Управление документацией

1 Общие положения

· Предприятие управляет всеми видами документации, применение которой влияет на качество, а также документами, содержащими зарегистрированные данные о качестве.

Управление документацией осуществляют с целью своевременного обеспечения пользователей согласованными и утвержденными полномочным персоналом, правильно оформленными и идентифицированными документами, организации доступа к документам и предотвращения непреднамеренного использования устаревших и (или) утративших силу документов.

Функции управления внутренней документацией, состав и последовательность работ представлены в таблице и документированы стандартом предприятия.

Управление зарегистрированными данными о качестве включает учет, обеспечение пользователей и отмену

Управление внешней документацией включает учет, внесение изменений (актуализацию), поддержание в рабочем состоянии и отмену (изъятие).

Ответственность за управление документацией системы управления качеством несет начальник отдела технического контроля - руководитель службы качества.

Ответственность за состояние и ведение документации, содержащей зарегистрированные данные о качестве, несут исполнители, в чьи обязанности это входит в соответствии с требованиями стандартов предприятия, рабочих и должностных инструкций.

2 Планирование и организация разработки документов

Разработку и пересмотр документации системы управления качеством планирует служба качества. Разработку документации осуществляет рабочая группа, включающая представителей подразделений, участвующих в документируемой деятельности в соответствии с матрицей ответственности верхнего уровня. Руководитель рабочей группы назначается должностным лицом, ответственным за данную деятельность. Проект документа согласовывают с руководителями участвующих в разработке подразделений, начальником отдела технического контроля – руководителем службы качества и, при необходимости, с представительством Заказчика. Одобренную документацию подписывает руководитель подразделения, ответственного по данной функции, согласовывает представитель руководства по системе управления качеством и утверждает директор.

3 Контроль, регулирование и учет документов

Контроль правильности изложения и оформления документов осуществляют должностные лица, ответственные за их разработку. Проверку выполнения требований документов системы управления качеством осуществляют в рамках внутренних проверок .

Изменения и дополнения в документы вносят должностные лица, ответственные за их разработку с одобрения должностного лица, утвердившего документ.

Ответственность за наличие на рабочем месте необходимой документации и ее состояние несет исполнитель. Устаревшие или утратившие силу документы изымают из обращения и по решению ответственного лица либо уничтожают, либо особым образом идентифицируют и хранят в архиве предприятия.