Рекомендації щодо ведення переговорів.

3. Прийоми успішного ведення ділових переговорів.

4. Організація і проведення ділових нарад. (для самостійного конспектування)

1. Етапи проведення ділових переговорів.

Ділові переговори –це специфічна форма спілкування, яка спрямована на розв’язання проблем, що виникають у стосунках між людьми, організаціями або державами.

У рішенні принципових питань головну роль грають особисті контакти. Вони можуть здійснюватися в різноманітних формах: від неофіційних зустрічей до офіційних переговорів із заздалегідь підготовленим порядком денним. Успіх особистих контактів залежить від того, чи вдалося досягти взаєморозуміння, а це вимагає ретельної підготовки будь-якої зустрічі, навіть якщо вона носить неофіційний характер.

Загальний алгоритм ведення професійних переговорів складається з двох стадій:

1. Підготовка до переговорів.

2. Введення переговорів.

Напідготовчій стадії ведення переговорів складається докладний план, підбираються і систематизуються матеріали, проводиться репетиція ведення переговорів. При цьому необхідно продумати відповіді на питання: Які питання я поставлю?

Як я буду поводити себе, якщо мій співрозмовник:

- в усьому зі мною погодиться;

- рішуче заперечить, перейде на підвищений тон;

- не відреагує на мої докази;

- виявить недовіру до моїх слів, думок.

Стадія ведення переговорів складається з 5 фаз:

1) Перша фаза - початок ведення переговорів. Задачами даної фази є:

* установлення контакту з партнерами;

* створення приємної атмосфери для ведення переговорів;

* залучення уваги;

* пробудження інтересу;

* «перехоплення», у разі потреби, ініціативи в процесі переговорів.

Для створення сприятливого клімату на початку переговорів необхідно не упускати з виду ряд, так званих «дріб'язків», зокрема, варто користуватися: ясними, стиснутими і змістовними вступними словами; звертатися до співрозмовників по імені; мати відповідний зовнішній вигляд; виявляти повагу до особистості партнера і т.п.

2)Друга фаза–передача інформації. Вона містить у собі наступні задачі:

* виявлення мотивів і цілей партнера;

* передача запланованої інформації;

* формування основ для аргументації.

3)Третя фаза – аргументування. На цій фазі формується попередня думка, визначена позиція по даній проблемі, що влаштовує обидві сторони.

4) Четверта фаза – спростування доводів партнера. Найбільш важливими задачами даної фази є:

* прийнятне пояснення заперечень, зауважень, сумнівів;

* нейтралізація зауважень партнера або, якщо для цього є можливості, спростування заперечень партнера.

5)П'ята фаза – прийняття рішень. До основних задач даної фази можна віднести наступне: досягнення основної, або, у самому несприятливому випадку, запасної (альтернативної) мети; забезпечення сприятливої атмосфери наприкінці переговорів; стимулювання партнера до виконання намічених дій; складання всеосяжного резюме переговорів, зрозумілого для всіх учасників, з чітко виділеним основним висновком; підписання угоди за результатами переговорів.

2. Рекомендації щодо ведення переговорів.

При викладі проблеми спробуймо розкрити ті сторони переговорів, яких майже не торкалися, a саме: ЯK ОБСТАВИТИ ПЕРЕГОВОРИ і ЯК ДОМОГТИСЯ КОМПРОМІСУ, адже зрозуміло, що протилежна сторона іде на переговори не з тією метою, щоб встати із-за столу із піднятими вгору руками.

1) Будь-які переговори повинні бути обмежені за часом. Дуже несприятливе враження залишають нелімітовані по тривалості (часто через неорганізованість учасників) переговори. Вони свідчать про непідготовленість і формальне відношення до них ініціатора переговорів, про його професійну непідготовленість і нездатність приймати відповідальні рішення, про неповагу до свого партнера.

Про день і годину переговорів домовляються заздалегідь.Діставши згоду, варто прибути в призначений час, не змушуючи іншу сторону чекати. Якщо домовленість про зустріч досягнута, необхідна абсолютна пунктуальність, точність - неодмінна якість ділової людини.

Найвищою мірою неввічливо приходити на фірму без узгодження й домагатися зустрічі явочним порядком. Це може створити відчуття незручності в керівника фірми: чисто по-людськи йому незручно відмовити в прийомі, але в нього можуть бути власні плани або йому необхідна попередня підготовка до розмови (перегляд колишньої документації, підбор нових матеріалів і т.п.).

Максимальна тривалість переговорів – 2 - 2,5 години. У полі зору керівників повинен бути годинник.

2) Встановлення державного прапору. Державний прапор як символ країни є втіленням національної єдності, честі та гідності, традицій державостворення, історії та сьогодення. Особливого значення набуває використання державних прапорів при проведенні міжнародних переговорів, оскільки, саме з прапором передусім асоціюється та чи інша держава.

3)При підготовці до переговорів найважливіше значення маєправильний вибір мови спілкування. Якщо язикове середовище різне, то, як правило, переговори ведуться мовою приймаючої сторони за участю перекладача, який добре володіє необхідною термінологією. Варто мати на увазі, що професіонали звичайно прагнуть працювати із кваліфікованим перекладачем навіть тоді, коли досить добре знають мову партнера. Це дає можливість стежити за висловленнями партнерів, які не припускають, що інша сторона їх розуміє.

4) Вимоги до приміщень. Чистота, порядок, вентиляція (фахівці по науковій організації праці зазначають, що відсутність вентиляції зменшує продуктивність праці на 10%), світло, температура, колір стін (найбільш сприятливий світло-блакитний).

Переговори варто проводити в окремому приміщенні. Учасники від приймаючої сторони повинні зайняти місце в кімнаті переговорів до приходу туди представників іншої сторони. Негативне відношення викликають отлучки або виклики приймаючоъ сторони з кімнати переговорів. У візитерів це створює враження або несвоєчасності візиту, хоча він був попередньо погоджений, або неповаги до них, або якоїсь несприятливої події в приймаючої сторони.

Під час переговорів на столи ставлять квіти, фруктову і мінеральну воду в пляшках, відкриту, але із пробкою, і фужери - перевернені (ознака їх невикористанності). Якщо переговори затяглися, подають чай і каву з бутербродами та печивом.

Приймаючий повинен радо зустріти своїх гостей (у багатьох солідних фірмах це робиться "у порога"). При цьому Ваші жести й посмішки, звернені до гостей, повинні виражати іскрене задоволення від зустрічі з ними. Зайва захопленість, нещира посмішка можуть викликати в гостей сторожкість, а манірність і гордість - образу.

Приймаючий повинен представити своїх колег по прізвищах і займаних посадах, включаючи й запрошених на переговори представників інших організацій. Потім представляє своїх колег керівник іншої сторони.