Розташування учасників за столом і деякі позиції взаємодії

Стратегічне розташування "сил" і правильне розподілення учасників за столом є засобом їх ефективної взаємодії. Різні відтінки ставлення людей до Вас можуть виражатися в тому, які місця вони займають за столом відносно Вас.

Розсідаються за столом переговорів тільки після того, як своє місце займе хазяїн переговорів.Він може посадити головного гостя по праву руку від себе або напроти себе. Другий варіант зустрічається найбільше часто, тому що в переговорах беруть участь помічники та інші члени делегації.

Традиційно гості займають місця спиною до вікна і до дверей (щоб не відволікатися). У неофіційній обстановці розсадження учасників зустрічі краще змішане, тому що це полегшує відвертий обмін думками. Керівники сторін звичайно сідають поруч, інші учасники зустрічі - по симпатіях або за принципом субординації. Після того як усі займуть свої місця за столом переговорів, доступ у кімнату зустрічі повинен бути припинений, за винятком додатково запрошуваних, що вкрай небажано.

Розглянемо розташування учасників в умовах робочого кабінету за стандартним прямокутним столом, не спиняючись на інших ситуаціях розміщення.

Особа В може займати чотири основних положення стосовно до особи А.

В₁: Кутове розташування.

В₂: Позиція ділової взаємодії.

В₃: Конкуруючо-оборонна позиція.

В₄: Незалежна позиція.

Кутове розташування (В₁ рис. 1) характерне для людей, які зайняті дружньою, невимушеною бесідою. Ця позиція сприяє постійному контакту очей і дає простір для жестикуляції і можливості для спостереження за жестами співбесідника. Кут столу служить частковим бар'єром на випадок небезпеки чи загрози з боку співбесідника: можна за нього заховатися. При такому розташуванні відсутній територіальний розподіл столу.

Коли дві людини працюють у співавторстві над якоюсь проблемою чи проектом, вони звичайно займають Позицію ділової взаємодії (по один бік столу)(В₂, рис. 2). Це одна із найбільш вдалих позицій для подання, обговорення і вироблення загальних рішень. Однак секрет полягає в тому, щоб В, делікатно використав цю позицію, не створюючи у А враження, що його територія була порушена.

Положення за столом один навпроти одного може викликати оборонне ставлення і атмосферу суперництва. Це - конкуруючо-оборонна позиція (В₃, рис.3). Вона може призвести до того, що кожна із сторін буде дотримуватися своєї думки, бо стіл стає бар'єром між ними. Люди займають таке положення за столом у тому випадку, якщо вони перебувають у стосунках суперництва, або коли один із них виносить іншому догану за якийсь недогляд. Якщо зустріч відбувається в кабінеті, то таке розташування свідчить також про стосунки субординації.

Незалежну позицію (В4, рис. 4) займають люди, які не бажають взаємодіяти за столом один з одним. Це може бути в бібліотеці, в парку на лавці чи в ресторані за столиком. Таке положення свідчить про відсутність зацікавленості. Його можна розцінювати і як вороже з боку людини, чиї територіальні кордони були порушені. Цього положення треба уникати у випадку, коли потрібна відверта розмова між А і В₄.

6) Якщо за планом переговорів передбачене частування в службовому приміщенні, то воно, за винятком чаю або кави, повинне бути підготовлене заздалегідь і перебувати в кімнаті переговорів на окремому столику під серветкою.

Якщо при цьому вживається спиртне, його розливає або глава приймаючої сторони, або його колега. Не поспішаєте випивати раніше гостя, тим більше наливати собі нову порцію, якщо гість не допив ще першої, навіть у тому випадку, якщо він не доп'є її до кінця частування. Не курите, якщо в кімнаті не видно попільниці, якщо інші присутні ще не закінчили трапези або якщо приймаючий Вас не закурив сам і не запропонував цього Вам.

Не заглиблюйтеся в їжу, але обов'язково подякуєте за частування і гарну сервіровку.

Етикет не допускає під час переговорів знімати піджаки або розпускати вузли краваток, за винятком випадків, коли це пропонує зробити глава делегації Ваших партнерів, даючи цим зрозуміти, що наступив час неформального спілкування (no tie session - "зустріч без краваток").

7) Після повернення з переговорів не слід забувати коротко подякувати сторону, яка приймала за гостинність,навіть у тому випадку, якщо переговори були не зовсім плідними. Цього вимагають правила етикету. У ділових відносинах ніколи не треба "спалювати мости" за собою: ділові проблеми можуть потребувати нових контактів з тими ж людьми.

Бажано з усіма, з ким Ви спілкуєтеся, підтримувати нормальні відносини й хоча б раз у рік обмінюватися вітальними листівками.

3. Прийоми успішного ведення ділових переговорів.

Що НЕ СЛІД робити:

1) бути занадто самовпевненим (переоцінювати: себе; вашу роль у процесі ваш авторитет; вашу компетенцію та уміння; правоту вашої справи; правильність вашої стратегії);

2) затягувати процес підготовки рішень;

3) поступатися цілісністю своїх принципів, цінностей і інтересів;

4) прибігати до невірних комунікативних прийомів. Необхідно бути красномовним, говорити по справі, чітко, ясно; не виходити "із себе", не перебивати, слухати і дізнаватися нову інформацію; інформувати, а не вирікати істини;

4) бути нав'язливим, тому що це часто викликає недовіру і може перешкодити об'єктивності;

5) використовувати час неналежним образом, а саме: витрачати його попусту; утрачати пильність, а саме: у випадку утоми припиняти переговори; не займати оборонну позицію; нікого не обвинувачувати; не каятися надміру у своїх помилках; але бути щирим, чесним і відповідальним та ін.;

6) турбуватися постійно про кінцевий результат. При цьому: не слід брати на себе не вашу відповідальність; не слід позбавляти ні себе, ні конфронтуючу сторону почуття причетності, як до успіху, так і до провалу переговорів;

7) забувати включати конкретні терміни та умови, за якими досягається угода.

Що ВАРТО робити:

1) Вміти зняти заперечення. Тому намагайтеся дотримуватися тактики, перевіреної часом:

- дохідливо поясніть свою пропозицію;

- не обіцяйте нічого неможливого;

- вчитеся відхиляти нездійсненні вимоги;

- записуйте все, із чим ви погоджуєтеся і що ви обіцяєте;

- не вірте причині відмови, якщо вона переконливо не обґрунтована;

- не йдіть на пряму конфронтацію;

- важкі запитання обговорюйте в самому кінці, коли по всім іншим уже досягнута згода і коли жоден з учасників переговорів не зацікавлений більше в їхньому невдалому результаті.

Знижувати опір опонентів вашим пропозиціям такими прийомами, як: формулюванням питань із заздалегідь передбаченою імовірністю позитивної відповіді; апеляцією до інтересів конфронтуючої сторони; поясненням вигідності або неприйнятності пропозиції;

2) вести переговори тільки з тими, хто має владу, тобто дійсними (або) уповноваженими представниками, заздалегідь знати: хто буде приймати рішення; хто буде підписувати угоду; наслідки конфлікту або тупика і т.п.;

3) попередньо виробляти процедурні угоди;

4) уникати непотрібного розголосу;

5) робити комунікацію ефективно, тобто: слухати активно, забезпечуючи зворотний зв'язок з опонентами; сприяти комунікації усередині команди; уточнювати та узагальнювати почуте; правильно задавати питання, використовуючи різні форми;

6) при необхідності допомагати конфронтуючій стороні зберігати "обличчя", використовуючи при цьому такі прийоми, як: дозволяти учасникам переговорів виправляти свої помилки, не втрачаючи "обличчя"; у випадку поступки конфронтуючої сторони, віддавати їй належне за щирість і об'єктивність; не смакувати ваші перемоги; залишати місце для "спільної перемоги" у змісті задоволення власних інтересів сторін і (або) спільних інтересів;

7) виробляти способи розрядки напруги в процесі переговорів, а саме: знати (представляти) як розрядити обстановку, у випадку, коли обговорення заходить у тупик; улаштовувати перерви; вносити в обговорення трохи гумору;

8) Якщо ви неправі і знаєте, що співрозмовник це відчув, то зізнайтеся в цьому негайно. Цим ви обеззброїте опонента і збережете можливість для нормальних ділових контактів, у противному випадку ви будете змушені виправдуватися, що завдасть шкоди особистому престижу і негативно вплине на хід переговорів.

9) Не квапитеся з нав'язуванням співрозмовникові своїх "коштовних" ідей й "ідеальних" рішень. Вони можуть стати такими, якщо "виникнуть" у його голові. Для цього необхідно навчитися подавати ідеї як би випадково, але так, щоб співрозмовник сприйняв їх і міг пізніше висловлювати як власні. З таким психологічним феноменом ми зустрічаємося часто, але рідко користуємося цим прийомом у ділових взаєминах.

10) Закінчувати кожну зустріч на позитивній ноті. При цьому, зокрема, рекомендується показати, що ви цінуєте час і зусилля, витрачені вашими опонентами.