Подсказка. Если вы планируете выполнить несколько операций импорта для разных таблиц, есть смысл использовать разные папки.

Если вы планируете выполнить несколько операций импорта для разных таблиц, есть смысл использовать разные папки.

10. Если хотите применить автоматическую обработку, установите флажок Автоматически обрабатывать ответы...(Automatically process replies...). Если хотите обработать ответы вручную, перейдите к пункту 12.

Если применяется автоматическая обработка, программа Outlook связывается с Access, чтобы выяснить, получила ли она ответ. Затем программа Access сразу добавляет или обновляет соответствующую запись. Подобная система действует до тех пор, пока файл вашей БД остается на одном и том же месте, с тем же именем ибез защиты паролем.

Для ручной обработки требуется больше усилий, но это по-настоящему безопасный вари­ант. В этом случае можно просмотреть каждый ответ, прежде чем добавлять запись. Вы также точно знаете, сколько ответов получили и можете проверить ошибки до того, как данные попадут в вашу таблицу. Таким образам, ручная обработка — лучший выбор.

Рис. 19.15. Если вы выбрали автоматическую обработку ответов, в этом диалоговом окне можно задать ряд параметров

11. Если используется автоматическая обработка, щелкните кнопкой мыши ссылку Задать свойства, управляющие автоматической обработкой ответов(Set properties to control the automatic processing of replies) для отображения диалогового окна Параметры сбора данных с помощью электронной почты(Collecting Data Using E-mail Options) (рис. 19.15). Задайте нужные параметры и щелкните мышью кнопку ОК.

Вы можете управлять следующими параметрами.

□ Флажок Запретить ответы от пользователей, которым не посылалось сообщение

(Discard replies for those to whom you did not send the message) позволяет игнориро­вать сообщения от людей, которым вы не посылали писем по электронной почте.

□ Флажок Принимать несколько ответов от одного получателя(Accept multiple re­
plies from each recipient) позволяет отправителям отвечать столько раз, сколько они
захотят. При каждом получении сообщения программа Access добавляет запись в
таблицу. Это имеет смысл, если вы, скажем, собираете список вещей, которые ваши
друзья хотят продать на групповой распродаже ненужных домашних пожитков.
Данный вариант лишен смысла, если вы накапливаете персональные данные группы
холостяков, поскольку каждому из них отводится одна запись.

□ Флажок Разрешить несколько строк в ответе(Allow multiple rows per reply) действует, только если применяется программа InfoPath. С ее помощью можно представить в одной форме данные, предназначенные для нескольких записей (если этот параметр установлен).

□ Флажок Разрешить только обновление существующих данных(Only allow updates to existing data) действует, только если выполняется обновление (см. пункт А). В этом случае можно установить флажок для того, чтобы помешать пользователям добавлять новые записи. И снова этот параметр доступен только при использовании программы InfoPath.

□ Поле Число обрабатываемых ответов(Number of replies to be processed) позволяет остановить обработку после получения определенного числа ответов. С этого мо­мента программа Access игнорирует все ответы (если вы не выберете ручную обра­ботку ответов, как описано в следующем разделе).

□ Поле Дата и время остановки(Date and time to stop) позволяет остановить обработ­ку в определенный момент времени. Ответы, которые придут позже, будут игнори­роваться, хотя их можно обработать вручную.

12. Щелкните мышью кнопку Далее(Next).

В следующем окне выводится запрос о том, как вы хотите предоставлять адреса элек­тронной почты.

13. Выберите вариант предоставления адреса электронной почты и затем нажмите кнопку Далее.

Выберите вариант Ввод адресов электронной почты в Microsoft Office Outlook(Enter the email addresses in Microsoft Office Outlook), если хотите вводить адреса электронной почты ваших получателей (или выбирать их из Адресной книги). Затем переходите к пункту 15.

Выберите вариант Использовать адреса электронной почты, хранящиеся в поле в базе данных(Use the email addresses stored in a field in the database), если хотите извлекать адреса электронной почты из таблицы.

14. Если адреса электронной почты предоставляются из таблицы, нужно сообщить программе Access, какие таблицу и поле использовать для этого. Затем щелкните мышью кнопку Далее(Next).

Рис. 19.16.На рисунке приведена форма для таблицы Bachelors.Вы заметите, что Access автоматически определяет обязательные поля и вставляет в каждую форму некоторые уточнения, касающиеся приемлемых типов данных

Можно извлекать адреса из текущей таблицы (если выполняются обновления записей) или другой связанной таблицы (в случае обновления или добавления записей). Если информация обновляется в таблице Bachelors,можно использовать поле Emailв этой таблице. Если же создается список проектов, каждый из которых связан с записью о ме­неджере проекта, адреса электронной почты можно извлечь из таблицы ProjectManagersи разрешить пользователям создавать связанные записи в таблице Projects.

15. Настройте до мелочей электронное сообщение, которое собираетесь отправлять, и
щелкните мышью кнопку Далее (Next).

Можно изменить текст в поле Тема(Subject) и Введение(Introduction).

16. Вы добрались до последнего этапа. Щелкните мышью кнопку Создать(Create) и приготовьтесь к отправке вашего сообщения.

После щелчка мышью кнопки Создать программа Access создает форму и загружает ее в новое сообщение, которому не терпится отправиться в путь (рис. 19.16).

Если был выбран вариант извлечения адресов электронной почты из таблицы, вы уви­дите эти адреса в полях То... (Кому...) Сс... (Копия...). В противном случае строка То (Кому...) остается пустой, и ваша задача — заполнить ее правильными адресами. (Вставляйте столько адресов, сколько нужно, отделяя один от другого точкой с запя­той.) Если вы хорошо знакомы с программой Outlook, можно включить в этот перечень список рассылки. Вы также можете внести последние изменения в ваше сообщение.

17. Как только корректные адреса электронной почты внесены, щелкните мышью кнопку
Send(Отправить) для пересылки сообщения.

Оно отправлено. Ваша работа завершена (до тех пор, пока кто-то не получит его и не пошлет ответ).

Для заполнения ответа адресату нужно щелкнуть мышью кнопку Reply(Ответить), вве­сти значения в поля ввода и затем щелкнуть мышью кнопку Send(Отправить) для возврата вам заполненной формы.