ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА.

Текст - головний реквізит документа. Зміст доку­мента має бути бездоганним у юридичному відношенні.

Документи треба писати коротко, точно, зрозуміло.

Завдання документа - переконати, тому головна вимога до викладу змісту - достовірність і об'єктивність, ла­конічність при повноті інформації.

Треба уникати використання архаїзмів та канцеляризмів, русизмів та іншомовних слів за наявності слів рідної мови, а також сленгу, жаргону.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який на­писаний офіційно-діловою мовою.

Риси ділового стилю:

· Нейтральний тон викладу, відсутність емоційності. Особистий суб'єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.

· Виразна логічність тексту. Важливо дотримуватись логічної послідовності викладу та слідкувати за причинно-наслідковими зв'язками між частинами тексту.

· Точність. Вона досягається вживанням слів тільки в словниковому значенні, широким використанням термінів, цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення слів.

· Одноманітність викладу, яка означає, що всі документи одного виду мають однакову композицію, в цих використову­ються речення однакової побудови. Навіть слова нерідко ви­користовуються одні й ті ж самі - це сприяє кращому, швид­кому сприйняттю документа.

· Лаконічність.

При підготовці документа слід дотримуватись певних принципів (рис.9.1).

Об'єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.

Рис.9.1. Принципи (основні вимоги) до підготовки документа

Логічна послідовність. Ознаки логічної послідовності:

· тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа;

· чітко виявлені причинно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами в межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;

· протиставлення, яке виражається словами «проте», або «однак»;

· логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результа­тивності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зок­рема, як-то).

Логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци тощо), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний - це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба до­мислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв'язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде во­на для тих, хто ознайомлюється з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які повніше і точніше передають думку. Важливо чітко й точно формулювати прохання, пропозиції, накази, вдало виділяти і наголошувати основну думку.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, то­му що суперечності в тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємно виключають­ся. Суперечність може проявитись і в тому, що зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, у ньому мають бути лише основні, найважливіші положення й аргументи, а конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються в до­датку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняти правильне рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов'язань та ін.

Типізація мовних засобів - це стандартизація мови служ­бових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів (у наказі - наказую; у постанові - постанов­ляємо; у листі - гарантуємо, надсилаємо і т. п.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформлюють від третьої, а не першої особи. Це посилює гро­мадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, що висловлюють ввічливість. Він повинен пронизу­вати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту слід ретельно вишукувати належну форму викладу думки.

Виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхо­ваного прояву роздратування, злої насмішки і грубощів. Текст документа, укладений у різкому тоні, викличе відповідь у та­кому ж різкому й нестерпному тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервові, напружені взаємовідно­сини між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам'ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав'язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимога. Доречніше просити не «Вашого пози­тивного рішення», а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення. Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна вип­ливати із самої логіки фактів, а це надає більшої сили й пере­конливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з до­триманням службового рівня при підписанні документів - відповідей. Відповідь на лист, підписаний директором, має бу­ти підписаний також директором, а не його заступником. Ети­кет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у першій - обґрунтування, у другій - висновки, про­позиції, рішення, розпорядження або прохання.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не не­суть змістового навантаження.

Зміст має бути пов'язаний з виданими раніше документа­ми з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів од­норідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв'язний текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи - підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків доку­ментів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вво­дять у дію наказом керівництва. Трафаретні тексти використо­вуються так: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.

Зауваження щодо відповідальності:

Ø відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покла­дається на осіб, які готували, візували і підписували документи;

Ø відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи;

Ø відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів фірми.