Поняття системи керування базами даних. (СКБД). Загальна характеристика СКБД Microsoft ACCESS.

Розробка й експлуатація бази даних пов’язана з розв’язком цілого ряду проблем. На початку 70-х років XX ст. сформувалися нова концепція, спрямована на вирішення трудностей, що виникають при функціонуванні БД: система керування базою даних(СКБД).

Під СКБД розуміється програмна система, що забезпечує усі функції керування даними з боку адміністрації БД і прикладних програм користувачів. Будь-який доступ до даних бази здійснюється через СКБД. В даний час практично всі значні БД працюють під керуванням СКБД.

Система керування БД є програмним забезпеченням, що здійснює функції керування даними БД. Застосування СКБД дозволяє значно зменшити трудовитрати по реалізації вимог до БД, і забезпечити більш повне їхнє виконання. Не вирішуючи безпосередньо ніякої прикладної задачі СКБД є інструментом для розробки прикладних програм і підтримки БД. Функції і структуру типової СКБД доречно розглядати разом, тому що кожній з основних функцій відповідає програмна компонента СКБД. Розглянемо ці функції.

Основними функціями СКБД є:

- опис структури даних або схеми бази даних;

- маніпулювання даними: (пошук даних у БД, коригування даних у БД, обмін даними між БД і ряд інших);

- генератор звітів (роздрук вихідних форм);

- виконаня запитівдо БД (можливості мови запитів сучасних СКБД, особливо реляційних достатньо широкі);

- діалогові засоби (доступ до даних може здійснюватися в діалоговому режимі через дисплей. Сучасні СКБД, як правило, забезпечують мультидоступ до БД, тобто одночасний доступ до бази декількох термінових користувачів або прикладних програм).

- забезпечення цілісності БД і різноманітного роду довідкових функцій.

Однією з найбільш простих у користуванні, а значить найбільш придатною для опанування є СУБД Access, розроблена фірмою Microsoft Corporation в 1989-1994 роках, яка призначена для роботи з реляційними базами даних. Дана СУБД не потребує знання мов програмування, дозволяє працювати в мультизадачному середовищі та в умовах застосування мережевих технологій. Вона входить в набір програмних продуктів Microsoft Office. Дана програма працює в середовищі Windows, використовуючи сучасні 32-розрядні технології.

База даних в середовищі MS Access – це один файл, ім’я якого має розширення.mdb. В цьому файлі зберігаються такі об’єкти:

- таблиці (tables) – містять дані у формі таблиць, сукупність всіх цих таблиць і є, власне, базою даних;

- запити (queries) – дозволяють вибрати потрібну інформацію з однієї або декількох взаємозв’язаних таблиць на основі критеріїв (логічних умов), сформульованих користувачем, або внести зміни в інформацію, що зберігається в таблицях БД;

- форми (forms) – відображають на екрані монітора дані у форматі, який вказав користувач; з їх допомогою можна переглядати, коректувати, вносити дані в одну або декілька таблиць БД;

- звіти (reports) – відображають на екрані монітора та виводять на друк дані з таблиць і/або запитів у вигляді звітного документа;

- макроси (macros) – використовуються для автоматизації деяких стандартних дій з БД на основі вказаних користувачем команд і подій;

- модулі (modules) – це програми, написані на мові Visual Basic for Application (VBA) з метою автоматизації більш складної обробки даних БД, яку не можна реалізувати за допомогою макросів.

MS Access 2000 запускається на виконання одним з прийнятих у операційних системах Windows способом, наприклад із стартового меню (кнопка Start(Пуск)). Після цього відкривається прикладне вікноMS Access з діалоговим вікномдля вибору варіанта роботи:

- створення нової бази даних;

- відкриття вже існуючої бази даних.

Для відкриття існуючої бази даних у процесі запуску MS Access необхідно:

1. Вибрати перемикачOpen an existing file(Открыть базу данных).

2. У списку баз даних, що розташований у нижній частині діалогового вікна виділити елементMore files(Другие файлы). Висвітиться діалогове вікноOpen(Открытие файла базы данных)

Знайшовши в списку необхідну базу даних, треба виділити відповідний файл і натиснути кнопку Open(Открыть) або двічі клацнути мишкою по імені виділеного файлу. У головному вікні MS Access висвітиться вікно обраної бази даних.

Для відкриття існуючої бази даних в процесі роботи MS Access можна скористатися одним з трьох варіантів:

 вибрати ім’я необхідного файлу із списку файлів, що раніше відкривалися, в команді менюFile(Файл);

 вибрати командуменюFile/Open(Файл/Открыть);

 натиснути кнопкуOpen(Открыть) на панелі інструментів.

Найбільш важливим елементом інтерфейсу в середовищі MS Access є вікно бази даних, через яке здійснюється доступ до всіх об'єктів бази даних. У лівій частині вікна знаходиться панель, що містить кнопки для кожного з об'єктів MS Access: Tables(Таблицы),Queries(Запросы),Forms(Формы),Reports(Отчеты),Pages(Страницы), Macros(Макросы),Modules(Модули).

Лекція №17

Створення таблиць в MS Access.

Таблиці є основним об'єктом MS Access, якому відповідає кнопка Table(Таблица) у вікні бази даних MS Access .

Створення таблиці відбувається у два етапи:

- задання структури таблиці;

- заповнення таблиці даними.

Зауваження. У документації і літературі з MS Access стовпець таблиці називається полем, тому в подальшому ми будемо використовувати ці два терміни як синоніми.

Задаючи структуру таблиці, вибирають інформацію з предметної області, яка визначатиме поля таблиці, їх тип та характеристики і визначають, яке поле має бути первинним ключем. Первинний ключ – це поле (або сукупність полів), значення якого (яких) однозначно ідентифікує окремий рядок таблиці.

У MS Access первинний ключ може бути представлений в одному з трьох видів: лічильник, простий ключ і складений ключ.

Якщо первинний ключ створюваної таблиці не був визначений до моменту запам’ятовування її структури, то при її зберіганні буде видане повідомлення про необхідність вказання первинного ключа. У цьому випадку при натисканні кнопки Yes (Да) буде створений первинний ключ виду лічильник з ім'ям ID і типом данихAutoNumber(Счетчик).

Для створення простого ключа необхідно мати такий стовпець у таблиці, у якому містяться тільки унікальні значення (наприклад, певні коди або номери). Якщо обраний стовпець містить значення, які повторюються, або порожні значення, то його не можна призначити у якості первинного ключа. Якщо повтори значень у стовпці усунути неможливо, то необхідно або додати в таблицю поле лічильника і зробити його первинним ключем, або визначити складений ключ.

Складений ключ створюється тоді, коли неможливо гарантувати унікальність значень первинного ключа за допомогою одного стовпця (поля). Він являє собою комбінацію декількох полів таблиці.

У MS Access спроектовані таблиціможна створити такими способами:

- шляхом введення даних (використовується для таблиць з простою структурою);

- за допомогою Конструктора таблиць (основний спосіб);

- за допомогою Майстра створення таблиць для створення деяких типових таблиць на основі готових шаблонів Майстра;

- шляхом імпортування даних, створених в іншій базі даних або в іншому Windows-застосуванні.

Для безпосередньої роботи з таблицями існує три режими, що перемикаються за допомогою кнопки View (Вид) на панелі інструментів:

- режим Datasheet View (Режим таблицы) – для роботи з даними таблиці (перегляду, редагування, додавання, сортування і т.п.);

- режим Design View (Конструктор) (рис. 5) – для створення чи модифікації структури таблиці (задавання імен полів, типів їх значень, додаткових описів, вказування властивостей);

- режим Print Preview (Предварительный просмотр) – для перегляду даних перед друком таблиці.

Для створення нової таблиці потрібно активізувати кнопкуTables (Таблицы) на панелі об'єктів вікна бази даних і натиснути кнопку New(Создать). Висвічується діалогове вікноNew Table(Новая таблица) (рис. 3), в якому вибираємо спосіб створення таблиці:

- Datasheet (Режим таблицы);

- Design View (Конструктор);

- Table Wizard (Мастер таблиц);

- Import Table (Импорт таблицы);

- Link Table (Связь с таблицами).