Поглотители времени.

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытки слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие представления о предстоящих задачах.

5. Плохое планирование дня.

6. Заваленный письменный стол.

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы.

8. Дорога.

9. Недостаток мотивации.

10. Телефонные звонки, отрывающие от дела.

11. Поиски записей, адресов, телефонов.

12. Недостаток кооперации.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная или запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на чай, кофе).

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение на внешние факторы.

19. Затяжные совещания, собрания.

20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам.

21. Телевизор, просмотр видео-, DVD-фильмов.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром откладывания.

26. Желание знать все факты.

27. Длительное ожидание (очереди).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие).

30. Недостаточный контроль за делегированием.

31. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Обратите внимание, что нет единого верного списка поглотителей времени. У каждого человека – свой набор. Важно помнить, что одно и то же действие или процесс может быть в одних случаях эффективно выстроено, и являться поглотителем времени при неэффективном расходовании времени на его выполнение. Например: электронная почта. Сам по себе процесс нейтральный, только от человека зависит, будет ли этот процесс эффективно организован (введение определенных часов для просмотра почты, выделение работы с электронной почтой в отдельные блоки и включение их в план дня и т.д.). В этом случае, электронная почта не будет поглотителем времени. Если просмотр почты не организован, то она часто превращается в поглотителя времени.

Обратите внимание на способы борьбы с различными видами поглотителей времени (дорога, время в ожиданиях), которые подробно рассматриваются в учебном пособии по тайм-менеджменту, глава 2, стр.55-59 (Оптимизация расходов времени. Борьба с «поглотителями»).

Хронометраж как система учета и контроля расходов времени. Определение понятия, суть, задачи.

Создание персональной системы учета и контроля за расходами времени в тайм-менеджменте начинается с хронометража.

Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи:

· определить, на что тратится ваше время

· изыскать первые резервы времени

· выработать «чувство эффективности», «чувство времени».

Техника полного хронометража (шаги):

1.В течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10-15 минут.

2.Выберите 1-3 ключевых показателя.

3.Отследите показатели в динамике.

Более подробное описание шагов хронометража см. учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.61-68(Техника полного хронометража).

Краткое описание выполнение шагов хронометража:

ШАГ 1.

Записывайте все дела длительностью 5-10 минут. Каждые 1 – 2 часа останавливайтесь на 2-3 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Самый простой способ - фиксация начала и окончания любого дела. Например:

Это только один из способов ведения учета расходов времени. Другие способы даны в учебном пособии по тайм-менеджменту, на стр.63-64.

ШАГ 2.

Выберите показатели для следующего шага техники хронометража. Такими показателями могут являться:

· Любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени.

· Любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени.

· Любое желаемое действие, ресурсное занятие, до которого «руки не доходят».

Таким образом, любая цель может быть переформулирована, и являться показателем для хронометража.

Примеры переформулирования цели в показатель хронометража смотрите в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр.65. Уделите особое внимание этому вопросу, так как от того, насколько корректно сформулирован показатель, зависит, насколько полно и точно возможно будет провести анализ расходов времени на него.

ШАГ 3.

На основании данных, полученных в ходе выполнения предыдущих шагов хронометража, строим график динамики показателей. График дает возможность наглядно увидеть динамику происходящих изменений.

Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя, например поглотитель времени, на который хотелось бы сократить расходы времени (синяя линия), и одно важное дело, на которое постоянно не хватает времени (красная линия). График будет выглядеть следующим образом:

Существует также техника сокращенного хронометража. Переходить к ее использованию имеет смысл, только если выработалась устойчивая привычка проводить полный хронометраж, выработалось внутреннее «чувсь\тво времени».

Подробно техника сокращенного хронометража приведена в учебном пособии по тайм-менеджменту, стр.67-68 (Техника сокращенного хронометража).

Преимущества хронометража, как основы управления личным временем:

· Позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;

· Вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;

· Не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам».

· Вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств.

· Позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них.

Важно запомнить: основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

С целью более эффективного использования техники хронометража и созданию оптимальной системы мер по минимизации потерь времени, изучите более подробно параграф «Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени» (учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.68-72).