Документация системы управления охраной труда

Трудно переоценить важность хорошо составленной документации по системе управления охраной труда. Документация является источником информации в системе. В ней содержится описание системы, подробные указания о том, какие действия следует предпринять, каким образом, кто отвечает за этот процесс, и какую информацию при этом необходимо регистрировать.

Образовательное учреждение должно разрабатывать и обеспечивать ведение документации (на бумажных носителях или в электронном виде), которая должна:

¨ фиксировать происходящие в сфере охраны труда и безопасности производства событий

¨ описывать порядок функционирования существенных элементов системы управления и их взаимодействия;

¨ направлять к смежной документации.

Важно, чтобы документация была в минимальном объеме, достаточном для ее результативного использования.

Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия. Документация должна храниться в учтенной форме в течение установленного срока. Должны быть установлены методы и определены обязанности, касающиеся разработки и обновления документов различного вида. Эти методы должны своевременно корректироваться.

Образовательное учреждение должно разрабатывать и поддерживать методы контроля документации и контроля данных с тем чтобы:

¨ документы периодически анализировались, при необходимости, корректировались и утверждались уполномоченными лицами;

¨ копии учтенных документов и принятых данных были доступными на всех местах, где их использование существенно для эффективного функционирования системы управления охраной труда;

¨ отмененные документы и данные соответственно изымались из всех мест их хранения, рассылки и применения или защищались каким-либо другим способом, исключающим их непреднамеренное использование;

¨ архивированные документы и данные, относящиеся к законодательно регулируемым требованиям, сохранялись в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов или для сохранения накопленных сведений. При этом устаревшие документы и данные должны быть соответственно обозначены.

В любой системе управления охраной труда существует иерархия документации. Возглавляет ее Руководство (или Положение) по системе управления, в котором описаны основные элементы и взаимодействие различных частей системы. Степень его детальности может быть различным, но в любом случае ключевым моментом является обязательное наличие ссылок на документацию других уровней системы (процедуры, инструкции и т.п.) или смежную документацию организации. Описание элементов системы, их взаимодействия и определение необходимой соответствующей документации должны быть четкими. Руководство (или Положение) в чем-то может напоминать путеводитель, которым можно пользоваться для ориентации в системе.

Следующий уровень иерархии документации представлен процедурами (методиками), которые содержат письменно оформленные указания, определяющие как, каким образом и в какой последовательности должны выполняться те или иные действия в рамках СУОТ.

Третий уровень документации, инструкции, состоит из подробных инструкций по охране труда для работников, выполняющих конкретные задачи.

ЦЕЛЬ РУКОВОДСТВА – проинформировать работников, а при необходимости и подрядчиков, потребителей, заказчиков или других заинтересованных лиц о том, как организация обеспечивает организацию работ по охране труда, выполнение государственных нормативных требований.

ЦЕЛЬ ПРОЦЕДУР – установить порядок выполнения политики руководства организации по охране труда. Число процедур может быть различно, следует лишь следить за тем, чтобы все необходимые действия были описаны. Процедуры могут быть связаны с каждым требованием соответствующей статьи стандарта. Все вместе они четко показывают порядок действий организации по обеспечению охраны труда.

ЦЕЛЬ ИНСТРУКЦИИ – обеспечить детальное описание того, как какая-либо конкретная операция или деятельность должны выполняться.

Нужно отметить, что эти документы необязательно разрабатываются внутри организации, они могут быть типовыми, но их применение в организации должно быть оформлено приказом руководителя организации.

Документы этих трех уровней и типов содержат описания и предписания, они говорят о том, что и как надо делать. Это документы собственно системы управления.

Однако помимо них существует еще другие виды документации, называемой иногда сопутствующей документацией, которые включают документы по фиксации тех или иных событий или результатов, например, регистрацию результатов мониторинга условий труда, отчеты о техническом обслуживании или результаты проверок.

ЦЕЛЬ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ - продемонстрировать соответствие охраны труда определенным требованиям и, таким образом, доказать эффективную работу СУОТ. Документы этого уровня не имеют четко определенной структуры и являются дополнительным доказательством деятельности, которая выполняется на других уровнях. Требования ко многим из этих документов содержатся в тех или иных нормативных актах или нормативно-технической документации.