Документальное оформление движения основных средств

В целях реализации положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 23 февраля 1996 г. № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы по оформлению хозяйственных операций должны оформляться согласно требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ № 34н и Постановление Госкомстата России № 7 и содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц с расшифровкой (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 4, ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 23 февраля 1996 г. с изменениями и дополнениями).

Документальное оформление операций с объектами основных средств ведется в соответствии с Постановлением Госкомстата России № 7 (далее Постановление № 7), которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Данные формы распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением № 7, содержат все основные показатели, необходимые для организации учета основных средств в соответствии с требованиями ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением № 7, включают:

- Акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);

- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);

- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений (форма №ОС-1б);

- Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма №ОС-2);

- Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструируемых, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3);

- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4);

- Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а);

- Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б);

- Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6);

- Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

- Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б);

- Акт о приемке (поступлении) оборудования (форма № ОС-14);

- Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15);

- Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Кратко охарактеризуем содержание перечисленных первичных документов по оформлению операций с основными средствами и рассмотрим их применение в исследуемой организации. Необходимо отметить, что перечисленные унифицированные формы первичных документов по учету основных средств формируются организацией в программе «1С: Бухгалтерия».

Получение и включение объектов в состав основных средств, выбытие из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочее) другой организации оформляется в ООО «Полимер Торг» актом о приеме-передаче (форма № ОС-1, форма № ОС-1а и форма №ОС-1б). То есть, Постановлением № 7 предусматривается три вида акта в зависимости от вида объектов основных средств. За анализируемый период в организации применялась только форма № ОС-1 «Акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений)». Данный акт был составлен как при покупке объектов основных средств (прил. 11), так и при продаже основного средства другой организации.

Акт о приеме – передачи по форме № ОС-1 состоит из трех разделов, первый их которых заполняется на основании данных передающей стороны, имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации (дата ввода в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость). В случае приобретения объекта основных средств через сеть розничной торговли этот раздел не заполняется.

Второй раздел заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. В нем отражается следующая информация: первоначальная стоимость объекта на дату принятия к учету, срок полезного использования, способ начисления амортизации, норма амортизационных отчислений. В третьем разделе дается краткая индивидуальная характеристика объекта.

В Акте предусмотрен раздел для отражения сведений об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности (для объектов, находящихся в собственности двух или нескольких организаций), а также сведений о наименовании иностранной валюты, ее суммы по курсу Центробанка России на выбранную дату - для случая приобретения объекта основных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах). Кроме того, в Акте присутствует реквизит для отражения информации о государственной регистрации прав на недвижимое имущество.

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения в другой применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2). Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий - передается получателю. Отметим, что в исследуемой организации за анализируемый период случаев внутреннего перемещения объектов основных средств не было.

Форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» применяется для оформления приемки основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на прием объектов основных средств, а также представителем организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицо и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. За анализируемый период в ООО «Полимер Торг» ремонта (реконструкции, модернизации) основных средств не производилось, следовательно, данные документы не составлялись.

Форма № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств». Эта форма служит для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспорта) при полной или частичной их ликвидации. В ООО «Полимер Торг» за анализируемый период применялась унифицированная форма Акта на списание основных средств при списании некоторых объектов основных средств в связи с их ликвидацией (прил. 12).

Форма № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств». Этим документом оформляют списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа при их ликвидации. Вместе с актом передается в бухгалтерию документ, подтверждающий снятие с учета автотранспорта в Государственной инспекции по безопасности дорожного движения (ГИБДД).

Форма № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)» применяется для списания пришедших в негодность групп объектов основных средств.

Формы № ОС-4а и № ОС-4б за анализируемый период в ООО «Полимер Торг» не применялись, так как списания транспортных средств и групп объектов основных средств по причине ликвидации не производилось.

Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6) применяется для учета наличия объекта основных средств, а также для учета движения его внутри организации (прил. 13).

Карточка является основным регистром аналитического учета основных средств, она открывается в бухгалтерии на каждый инвентарный объект в одном экземпляре.

Приспособление и принадлежности, составляющие единое целое с объектом, также отражаются в его инвентарной карточке. На лицевой стороне карточки указываются наименование и инвентарной номер объекта, год выпуска, дата и номер акта о приемке, полная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, освобождение от начисления амортизации (если данный факт имеет место), данные о выбытии или внутреннем перемещении.

Основанием для этого служат данные первичных документов - технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств. Инвентарные карточки ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре:

- на каждый объект - по форме № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств»;

- на группу объектов - по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств»;

- для объектов основных средств малых предприятий - по форме № ОС-6б «Инвентарная книга учета объектов основных средств».

Информация, отражаемая в карточке, группируется по разделам:

1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи (дата выпуска, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость).

2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования).

3. Переоценка (дата, коэффициент пересчета и т.д.).

4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств.

5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств (реконструкция, достройка и т.д.).

6. Затраты на ремонт.

7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств.

Инвентарный учет объектов основных средств осуществляется в анализируемой организации по форме № ОС-6 (прил. 14).

Форма № ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется «Актом о передаче оборудования в монтаж» (форма № ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит председатель подрядной монтажной организации.

В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется «Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-1б. За анализируемый период первичных документов по документальному оформлению форм №№ ОС-14, ОС-15 и ОС-16 в ООО «Полимер Торг» не применялось, так как монтажа оборудования не производилось, соответственно, не было и выявленных дефектов.

На основании проведенного исследования порядка документального оформления хозяйственных операций по учету объектов основных средств в ООО «Полимер Торг», можно сделать следующие выводы.

Представленные первичные документы являются унифицированными формами, утвержденными Постановлением № 7. При этом, во всех случаях обязательные реквизиты в первичных документах заполнены в полном объеме.

Следовательно, документальное оформление операций по учету основных средств полностью соответствует требованиям, предъявляемым законодательством.