Ручная обработка ответов

Если вы предпочли ручную обработку, необходимо периодически проверять папку Inbox(Входящие) программы Outlook для поиска ответов. Когда ответ найден, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Export data to Microsoft Office Access(Экспорт данных в Microsoft Access). Она появляется, только если щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение, которое программа Outlook распознает как заполненную фор­му Access (рис. 19.17).

Если программа Access успешно импортирует сообщение, электронная почта перейдет в папку Ответы для сбора данных Access(Access Data Collection Replies) (или в ту папку, которую вы задали в пункте 9). Программа Outlook отобразит подтверждающее сообщение, которое извещает о том, что все прошло хорошо.

Если найдено сообщение, которое программа Access не может обработать, вам придется решать, как с ним быть. Проблемы могут возникнуть из-за значений, не прошедших провер­ку на значения, дублирующихся значений полей, в которых дублирование запрещено, и зна­чений, не соответствующих заданным типу данных или размеру поля.

Рис. 19.17.Выберите этот вариант контекстного меню, и текущее сообщение отправится в программу Access, которая поместит его в новую запись в таблице Bachelors

Далее перечислены возможные способы устранения проблем в сообщениях, которые Access не может обработать.

■ Удалить сообщение и забыть о нем. Вы можете применить этот подход, если обнаружили явно некорректное сообщение или сообщение, дублирующее уже имеющуюся в таблице запись.

■ Запросить корректировку. Отправить форму адресату и попросить его попробовать еще раз.

■ Ввести корректные данные вручную. Если вы можете исправить неверные данные, проблему можно устранить самостоятельно. В этом случае используйте лист данных программы Access для добавления записи, которую нужно было бы создать.