Экспорт данных

Для выполнения операции экспорта выполните следующие действия.

1. В области переходов выделите таблицу, которую хотите экспортировать.

К сожалению, нельзя экспортировать несколько таблиц одновременно. Но можно экс­портировать только часть таблицы. Один из способов экспорта фрагмента таблицы — от­крыть таблицу и затем выбрать строки, которые хотите экспортировать. (Когда процесс экспорта начнется, вы увидите вариант, позволяющий экспортировать только выделен­ные строки.) Можно также создать запрос, который извлекает только нужные вам стро­ки. Можно экспортировать результаты запроса, выделив в области переходов запрос, а не лежащую в его основе таблицу.

2. Щелкните мышью кнопку, соответствующую типу файла, в который вы хотите экспортировать данные.

Рис. 19.8. Мастер экспорта изменяется в зависимости от используемого формата экспорта. Но первый шаг всегда заключается в выборе файла и задании параметров экспорта, показанных на рисунке

3. Введите имя файла, который хотите создать.

Программа Access создает этот файл во время выполнения операции экспорта. В некото­рых случаях у вас есть возможность выбрать формат файла. Например, если данные экс­портируются в программу Excel, можно использовать более новый, основанный на языке XML, формат электронной таблицы (xlsx-стандарт), или более старый xls-стандарт, под­держиваемый более ранними версиями программы, например, Excel 97.

4. Если хотите сохранить форматирование, используемое в вашей БД, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием(Export data with formatting and layout).

Если вы украсили таблицу привлекательными шрифтами и цветами, программа Access сохраняет эти детали в экспортированном файле. Ясно, что этот вариант работает не со всеми форматами. Например, простые текстовые файлы не могут обрабатывать никакое форматирование.

5. Если хотите дважды проверить экспортированный документ, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта(Open the destination fileafter the export operation is complete).

Никогда не вредно убедиться в том, что вы получили те данные и форматирование, на которые рассчитывали. Если применить этот вариант, программа Access запускает экс­портированный файл, открывая его в программе, которой он принадлежит (Excel для электронных таблиц, Блокнот для текстовых файлов и т. д.). Конечно, этот вариант дей­ствует, если у вас на компьютере установлена соответствующая программа.

6. Если вы выделили только несколько записей в таблице, установите флажок Экспортировать только выбранные записи(Export only the selected records).

В этом случае программа Access экспортирует только текущее выделение, а не всю таб­лицу или запрос.

7. Щелкните мышью кнопку ОК для выполнения операции экспорта.

Программа Access может запросить дополнительные подробности, если ей нужно больше сведений для определения способа создания экспортируемого файла.

После завершения описанного этапа Access задает последний вопрос — сохранять или нет шаги экспорта.

8. Если в дальнейшем вы хотите выполнять эту операцию экспорта повторно, установите флажок Сохранить шаги экспорта(Save export steps). Затем щелкните мышью кнопку Закрыть.

В следующем разделе объясняется, как воспользоваться сохраненной операцией экспорта.