедіа презентації). Подібний формат інтерактивних презентацій дозволяє інтегрувати в презентацію звук, відео файли, анімацію, інтерфейс (систему меню - упарвленія), тривимірні об'єкти і будь-які інші елементи без втрати якості. По суті, мультимедійні презентації (мультимедіа презентації) можуть бути іміджевими, тобто як іміджевий ролик (анімаційний ролика) , який крутять на презентаціях, виставках, конференціях, семінарах і будь-яких інших заходах. Збалансоване використання інформації, а саме чергування або комбінування тексту, графіки, відео і звукового ряду роблять мультимедійні презентації (мультимедіа презентації) максимально комфортними і зручними у використанні. Такі високотехнологічні презентації (інтерактивні презентації) по своїй суті є дієвим маркетинговим інструментом, демонструють високий рівень професіоналізму і якості роботи. Використання мультимедійних презентацій (мультімедія презентацій) вигідно підкреслює близькість вашої компанії до прогресу і сучасних творчих інновацій, гарантує підвищення впізнаваємості компанії і залучення цільової аудиторії.

Мультимедійні презентації дозволяють поєднувати в собі декілька форматів - Power Point, PDF і так далі, але в більшості своїй дані презентації на 100% зроблені на основі Flash (флеш) технології.

Flash презентації (флеш презентації) - це універсальний продукт дозволяє найгармонійніше поєднувати рекламну інформацію з яскравим нетривіальним дизайном і анімацією, добиваючись максимальної віддачі від презентації. Flash презентація (флеш презентація) - це можливість створення презентації єдиним файлом, без тек і підкачки документів, що дозволяє встановити автозапуск презентації при завантаженні диска. Більш того, Flash презентації (флеш презінтациі) допомагають не тільки створювати цікаві ролики, але і оснащувати презентацію меню зручним інтерфейсом - Ви самостійно можете управляти презентацією. Ще один величезний плюс презентацій на основі flash - це відносно невеликий розмір презентації, що дозволяє розміщувати їх в Інтернеті або дарувати на міні дисках.

3d презентації

Ще одним різновидом комп'ютерних презентацій можна вважати 3d презентації - тобто презентації, оформлені в тривимірній графіці (3d графіці, 3d анімації). Презентації подібного роду (3d презентації) дають можливість віртуальної демонстрації об'єкту, товару, продукту або споруди буквально з усіх боків (у тривимірному зображенні), максимально концертуючи увага публіки на рекламованому товарі.

Power point презентації (презентації powerpoint)

Іншим традиційним варіантом презентації є презентація у форматі Powerpoint (презентація Power Point), що набула широкого поширення в бізнес середовищі. Презентація Powerpoint (Power Point презентації) - приклад гармонійного поєднання інформації і якісного візуального втілення окремих іміджів. Причому, акцент на іміджевій складовій будь-якої презентації дозволяє добитися важливого емоційного сприйняття в рамках рекламних комунікацій. Споживач, не відволікаючись від інформації, підсвідомо вбирає її на емоційному і інтуїтивному рівні завдяки естетичного виконання презентацій (дизайн презентацій), європейського дизайну і професійної роботи менеджерів РА «Арт-Лайт».

Презентації pdf (презентація компанії pdf)

Ще один вид сучасної презентації - це презентація у форматі pdf. Фактично це варіант електронного каталога, зручного для розсилки по електронній пошті, розміщенню на сайті компанії або в Інтернеті. Тобто практичний, легкий, зручний, а з іншого боку дуже функціональний продукт. Часто презентації pdf стають продовженням фірмових каталогів і інших рекламних матеріалів. І в даному контексті на перше місце виходить створення картинки, іміджу, а значить, головну роль грає якісний дизайн. Презентація pdf дає можливість подати в привабливому вигляді ретельно відібрану інформацію. Проте вигляд (дизайн презентації) повинен бути також ретельно продуманий, розроблений і втілений в життя. Pdf презентації дозволяють максимально розширити рамки для творчого підходу і креативних дизайнерських рішень. Найчастіше презентації pdf використовуються як допоміжний продукт - виготовляються безкоштовно додатком до друкарської версії презентації або мультимедіа презентації.

Відео – презентації (відеопрезентації)

Особливим напрямом в створенні презентацій є Бізнес презентації - ділові презентації, що мають величезне значення у сфері ділового партнерства і бізнес - стратегій. При створенні подібних презентацій основна увага приділяється концепції презентації - точній подачі інформації, іноді нехтуючи могутнім дизайном.

Види бізнес презентацій (ділові презентації): презентація компанії (приклад презентації компанії, зразок презентації компанії, презентація компанії, презентація компанії), презентація проекту (презентація бізнес проекту), презентація продукту (презентація товару), презентація фірми (презентація фірми, презентація фірми), корпоративні презентації (корпоративна презентація), презентація послуг, презентація бізнес план (приклад бізнес презентації), рекламні презентації, електронна пошта презентація - презентація для розсилки по електронній пошті, ділова презентація, презентація корпоративної культури, презентація компанії, що управляє, презентація корпоративного управління, презентація стратегії компанії, презентація інвестиційній компанії, презентація рг, комерційна презентація, маркетинг презентація (маркетингові презентації) презентація підприємства, презентація банку, презентація про компанію.

Cd презентації, DVD презентації.

Будь-які презентації можна не тільки показувати на екранах, викачувати з Інтернету, але і дарувати (презентувати) на різних носіях, особливо це зручно для презентацій розміром від 20 мегабайт, які важкі для скачування і не призначені для пересилки по електронній пошті. На даний момент найпоширенішими є Cd презентації. Це можуть бути як CD візитки, так і повноцінні dvd презентації з використанням всіх можливостей, що надаються форматом.

Види: Cd презентацій, DVD презентацій: CD візитки, CD презентації (ціна). Найбільш популярні послуги: виготовлення CD візиток, створення CD візиток, розробка CD візиток, створення DVD презентацій, розробка DVD презентації, виготовлення DVD презентацій, створення CD презентацій, розробка CD презентацій, виготовлення CD презентацій, дизайн CD презентацій, дизайн DVD презентацій, дизайн CD візиток.

III. Інтерв'ю. Прес-конференція .

На стику монологічних та діалогічних видів знаходяться такі форми, як інтерв’ю та прес-конференція, інтерв’ю (співбесіда).

Інтерв'ю. Наприклад, ви керівник і вам доведеться дати ін­терв'ю для газети чи телебачення. Загальна ерудиція, професійна культура та навички ділового спілкування, безумовно, допоможуть вам у цій справі. Але для того щоб ви не припустилися великих по­милок та прорахунків у процесі інтерв'ю, щоб достатньо компетен­тно та професійно представили свою фірму, можна скористатися такими порадами.

Перед інтерв’ю попросіть того, хто бере у вас інтерв'ю (інтерв'юера), дати вам перелік основних проблем, питань, які його передусім цікавлять. Уточніть та запишіть дату, час і місце зустрічі;

продумайте найбільш імовірні питання і заздалегідь підго­туйте на них професійно грамотні та, за можливістю, стислі відповіді;

приходьте на інтерв'ю одягненим, як на офіційну зустріч, а не як на танцювальний майданчик;

запам'ятайте прізвище, ім'я, по батькові інтерв'юера.

У процесі інтерв’ю після привітання з інтерв'юером намагайтеся справити на нього перше сприятливе враження. Не слід метушитися, поводьтеся спокійно, невимушено, але не скуто і не зух­вало;

постарайтеся, щоб стиль вашої бесіди-інтерв'ю був діловим та оптимістичним;

час від часу посміхайтесь, а також, якщо будете вважати за доцільне, використайте одну-дві репліки, фрази, які б охарактеризували вас як людину, не позбавлену почуття гумо­ру та дотепності;

обов'язково дивіться інтерв'юеру у вічі, відповідайте на питання впевнено, але без самовпевненості;

не бійтеся проявляти ініціативу і навіть «розгорнути» бесі­ду в потрібному для вас напрямі;

слідкуйте за мовленням, аргументацією, фактами та при­кладами, які ви наводите;

не відхиляйтеся від відповідей на запитання. Остерігайтеся двозначності тлумачень вашої точки зору. Запобігайте від­повідей типу «так» чи «ні», але не будьте надмірно багато­слівні;

завершуючи інтерв'ю, поцікавтесь, коли і де буде надруко­ване чи показане по телебаченню ваше інтерв'ю. Подякуй­те інтерв'юерові за цікаві запитання, увагу до вашої фірми та до вас особисто.

Після інтерв’ю

проаналізуйте для себе, які запитання вам ставили і чому, проаналізуйте свої відповіді, реакцію інтерв'юера;

через деякий час напишіть або подзвоніть інтерв'юеру про те, чи буде і коли буде надруковане чи показане ваше ін­терв'ю по телебаченню;

не намагайтесь давати інтерв'ю дуже часто і на одну й ту саму тему.

Прес-конференція скликається для того, щоб довести до широкої публіки важливу політичну, економічну, соціальну ін­формацію, повідомити про дії організацій, що мають велику зна­чимість для громадськості. Тим самим зміцнюються зв'язки з на­селенням, удосконалюється імідж закладів, підприємств, фірм.

Відповідаючи на запитання журналістів, слід пам'ятати, що вдалі відповіді - найбільш «вигідна» частина будь-якого діалогу з публікою, коли оратор отримує можливість найкращим чином продемонструвати ерудицію, компетентність, винахідливість, психологічну стійкість, зробити внесок в удосконалення іміджу своєї організації та політики, яку вона проводить.

Спеціалісти в галузі теорії та практики комунікації дають такі поради учасникам прес-конференцій:

відповідайте на питання чітко, лаконічно, «не читайте лек­цій». Вдала відповідь часто буває коротша за запитання;

зважуйте кожне слово, слідкуйте за логічністю, зв'язністю, правильністю мовлення. Неприпустимі недбалість форму­лювань, мовленнєві огріхи. Запобігайте неприродної по­вільності або розтягнутості мовлення. Це втомлює аудито­рію. Безумовно, припустима деяка «роздумливість» (оратор думає на ходу, підбирає слова, аргументи «на очах аудито­рії»), але до розумних меж;

називайте речі своїми іменами, не намагайтесь упоратися за допомогою банальних, загальних фраз. Дискредитує оратора удаваний оптимізм, необґрунтована бадьорість;

не забувайте про цифри, факти - це підтверджує вашу ерудицію. Але користуйтесь ними помірно. Пам'ятайте: цитата, посилання на авторитет - не доведення. Це лише підкріплення ваших особистих суджень;

тримайтесь бадьоро, впевнено, не вбирайте голову в плечі, не відводьте очі та не відповідайте тоном, немовби ви про­сите вибачення. Однак абсолютно недоречні зверхність на менторський тон.

Ділове інтерв’ю (співбесіда).

Види інтерв'ю, що застосовуються при прийомі на роботу

Серед різних прийомів, що використовуються НR - менеджерами для оцінки шукача (тестування, анкетування і ін.), інтерв'ю з кандидатом є найбільш важливим, оскільки дозволяє скласти думку про багато яких якостей кандидата. Тому співбесіду нерідко називають оціночним інтерв'ю.

У кожній компанії використовуються свої прийоми проведення бесіди, проте багато професіоналів відзначають, що не дотримуються стандартної схеми, - необхідний індивідуальний підхід до кожного претендента. Який тип інтерв'ю буде використаний, іноді вирішується в ході співбесіди, хоча кваліфікований фахівець з менеджменту обов'язково готується до розмови, продумує структуру бесіди виходячи з вимог вакансії.

Зупинимося на характеристиках найбільш поширених типів інтерв'ю.

Структуроване інтерв'ю

Для цього типу інтерв'ю НR – менеджер заздалегідь розробляє спеціальні питання, щоб отримати інформацію про компетенцію співробітника, його відповідність вимогам посади з урахуванням специфіки і стратегії підприємства.

В ході такого інтерв'ю перевіряється стійкість до стресу претендента, наявність у нього лідерських якостей. Крім того, інтерв'юер по ходу спілкування робить для себе висновки про особові особливості людини, звертає увагу на його позу, рухи, жестикуляцію, міміку.

Важливо все: як кандидат будує свою розповідь, наскільки добре володіє мовою, чи уміє швидко перемикати свою увагу. Інтерв'юер ставить питання, які допомагають йому визначити інтереси і мотивацію претендента, його потенціал як працівника в конкретних умовах.

Інтерв'ю по компетенції.

Мета такого інтерв'ю - зібрати поведінкову інформацію про претендента в ситуаціях, що мають відношення до майбутньої роботи. Питання будуються таким чином, що припускають розгорнену відповідь.

Претендента просять описати одну-дві історії на певну тему з минулого досвіду, які для інтерв'юера служитимуть інформацією про характеристику конкретної якості людини, наприклад, уміння взяти відповідальність на себе.

Пропонуючи розповісти про інші ситуації, скажімо, про поведінку в конфліктній обстановці або роботі в умовах, що вимагають витримки, фахівець з кадрів отримує інформацію, яка дозволяє прогнозувати поведінку кандидата в аналогічних випадках на новому місці.

САSЕ-інтерв'ю

Цей тип інтерв'ю припускає серію стандартних питань-завдань, на які кожен претендент дає свою відповідь. Фактично - це опис деякої гіпотетичної ситуації з подальшим питанням, адресованим претенденту.

Давши відповідь, кандидат може продемонструвати свою професійну придатність, уміння аналізувати, розставляти правильні акценти, взаємодіяти з колегами і підлеглими, знаходити вихід з проблемних ситуацій, незалежно від специфіки відкритої вакансії можуть бути задані «кейси» на наявність креативності, здатності мислити нестандартно.

Стрес-інтерв'ю

На практиці такий тип співбесіди використовується досить рідко, в крайньому випадку, фахівці з кадрів дозволяють собі декілька питань «провокаційного» характеру. Стрес-інтерв'ю практикують в тих випадках, коли робота передбачається нестандартна, пов'язана з підвищеними емоційними, фізичними або інтелектуальними навантаженнями.

Фахівці відзначаюсь, що для того, щоб провести стрес-інтерв'ю на високому рівні, необхідна ретельна підготовка кандидата бажано попередити про те, який тип співбесіди його чекає. На практиці уміння людини «тримати удар» нерідко перевіряється звичайною нетактовністю, що не має нічого загального з професійно продуманим методом виявлення стійкості до стресу.

В цілому, як буде проведено інтерв'ю, залежить від специфіки позиції, вимог компанії і від майстерності інтерв'юера. Результат співбесіди залежить від рівня відповідності претендента очікуванням роботодавця.

Інтерв'ю або співбесіда? Простіше простого! (для того, хто шукає роботу)

Від того, як ви підготуєтеся до інтерв'ю, і як будете поводитися й залежить результат. Довідайтеся, як зробити так, об справити враження про себе як про співробітника, що потрібний компанії, і одержати роботу.

Мета проходження інтерв'ю - показати, що ваші навички, знання й досвід якомога краще відповідають вимогам пропонованої позиції. Під час інтерв'ю ви повинні продемонструвати свідомість вашого вибору, знання професії, компанії й галузі, до якої вона належить, бажання працювати саме в цій компанії.

Готуючись до інтерв'ю, дуже важливо провести попередню розвідку. Необхідно зібрати якнайбільше відомостей про фірму, куди Ви йдете на співбесіду й про людей, з якими Ви маєте зустрітися.

Корисну інформацію можна одержати різними способами. Якщо мова йде про велике підприємство, познайомтеся його продукцією або послугами. Багато організацій поширюють свої проспекти й рекламні брошури. Спробуйте найти статті в пресі або Інтернеті про цю організацію.

Можна поговорити з людиною, що працює або працювала в цій організації. Від неї можна довідатися масу корисних речей, але варто враховувати суб'єктивність таких розповідей. Можливо, на деякі з Ваших питань зможе відповісти консультант агентства, у яке Ви звернулися.

Що треба знати про організацію, у яку ви йдете на інтерв'ю:

яку продукцію або які послуги пропонує організація?

де й кому реалізуються продукція й послуги?

скільки років існує організація?

наскільки змінилися завдання організації із часу її існування?

чи стабільний склад керівництва, або воно часто міняється?

які юридичні статуси організації?

чи були спроби поглинання організації іншими фірмами?

чи одержала організація прибуток торік? За минулі три роки?

чи проводилося скорочення штатів за останні три роки? Чому?

чи входить організація в яке-небудь більше об'єднання?

чи багато уваги приділяє організації преса? Чому?

які відгуки преси про організацію?

яке відношення до службовців у даній організації?

які нові проекти розробляються в організації?

чи базується організація всередині країни або має партнерів або відділення за кордоном?

які перспективи галузей, до яких належить організація?

Деякі поради

друге, що необхідно зробити в рамках підготовки до інтерв'ю, - це провести самоаналіз і обміркувати відповіді на питання, які вам можуть бути задані на співбесіді. Одні питання можуть носити чисто практичний характер ("чи готові ви проводити 30% часу у відрядженнях?"), інші - мати на меті оцінити вашу вмотивованість, визначити коло ваших інтересів, перевірити професійну компетентність, поінформованість про компанію й галузі, уміння швидко знаходити правильні рішення;

перед співбесідою продумайте, як Ви будете одягнені. Зовнішній вигляд і манера триматися мають дуже велике значення й практично визначають перше враження. Якщо Ви йдете на співбесіду у фінансову установу, виберіть консервативно-ділову форму одягу. Якщо Ви збираєтеся на інтерв'ю в будівельну організацію або дизайнерську фірму, можна дозволити собі одягтися в більш вільному стилі. Жінці найкраще одягти на співбесіду строгий костюм або досить консервативне плаття, не впадаючи в крайності при виборі довжини спідниці, розцвічення й прикрас. Не слід користуватися різкими парфумами або одеколоном;

заздалегідь упевніться, що Ви знаєте, як проїхати до будинку фірми й де залишити машину. Вийдіть із дому завчасно;

добре виспіться вночі перед тим, як іти на інтерв'ю. Невиспані люди ніколи не справляють гарного враження. Постарайтеся лягти спати у звичайний час, не раніше й не пізніше;

не забудьте взяти із собою на інтерв'ю якнайбільше документів, що підтверджують Вашу кваліфікацію, освіту й додаткові знання;

пам'ятайте, що при виборі з декількох кандидатів, що володіють однаковою кваліфікацією, вирішальну роль зіграє ваше вміння справити сприятливе враження під час співбесіди.

Як успішно пройти інтерв'ю

Інтерв'ю, як правило, починається з більш конкретних питань про Вашу професійну підготовку або з опису вакантної посади й організації в цілому. Уважно слухайте. Додержуйтеся того напрямку бесіди, що задасть інтерв'юер. Ви повинні прагнути повідомити про себе все, що говорить на Вашу користь.

Ваші відповіді на питання повинні бути прямими, тобто відповідати безпосередньо на поставлене питання; і точними, тобто не виходити за межі обговорюваної теми. Це, однак, не означає, що Ви повинні говорити тільки так і ні.

Існують відповіді, які повторюються мільйон разів, наприклад: Мені подобається працювати з людьми. Навіть якщо це й так, постарайтеся уникнути штампів. Наприклад, розповідайте про Вашу манеру роботи із клієнтами. Відсутність штампів і банальностей робить сприятливе враження. У той же час, відповідаючи на запитання, Ви можете вставити потрібну інформацію. Наприклад, якщо Вас запитають, які були Ваші обов'язки у відділі реклами, Ви можете не тільки коротко розповісти про них, але й додати, що за 6 місяців Вашої роботи газетна реклама стала ефективнішою на 25%. Це буде відповіддю по суті, і ніхто не буде вважати подібне доповнення недоречним.

Під час інтерв'ю постійно співвідносіть Ваш професійний досвід або освіту з реальними обов'язками тієї позиції, на яку Ви претендуєте. Розповідаючи про Ваш минулий негативний досвід, аргументовано пояснюйте причини, по яких Ви звільнилися або були звільнені, не виявляючи своїх образ. Якщо Ви хочете виявити себе зрілою людиною, викладіть позицію іншої сторони.

Що стосується зарплати, ви можете назвати зарплату, що Вас задовольнить, але не раніше, ніж Вас про це запитають.

Говоріть правду. По-перше, швидше за все, Ваші хвилювання й коливання будуть помітні й заронять сумніви. Кожна неточність буде неминуче поглиблювати виниклі сумніви й викликати подальші питання, у яких Ви будете тонути усе глибше й глибше. По-друге, Ви ризикуєте виявитися в дуже неприємній ситуації, якщо на другій співбесіді забудете, що говорили на першій. По-третє, якщо Вам і вдасться переконати когось зараз, то потім, коли Вас приймуть на роботу, Вам доведеться продемонструвати те, про що Ви говорили. Навіть якщо Вас не викриють, Ви постійно будете побоюватися викриття.

Якщо Вам запропонують заповнити які-небудь форми, краще взяти їх із собою й повернути в найкоротший строк. Працюючи з ними вдома, потренуйтеся на чернетці. Пам'ятайте, що все має значення: і грамотність, і помарки, і почерк, і чіткість формулювань.

Правила поведінки

будьте ввічливі й доброзичливі з усіма, кого Ви зустрінете в офісі. Не забудьте посміхнутися, входячи в кабінет інтерв'юера. Не забувайте, як важлива мова жестів. Не менше значення має й Ваше рукостискання: рука повинна бути сухою й теплою; рукостискання повинне бути впевненим, але не занадто сильним. Стежте за своєю поставою, прагніть дивитися в очі. Не доводите, однак, нічого до крайності.

вітаючи представника компанії, не подавайте руки першим;

не сідаєте, поки Вам не запропонують цього зробити;

якщо Вас кому-небудь представлять, прикладіть усі зусилля, щоб правильно почути й запам'ятати ім'я цієї людини. Якщо Ви відразу зможете звернутися до співрозмовника по імені, це справить сприятливе враження. Перепитування ж виявить зайву нервозність.

важливо з'ясувати тривалість інтерв'ю й дотримуватися застереженого часу. Це допоможе правильно розподілити час між відповідями й питаннями, визначити ступінь подробності відповідей.

не забудьте, закінчуючи бесіду, домовитися про те, коли і як Ви довідаєтеся про результати, і подякувати інтерв'юеру.

3. Поняття документа. Класифікація документів.

Документальна фіксація інформації є обов'язковим еле­ментом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ перекладається з латинської мови як «спосіб доказу», «взірець». В українську мову це слово прийшло з російської: за часів Петра І документами почали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловод­ства та архівної справи, документ - це засіб закріплення різни­ми способами на спеціальному матеріалі інформації про фак­ти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Доку­менти забезпечують взаємодію всіх підрозділів організації.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації в часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.

Під час роботи з документами необхідно керуватись нор­мативними актами України, стандартами (ДСТУ), які перед­бачають складання документів за певними правилами, веден­ня номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чи­ном текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, дру­карським.

Сукупність документів, оформлених згідно з визна­ченими правилами, називають управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему доку­ментації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Документи створюються через необхідність реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається ве­лика кількість функцій? інформаційна, соціальна, комуніка­тивна, управлінська, правова, облікова.

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду доку­ментів. Робота з документами займає 45-70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання доку­ментування та роботи з документами при виконанні уп­равлінських функції і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних до­кументів, контролю за їх виконанням.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк­турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами:

оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег­шують роботу з документами, нумератори, степлери);

доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо­ти з документами повинен бути необхідним у діяль­ності підприємства);

вміле поєднання документального забезпечення уп­равління з бездокументальним.

Документування - це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Докумен­тування інформації здійснюється в порядку, який визна­чається органами державної влади, відповідальними за ор­ганізацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

підготовка документів;

складання документів;

узгодження документів;

оформлення документів;

виготовлення документів.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

приймання;

розподіл;

контроль виконання;

довідкова робота;

формування справ;

передархівне оброблення;

використання;

зберігання документів.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документа­ми, в оптимізації документацінйих процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це на­уково впорядкований комплекс правил, нормативів та реко­мендацій щодо ведешся діловодства, починаючи з надходжен­ня або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення - комплекс операцій з го­товими документами.

Класифікацію документів за ознаками наведено в табл.1. Розглянемо деякі з ознак класифікації.

Таблиця 1

Класифікація документів

За походженням офіційні документи (службові) створю­ються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності документи поділяються на чотири групи:

1. організаційно-розпорядчі — визначають такі важливі пи­тання, як функції та права підприємства в цілому (статути, ус­тановчі договори), його структурних підрозділів, встановлен­ня та зміну оргструктури управління, організацію процесу уп­равління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2. фінансово-розрахункова документація забезпечує точне та своєчасне виконання фінансових зобов’язань, банківських та інших операцій, пов'язаних з рухом коштів;

3. документація з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпе­ченням підприємницької діяльності;

4. документація з особового складу відбиває всі кадрові пи­тання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу тощо.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють до­кументи прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяють на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї уста­нови, де вони були складені. До зовнішніх відносять ті доку­менти, які отримані організацією ззовні (вхідні) або направ­лені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типови­ми, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному окремому випадку для вирішення конкрет­ної управлінської ситуацій. Типові являють собою текст - зразок, на підставі якого складають тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конст­рукцій та формулювань. У трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно - це постійна інформація, а частина вписується від руки під час його складання. Трафа­ретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії документів. Рукописний або машинописний доку­мент, який відображає роботу автора над текстом, тобто опра­цювання документа, є чернеткою.

Оригінал - це документ, створений перший раз індивіду­альним або колективним автором.

Копія - це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголо­шенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відо­мостей службового змісту допускається тільки з дозволу керівництва організації.