Анализ структуры документооборота

Государственная система документационного обеспечения управления рекомендует закрепление порядка прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, которые разрабатывает служба документационного обеспечения управления. Эти схемы включают этапы, пункты прохождения документов, сроки их обработки и исполнения.

Принципы организации документооборота

- Исключение возвратного движения документов.

- Ограничение срока пребывания документа в инстанции временем, необходимым для его обработки.

- Параллельное выполнение различных операций для повышения оперативности исполнения документа.

- Исключение "информационного шума", т.е. получения сотрудниками информации, не имеющей отношения к принятию данного решения. Это может быть результатом непродуманного распределения документов среди их потребителей и, в свою очередь, усиливает плотность информационных потоков.

Структура документооборота соответствует классификации документов (отчетная, распорядительная, справочно-информационная, финансовая документация и др.), их индексам. Поэтому она лежит в основе научно-справочного аппарата документов организации. В документообороте нередко наблюдается сезонность, например, предоставление бухгалтерской документации по кварталам и за год, вручение студентам дипломов об окончании учебного заведения летом и т. д.

Режим движения документов

определяется:

- объемом документов в физических величинах;

- пропускной способностью различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов;

- нормативной загрузкой сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Важная задача – уменьшение нагрузки на руководителей.

Поскольку документопотоки – это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, то необходимо знать структуру организации, субъектов управления, их функции, информационные потоки между ними. Для анализа и фиксации движения документов наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определены состав и объем составляющих документопоток документов и содержащихся в них сведений, установлены схемы их движения. На государственном и отраслевом уровнях это достигается разработкой и внедрением общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (см. тема 2).