Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць

Вікно Конструктора складається з двох частин (панелей). Верхня панель містить таблицю з трьох стовпців:Field Name(Имя поля),Data Type(Тип данных) іDescription(Описание). У стовпціField Name(Имя поля) вказуються імена полів створюваної таблиці, у стовпціData Type(Тип данных) вказується тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов'язковим. СтовпецьDescription(Описание) заповнювати не обов'язково. Воно може містити додатковий коментар до опису полів. На нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів:General(Общие) іLookup(Подстановка), а також область контекстної довідки. Переміщатися між панелями можна за допомогою клавіші<F6>.

У режимі Конструктора таблицістворюються шляхом задавання імен полів, типів їх значень, властивостей. Для цього необхідно:

1. Двічі клацнути лівою кнопкою миші на пунктіCreate table in Design View(Создание таблицы с помощью конструктора) чи натиснути на кнопкуNew(Создать) у верхній частині вікна бази даних, далі вибрати зі списку у вікніNew Table(Новая таблица) елементDesign View(Конструктор) і натиснути на кнопку ОК. Відкривається порожнє вікно Конструктора таблиць (рис. 4).

2. У вікні Конструктора по черзі ввести імена полів нової таблиці у стовпецьField Name(Имя поля).

3. У стовпціData Type(Тип данных) ввести або вибрати зі списку, що розкривається, тип даних, які будуть міститися в даному полі.

4. У стовпціDescription(Описание) можна ввести опис даного поля (не обов'язково).

5. У нижній частині вікна Конструктора таблиць на вкладкахGeneral(Общие) іLookup(Подстановка) вказати властивості кожного поля або залишити значення властивостей за замовчуванням (див. розділ 3.3).

6. Вказати первинний ключ таблиці. Для цього спочатку потрібно виділити (відмітити) поля, які будуть входити до його складу. Щоб виділити одне поле, достатньо просто клацнути мишею на рядку з потрібним полем. У випадку складеного ключа виділяємо перше поле, натискаємо на клавішу <Ctrl> і, утримуючи її, виділяємо решту полів. Після цього слід натиснути кнопкуPrimary Key (Ключевое поле) на панелі інструментів Table Design(Конструктор таблиц). Поля, які утворюють первинний ключ таблиці, позначаються спеціальним значком – знаком ключа у смузі виділення у лівій частині верхньої панелі Конструктора таблиць.

7. Після опису всіх полів таблиці слід натиснути на кнопкуClose (Закрыть).

8. На питанняDo you want to save changes to the design of table <імя таблицы>? (Сохранить изменения макета структуры таблицы <ім'я таблиці>?) натиснути на кнопку Yes (Да).

9. У вікніSave As(Сохранить как) в поліTable Name(Имя таблицы) ввести ім'я таблиці, яка створюється, і натиснути на кнопку ОК.

10. Якщо первинний ключ таблиці не призначався, то буде з’являтися повідомленняThere is no primary key defined(Ключевые поля не заданы) і питанняDo you want to create a primary key now ?(Создать ключевое поле сейчас?). Якщо натиснути на кнопку Yes (Да), то система самостійно призначить первинний ключ шляхом доповнення таблиці новим стовпцем IDnumber (Код) з типом значень “лічильник”. Якщо ж натиснути кнопку No(Нет), то буде створено таблицю без первинного ключа.

У MS Access допускаються такі типи даних:

- Text(Текстовый) – символьні або числові дані, які не потребують обчислень. Кількість символів (до 255), яка може бути введена у дане поле, задається за допомогою властивостіField Size(Размер поля).

- MEMO (Поле MЕМО) – текстова інформація, довжина якої перевищує 255 символів.

- Number(Числовой) – числові дані, які беруть участь у математичних розрахунках. Даний тип має багато підтипів. Для встановлення підтипу числових даних служить властивістьField Size(Размер поля) у вкладці General (Общие). Звичайно використовується підтип Long lnteger(Длинное целое), що займає 4 байти і Double (з плаваючою крапкою (8 байт)). Крім цих типів, можна вказати: Byte (Байт), Integer (Целое), Single (з плаваючою крапкою (4 байти)), Replication ID (Код репликации), Decimal (Десятичное). Властивість Decimal Places (Число десятичных знаков) задає точність, тобто кількість цифр, що стоять праворуч від десяткового роздільника. Значення властивості можна вибрати із списку, що розкривається. Якщо точність має визначатись автоматично, необхідно вибрати значення Auto(Авто).

- Date/Time(Дата/Время) – дані типу дата і/або час, які зберігаються в спеціальному фіксованому числовому форматі. Дата є цілою частиною значення поля типуДата/Время, а час – його дробовою частиною.

- Currency(Денежный) – дані, точність представлення яких змінюється від 1 до 4 знаків після коми. Властивості співпадають з властивостями числового поля.

- AutoNumber (Счетчик) – поле з цим типом даних містить чотирибайтний унікальний номер, який не можна оновлювати. Для кожного рядка таблиці значення цього номера автоматично збільшується на 1 чи змінюється випадковим чином. Значення цього поля змінювати не можна.

- Yes/No(Логический) – логічне поле, яке може містити лише одне із значень True або False (Да або Нет). Поля цього типу не можуть використовуватись у якості первинних ключів.

- OLE object(Поле объекта OLE) – посилання на OLE-об’єкт (лист Excel, документ Word, звук, зображення і т.п.). Тип об’єкта OLE залежить від застосування (прикладної програми), яке використовується для створення об’єкта OLE.

- Hyperlink (Гиперссылка) – дозволяє вставляти в поле гіперпосилання, за допомогою якого можна посилатися на довільний фрагмент даних всередині сторінки чи файлу на тому ж комп’ютері, у локальній мережі чи в мережі Internet. Гіперпосилання складається з трьох частин: текст, який відображається, адреса (шлях до файлу чи сторінки) і додаткова адреса (положення всередині файлу чи сторінки). Поля типуHyperlinkне можуть можуть входити у склад первинного ключа або індексу.

- Lookup Wizard(Мастер подстановок) – поле підстановок, яке дозволяє вибирати значення зі списку чи з поля із списком, що містить набір значень або значень з іншої таблиці (див. розділ 5.1).

Якщо тип даних поля вибрано, то в нижній панелі вікна відображається список властивостей для цього поля. Для того, щоб переглянути чи змінити властивості конкретного поля таблиці, необхідно виділити потрібне поле таблиці.