Более подробно технология создания результато-ориентированных формулировок задач приведена на стр.96-100 учебного пособия по тайм-менеджменту.

Алгоритм жестко-гибкого планирования дня.

Состоит из пяти шагов:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для записи гибких задач можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи. Не более 2 – 3 задач.

4. «Бюджетируем» время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем.

Обратитесь к стр.101-104 учебного пособия по тайм-менеджменту для более детального изучения использования алгоритма планирования дня.

Планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

Жесткие – привязанные к определенному времени.

Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Бюджетируемые– приоритетные, важные задачи, не привязанные жестко ко времени, для которых определяем количество времени, необходимое для их выполнения.

Метод структурированного внимания и горизонты планирования.

Любой план - гибкая система, позволяющая оперативно вносить изменения, перемещать задачи, переносить их на более дальние или ближние сроки.

Оптимальным способом упорядочить огромное количество напоминаний о задачах и их перемещение является метод структурирования внимания (МСВ), разработанный и предложенный Г.А.Архангельским как основа эффективной системы планирования, учитывающая свойства внимания человека.

Структура внимания:

· Сознание. Может успешно работать только с одним объектом.

· Предсознание может контролировать 7+-2 объекта.

· Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов.

В соответствии со структурой внимания выделяют:

· Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7+-2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

· Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» об этом деле из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7+-2. Это жесткое правило «перемещения через границы», которому стоит неукоснительно следовать для обеспечения эффективности системы.

Система планирования на основе метода структурированного внимания.

Наличие различных задач с разными сроками исполнения ставит перед нами проблему - как удержать все эти задачи под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

· ДЕНЬ - задачи на сегодня. План дня в ежедневнике.

· НЕДЕЛЯ - среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю – месяц.

· ГОД - долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие 2 – 3 дня; Дела в разделе «Неделя» - требуют выполнения в течение 2 – 3 недель, а годового раздела – могут выйти за рамки периода. Важен не жесткий план на период, а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Правила техники планирования «День – Неделя» в ежедневнике.

1. Вечером, планируя следующий день, просматривается раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными, более важными, переносятся в раздел «День».

2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматривается раздел «Год» и все ставшее актуальным, переносится в раздел «Неделя».

3. Задачи, дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временного периода (из раздела «Неделя» - в раздел «Год».)

Преимущества применения горизонтов планирования:

· Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования, прописывая детально свое будущее на неделю, месяц, оставлять поле для маневров.

· Не терять из вида важные дела, гарантировать себе с помощью регулярного просмотра разделов, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.