Тема 1. Базовые понятия управления проектами

Введение

Те важные проблемы в нашей жизни, с которыми мы сталкиваемся, не могут быть решены на том же уровне мышления, на котором мы находились, когда их создавали.

А. Эйнштейн

Данный курс предназначен для тех, кто собирается освоить основы управления проектами.

Управление проектами - методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.[1]

Искусство управления проектами включает в себя глубокое познания многих аспектов управления в бизнесе это прежде всего финансовый менеджмент, управления персоналом, стратегический менеджмент, риск менеджмент. Но любой бизнес начинается с малого. Каждая задача которую приходится решать даже малым предприятиям решается командой людей и от того, насколько грамотно выстроена их работа зависит насколько успешным будет проект. В данном курсе я постараюсь дать теоретические основы управления проектами и познакомлю с информационными средствами управления проектами, которые существенно упрощают работу. В курсе будет подробно расммотрена возможность управления проектами с помощью программы MS Project 2007. Данный продукт входит в семейство MS Office, но существенно отличается от всех приложений, тем что требует теоретических знаний в области управления проектами.

Желаю Вам успехов в освоении курса!

Тема 1. Базовые понятия управления проектами

Проект(от лат. рroject — брошенный вперед) — временное предприятие, имеющее своей целью создание уникального продукта, услуги или достижение конкретного результата в заданные сроки, в рамках указанного бюджета.[2]

В различных областях реализуются разные типы проектов. В общем виде проекты можно классифицировать по следующим критериям:

1. Сфера деятельности: технические, организационные, экономические, социальные

2. Объемы финансирования: малые, средние и крупные

3. Размерность проектов: отдельные проекты различного типа и назначения, комплексный проект, целевые программы развития регионов, отраслей и др.

4. Целевое назначение проекта: инвестиционный, инновационный, научно-исследовательский, учебно-образовательный, смешанный.

Управление проектами это грамотное составление плана работ и управление их выполнением. При этом каждый проект должен выполняться максимально эффективно при заданных ограничениях по времени, финансов и других ресурсов и качестве конечного продукта.

Выполнение работ проекта невозможно без формирования комады проекта. В каждой организации существуют свои методы формирования команды.

Команда проекта– группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных его руководителю. Группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.[1]

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

· формирование команды проекта;

· организация эффективной работы команды.

Эффективность команды обычно рассматривают с двух позиций:

· профессиональной деятельности по проекту;

· организационно-психологического климата деятельности.

В профессиональном отношении эффективность – это наличие специалистов с соответствующей квалификацией, нацеленность всей команды на конечный результат, высокая производительность, активное и заинтересованное обсуждение возникающих проблем.

С позиций организационно-психологического климата команда является эффективной, если в ней неформальная атмосфера; задача хороша понята и принимается; ее члены прислушиваются друг к другу; конфликты и разногласия присутствуют, но центрируются вокруг идей и методов, а не личностей; принимаемые решения основываются на согласии, а не на голосовании большинства.

Для подбора такой команды используются всевозможные психологические тесты и тренинги командообразования. Их суть сводится к формальной классификации сотрудников на определенные психологические группы (типы) по ответам, даваемым на вопросы тестов. Затем даются рекомендации по совместимости типов личностей и эффективности их совместного участия в команде. [4]

Цель любого проекта - достичь определенного результата в определенные сроки затратив определенные финансы. Для этого необходимо составить план проекта, который будет определять с помощью каких работ будет достигаться цель проекта, какие люди и оборудование необходимы для выполнения работ и их загрузкав каждый момент работы. Каждый проект проект представляет собой комплекс взаимосвязанных промежуточных задач. Например, основной целью проекта, разработка информационной системы управления, промежуточными задачами могут быть разработка базы данных, разработка математической модели и программного обеспечения, тестирование системы. Промежуточные задачи в свою очередь так же могут быть разделены на промежуточные, например в разработке базы данных - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и т.д.

Каждый проект в своем развитии проходит через определенные фазы - стадии жизненного цикла. Они могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работы.

Каждый проект состоит из множества задач в конечном счете выполнени каждой задачи направленно на достижение определенного результата.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Так как проект содержит, как правило, большое количество задач их объеденяют в группы называемые фазы проекта. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. [3]

Жизненный цикл проекта - промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения.[4]
Как правило выделяется от 4-9 фаз проекта. Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на четыре основные фазы: начальная фаза (формирование концепции)- формулирование целей, анализ ресурсной базы, обоснование осуществимости проект; фаза разработки - определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработка технического задания; фаза реализации - работы по реализации проекта;фаза завершения - приемочные испытания, опытная эксплуатация и сдача проекта в эксплуатацию.
Жизненный цикл проекта необходим для определения начала и конца проекта, для понимания целесообразности проекта, для выявления связующих видов деятельности направленных на реализацию проекта.

Завершающие задачи, разультатом которых является достижение важного результат называется вехами.

Длительность задачи - период времени который необходим для того что бы ее выполнить. Понятие длительность стоит разделять с понятием трудозатраты. Например для сбора информации о необходимости обновления ПО сотруднику необходимо затратить 30 минут для информирования сотрудников о необходимости представления своих предложений в течении 3 часов и 30 минут на обработку полученных предложение, таким образом трудозатраты составят 1 час. А время затраченное на получение результат будет составлять 4 часа, т.е. длительность задачи составит 4 часа.

Все задачи выполняемые в проекте взаимосвязанны, поэтому план должен представлять логику определяющую последовательность работ в плане проекта.

Управление проектами невозможно без грамотного управления ресурсами. Процесс управления ресурсами включает в себя распределение, учет и контроль использования трудовых и материально - технических ресурсов.

Ресурсы проекта - это все чем располагает проект: трудовые, финансовые и материально - технические ресурсы, команда проекта, время, информация, знания и технологии. [4]

Важным свойство ресурсов является - стоимость их использования в проекте, т.е. затраты. Величина затрат на использование обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче. [3]

Что бы задача была выполнена необходимо выделить требуемые ресурсы. Выделение ресурса для каждой задачи называется назначением.

Какуже говорилось ранее каждый проект имеет определенную дату окончания работ, бюджет и объем работ это принято называть -проектным треугольником. [8]

Рис. 1.1 Проектный треугольник

Это является популярным средством представления специфики управления проектами, наглядно демонстрирующий, что изменение любой составляющтий обязательно повлечет изменени других. Например если увеличить объем работ, то увеличится время выполнения проекта и его стоимость.

Для закрепления теоретического материала необходимо перейти к выполнению практической работы №1.