Создание сообщения электронной почты

Прежде всего (при условии, что вы уже установили программу Outlook и настроили вашу учетную запись электронной почты в ней) укажите таблицу, куда хотите вставлять данные. В следующем примере вы увидите, как добавить предполагаемых кандидатов в таблицу Bachelors(холостяки) БД Dating Service (служба знакомств). Если вы хотите испытать это средство со своими друзьями, БД Dating Service можно найти на странице "Missing CD" Web-сайта www.missingmanuals.com.

Вот, как это делается.

1. Выберите на ленте Внешние данные → Сбор данных → Создание электронного сообщения(External Data → Collect Data → Create E-mail).

На экране появится мастер. В первом окне мастера перечислены все шаги, необходимые для получения ваших данных.

2. Для того чтобы двигаться дальше, нажмите кнопку Далее(Next).

На втором шаге можно выбрать тип формы, которую хотите использовать.

3. Выберите вариант HTML-форма(HTML form) и щелкните мышью кнопку Далее.

Этот вариант сообщает программе Access о необходимости использовать HTML-теги в ее сообщении электронной почты. С помощью этих тегов Access может создать форму с привлекательным внешним видом и полями ввода, в которые адресат сможет ввести данные.

Второй оставшийся вариант (Microsoft Office InfoPath form) отключен, если на вашем компьютере не установлено приложение InfoPath. Оно включено в состав только

некоторых редакций пакета Office и чаще всего используется в больших компаниях. Несмот­ря на то, что InfoPath — отличная программа, у нее есть один серьезный недостаток — для того чтобы применить форму InfoPath, у всех ваших адресатов на компьютерах должна быть установлена программа InfoPath. По этой причине вариант HTML, как пра­вило, выгодней.

4. На следующем шаге запрашивается необходимость сбора новых данных или обновления
существующих. Выберите подходящий вариант и щелкните мышью кнопку Далее.

Обычно выбирается вариант Собирать только новые данные(Collect new information only). Именно он подходит для БД Dating Service, поскольку вы хотите получить ин­формацию, которую нужно добавить в таблицу Bachelorsкак отдельную запись для каждо­го отправителя.

Если выбирается вариант Обновлять существующие данные(Update existing information), в вашей таблице должны содержаться адреса электронной почты отправителей. Например, этот подход можно применять, если в таблице Bachelorsесть набор записей, которые вы хотите обновить. Каждый холостяк получит электронный адрес, который можно использовать для изменения текущих данных о себе.