Теория, методология и организация контроллинга

Традиционно существующие на предприятиях бухгалтерский, финансовый, управленческий учет и контроль в современных условиях динамичного развития и жесткой рыночной конкуренции оказываются недостаточными для поддержки менеджмента. Потребовалось формирование новой концепции управления, предусматривающей создание комплексной и гибкой системы, обеспечивающей информационно-аналитическое сопровождение управленческой деятельности. Цель такой системы, получившей название «контроллинг», состоит в том, чтобы продуцировать, интегрировать и анализировать большие потоки самой разнородной информации и на этой основе проектировать возможные варианты решения хозяйственных, финансовых и коммуникационных проблем предприятия. Правильно организованная система контроллинга позволяет кардинально повысить качество принимаемых управленческих решений и обеспечить эффективность бизнеса.

Применение контроллинга как инструмента научного управления предполагает предварительное формирование теоретических основ и методологии, в том числе - разработку концепции контроллинга. Под концепцией контроллинга понимается целостное, связывающее воедино все структурные элементы формализованное представление о контроллинге как подсистеме управления, призванной обеспечивать эффективность принимаемых управленческих решений и способствующей оптимизации деловой стратегии и политики управляющей системы.

Исходным положением концепции контроллинга должно быть определение понятия контроллингакак научной категории. Понятие контроллинга возникло в западной экономической науке и впоследствии было воспринято в России в связи с поиском механизмов, способных обеспечить эффективное функционирование хозяйствующих субъектов в условиях рыночных отношений.

Контроллинг представляет функционально обособленное направление экономической работы на предприятии, обеспечивающее принятие оперативных и стратегических решений.

Контроллинг включает:

1) обоснование целей деятельности предприятия;

2) текущий сбор и обработку информации, мониторинг;

3) информационно-аналитическую поддержку планирования и прогнозирования;

4) осуществление функций контроля;

5) подготовку рекомендаций для принятия управленческих решений.

На основе контроллинга обеспечиваются координация и интеграция деятельности всей системы управления предприятием, направленной на достижение поставленных целей. Контроллинг выполняет функцию «управления управлением» и является синтезом планирования, учета, контроля, экономического анализа, организации информационных потоков и много другого. Контроллинг осуществляет информационно-аналитическое обеспечение принятия решений в целях оптимального использования имеющихся возможностей, объективной оценки сильных и слабых сторон предприятия. Контроллинг призван обеспечить эффективное управление фирмой в целях обеспечения ее конкурентоспособности и стабильного функционирования на рынке. Контроллинг направлен на устранение узких мест в работе компании и использование ее конкурентных преимуществ, он всегда ориентирован на будущее, на комплексное использование методов оперативного и стратегического менеджмента.

Контроллинг выполняет информационно-аналитические функции, связывая воедино учет, анализ, планирование, координацию, контроль и т.д. При этом компетенция принятия решения всегда принадлежала и будет принадлежать административным менеджерам высшего звена в системе управления предприятием. Службы контроллинга относятся к функциональным (штабным) подразделением. Их работа состоит, прежде всего, в разработке и обосновании вариантов перспективного и оперативного планов развития финансовой и хозяйственной деятельности компании.

Цель контроллинга является производной от целей предприятия. Основные задачи контроллинга заключаются в информационном обеспечении ориентированных на конечный результат процессов планирования, регулирования и контроля на предприятии, в выполнении функции интеграции, системной организации и координации.

Основным принципом контроллинга является системный подход, который предполагает сбалансированный и целостный охват комплексной поддержкой всех направлений деятельности управленческой системы. Существенную роль играет и синергетический эффект, получаемый при системном подходе к организации контроллинга. Важнейшими принципами контроллинга являются также комплексность, научная обоснованность, эффективность, обратная связь и т.д.

Контроллинг как инструмент управления обладает множеством свойств и характеристик, среди которых наиболее значимыми являются системообразующие свойства контроллинга.

Интегративный подход как системообразующее свойство контроллинга имеет несколько форм проявления и важно, чтобы все они были реализованы. Системный подход проявляется, в частности, в том, что:

а) отслеживаются связи между элементами системы, действующими и по горизонтали, и по вертикали (например, информационные потоки между элементами одного и того же уровня и разных уровней);

б) по всем линиям связи учитываются прямые и обратные направления связей - механизмы воздействия и эффект реагирования на сигналы. Этими условиями обеспечивается возможность обоснованного принятия комплексных управленческих решений;

в) обеспечивается хронологическое единство - интегрируется информация о прошлом и настоящем а целях прогнозирования и планирования будущего.

Таким образом, важным системообразующим свойством контроллинга является его ориентация не на прошлое, а на будущее. Заметим попутно, что в этом заключается одно из принципиальных отличий контроллинга от контроля. Такая ориентация «предписывает» ему обязательность названного выше свойства интегративности, ибо выработка оптимальных управленческих решений невозможна без полной информации, охватывающей все связи и отношения, в которых реализуется деятельность предприятия. Ориентация на будущее определяет высокую значимость планирования и прогнозирования в системе контроллинга. Трендовые характеристики динамики за предшествующие периоды ценны, прежде всего, в качестве базовой информации для составления прогноза и плана.

Следующее системообразующее свойство контроллинга заключается в его подходе ко всем вопросам с позиций единства количественного и качественного аспектов. Только вместе взятые они способны дать полноценное знание об изучаемом объекте или процессе.

Системообразующим свойством контроллинга является также сочетание стратегического и оперативного контроллинга, что обусловлено и соответствует структуре задач управления предприятием как экономической системой.

Существенным системообразующим свойством контроллинга выступает сочетание исследования внутренней и внешней среды предприятия, поскольку любая экономическая система является открытой системой, т.е. обладающей разветвленной сетью внешних связей и отношений.

Обязательным системообразующим свойством контроллинга является его эффективность, так как только при этом условии экономически (и не только экономически) оправдано его существование. В этом состоит одно из принципиальных отличий контроллинга от многих других структурных элементов управляющей системы. Необходим только такой контроллинг, который является эффективным, у которого полезный результат (не только в чисто финансовом исчислении) превышает затраты на его организацию.

Основнымиструктурными элементами (модулями) контроллингаявляются: установление целей; планирование; управленческий учет; информационная база; мониторинг; контроль; анализ планов, результатов и отклонений; выработка рекомендаций для принятия управленческих решений. В пределах каждого элемента применяются определенные экономико-математические методы с широким привлечением современных компьютерных технологий.

Под установлением целей понимается определение стратегических целей и текущих задач предприятия, а также выбор критериев-индикаторов, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей.

Планирование является процессом превращения целей предприятия в прогнозы и планы. В первую очередь производится анализ сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и опасностей Его называют SWOT-анализом. На основе результатов такого анализа разрабатывается стратегия предприятия. Конкретизацией стратегии является комплексный план, представленный в виде системы числовых показателей. План содержит разделы по каждому подразделению и сводные итоги по предприятию в целом. Функции контроллинга при разработке плана заключаются в разработке методики планирования, оценке реальности выполнения плана и его соответствия целям предприятия.

Оперативный управленческий учет финансово-хозяйственной деятельности представляет документирование и анализ процесса реализации плана. В отличие от финансового учета, целью которого является преимущественно обеспечение потребностей внешних пользователей (налоговые службы, банки, органы государственной статистики), управленческий учет ориентирован на информационные потребности руководства предприятия и на информационную поддержку принятия управленческих решений.

Информационная база составляет важнейший элемент контроллинга на предприятии, так как качественная информация снижает степень неопределенности в сфере принятия управленческих решений. Основными требованиями к качеству информации являются: достоверность, полнота, релевантность (существенность), полезность, понятность, своевременность, регулярность, сопоставимость.

Мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности, включая внутреннюю среду предприятия и связи с внешней средой, – это отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени в форме регистрации фактов, составления оперативных отчетов и сопоставление фактических показателей с их плановыми и нормативными значениями, а также с данными за предыдущие сроки. Таким образом, выявляются благоприятные тенденции, узкие места, риски и угрозы во всех сферах текущей деятельности предприятия, определяются прогнозы изменений во внутренней и внешней среде предприятия. Эта информация служит базой для принятия решений и, в случае необходимости, - сигналом к корректировке планов предприятия.

Контроль как функция контроллинга подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Содержанием предварительного контроля является проверка правильности и обоснованности целей, прогнозов, планов, бюджета, установленных внутренних и внешних ограничений деятельности. Текущий контроль процессов жизнедеятельности предприятия призван выявлять возникающие проблемы и «узкие места». Последующий контроль направлен на оценку отклонений фактических результатов от плановых и выявление причин их возникновения.

Анализ планов, результатов и отклонений интегрирует и обобщает результаты, полученные по остальным структурным элементам контроллинга, Системный характер такого анализа проявляется в сочетании трех хронологических измерений – прошлого, настоящего и будущего.

Выработка рекомендаций для принятия управленческих решений представляет конечный результат контроллинговой деятельности. Рекомендации формируются на основе материалов анализа планов, результатов и отклонений. Могут быть разработаны несколько вариантов проектов решений с указанием сильных и слабых сторон каждого с точки зрения достижения целей предприятия и связанных с этим рисков и затрат.

Методологические основы системы контроллинга.Каждый элемент системы контроллинга основан на применении специфического комплекса методов. С позиций системного подхода все многообразие методов исследования можно подразделить на несколько групп: экспериментальные, статистические, эконометрические, математическое моделирование, использование информационных технологий, метод графов, эвристические. Они могут применяться как автономно, так и в определенном сочетании. Выбор метода зависит от характера решаемой задачи, от особенностей исследуемого объекта, от интуиции и опыта исследователя.

Экспериментальный метод заключается в создании опытных систем для экспериментального изучения. Это высокоэффективный метод, но возможности его применения в сфере управления предприятием ограничиваются в силу его дороговизны. Кроме того, не всегда имеются условия для осуществления эксперимента, не всегда эксперимент физически возможен, либо допустим по этическим соображениям.

Статистический метод заключается в использовании комплекса статистических приемов и методов сбора первичной информации, ее систематизации и классификации, в расчете системы обобщающих аналитических показателей, в построении аналитических графиков. В качестве информационной базы могут использоваться документальные источники на бумажных или электронных носителях, либо могут проводиться специально организованные обследования. Статистический метод является наиболее доступным, эффективным и универсальным.

В развитие статистических методов могут быть использованы эконометрические методы, математическое моделирование. При использовании современных электронных средств вычисления и моделирования математико-статистические методы приобретают новое качество, расширяя возможности познания закономерностей, обеспечивая более совершенное планирование и прогнозирование.

В основе эвристических методов лежат интуиция, опыт и творческий потенциал исследователя. Области их применения в контроллинге: 1) применение на различных этапах контроллинговой деятельности в условиях неопределенности, дефицита информации, отсутствия формализованных алгоритмов решения задачи; 2) использование на этапе окончательного выбора варианта управляющего решения. При использовании эвристических методов должны быть задействованы логическое мышлении, ассоциативное восприятие, суждения по аналогии, прецедент.

Основными функциями контроллинга являются: информационная, аналитическая, контрольная, плановая, координационная, прогностическая, диагностическая и др., которые образуют четко структурированное единство. Реализация этих функций обеспечивается наличием служб контроллинга, соответствующих его структурным элементам, и использованием необходимого методического аппарата. Контроллинговая деятельность представляет собой многошаговый процесс, на каждом этапе которого необходимо осуществлять выбор методов решения множества частных задач. Специфика контроллинга состоит в том, что содержание частных задач и способы их решения являются изменчивыми, следовательно, невозможно работать по стандартным схемам, методический аппарат требует частого пересмотра, корректировки, уточнения. Это требует от сотрудников служб контроллинга не только свободного владения современными методами анализа сложных систем, но и способности осуществлять выбор из возможных альтернатив наиболее выгодных и эффективных методов применительно к конкретным условиям работы.

Наиболее актуальными в контроллинговой деятельности являются исследования структурных и функциональных характеристик предприятия как управляемой системы. Изучение закономерностей структурирования экономических систем позволяет определить, каким образом устойчивое взаимодействие элементов системы обеспечивает достижение ее целей. Системообразующие связи способствуют стабильности основных свойств предприятия и поддержанию его жизнеспособности. Для моделирования структуры предприятия используются такие методы, как матричная форма, графические изображения, различные методы моделирования, описательно-статистические приемы.

Функциональные параметры предприятия должны быть представлены комплексом информационных блоков, определяющих его характеристики с точки зрения состояния, поведения, развития, равновесия, устойчивости. Характеристики состояния представляют как бы «поперечный срез» системы на фиксированный момент времени, выраженный в комплексе количественно измеренных параметров.

Контроллинг исследует предприятие как единую, сложную экономическую систему, функционирование которой связано со свободой выбора поведенческих моделей. Под поведением системы «предприятие» понимаются конкретные действия, имеющие цель, причины и мотивы, способы их осуществления, последствия действий. В актах «поведения» предприятия и его подразделений в наибольшей мере выражена значимость человеческого фактора. Поведение системы-предприятия может быть ориентировано на переход в другое состояние или на упрочение достигнутого состояния. Задача контроллинга – выявить закономерность поведения системы-предприятия, определить в формализованном виде алгоритм поведения данной системы или ее элементов.

Контроллинг как инструмент управления предприятием, в силу своей ориентированности на будущее, способен не только констатировать реальные возмущающие воздействия факторов внешней среды на поведение предприятия, но и прогнозировать их, чтобы предупредить возможные негативные последствия в будущем.

Организационная модель и ресурсное обеспечение системы контроллинга предполагает определенную организационную схему службы контроллинга и наличие в необходимых объемах и должного качества ресурсов - материально-технических, кадровых, финансовых, а также компьютерное и программное обеспечение. Службу контроллинга возглавляет главный контроллер, чьи функции зависят от сложившегося на предприятии типа системы менеджмента и стиля управления. Функции главного контроллера и контроллеров подразделений (групп) могут быть централизованными и децентрализованными с разными механизмами связи между отдельными структурно-функциональными группами службы контроллинга. Специалист по контроллингу должен обладать рядом профессиональных качеств – знаниями в области бухгалтерского учета, анализа, финансов, планирования, маркетинга, методов управления, организации производства, компьютерных технологий Единая служба контроллинга включает два самостоятельных, качественно различных направления деятельности - стратегический и оперативный контроллинг.