Призначення та формування запитів

Запити призначені для перегляду, зміни й аналізу даних. Вони використовуються також у якості джерела записів при створенні форм і звітів. Одним із найбільше поширених запитів є запит на вибірку, що виконує вибір даних з однієї або декількох таблиць відповідно до заданих користувачем критеріями.

Для створення запиту на вибірку необхідно:

1. У вікні бази перейти на вкладкуQuery (Запити) і клацнути на кнопці New.

2. На екрані з'явиться діалогове вікно New, призначене для вибору засобу побудови запиту:

· Simple Query Wizard - майстер запитів служить для створення простих запитів.

· Design View - конструктором запитів використовується, якщо запит достатньо складний.

Побудова запиту за допомогою конструктора:

1. Виберіть значення Design View у вікні New Query.

2. На екрані з'являться два вікна: вікно конструктора запитівSelect Query і вікно вибору таблицьShow Table.

ВікноSelect Query складається з трьох вкладок, що містять переліки об'єктів, запропонованих програмою для проектування запиту:Table (Таблиці),Query (Запити) іBoth (Таблиці і запити).

У вікні Show Table необхідно вибрати ім’я таблиць, а потім клацнути на кнопкахAdd і Close.

У верхній частині вікна конструктора запитів з'являться таблиці і списком їх полів.

За допомогою подвійного клацання на необхідних полях імена цих полів будуть переміщені в рядокFieldбланка запиту (нижня половина вікна конструктора запитів). У нижній частині бланку запиту вказуються параметри запиту і дані, що потрібно відібрати (Criteria), а також визначається засіб їхнього відображення на екрані (Show).

Бланк запиту називають також QВЕ-областью (Query by example - Запит за зразком).

Для впорядкування відібраних записів за алфавітом доцільно скористатися можливостями сортування самого запиту. У рядкуSort у списку вибирають вид сортування даних по зростанню (Ascending) або по спаданню (Descending).

3. Закрити вікно конструктора запитів, і у вікні, що з'явилося, Save as присвоїти запиту ім'я.

Ім'я збереженого запиту програма включає до списку, що знаходиться на вкладціQueryвікна бази даних. Результат виконання запиту відображається після натискання кнопкиOpen у вікні бази даних або кнопки ! (Run) на панелі інструментів Query Design, а також після подвійного клацання на імені запиту. При цьому не має значення, відкрита таблиця з даними або ні. Результат виконання даного запиту формується у вигляді динамічної таблиці. .

Індикатори в рядкуShowдозволяють скасувати відображення полів у запиті ще при його створенні.

Сортування даних у таблиці по вмісту тільки одного стовпчика не завжди призводить до бажаних результатів, тому іноді потрібно здійснювати сортування по вмісту декількох полів.

Щоб прискорити сортування, варто розміщати поруч поля, дані котрих необхідно просортувати.