Загальні характеристики інформаційно-пошукових систем з законодавства

Для того, щоб зорієнтуватися у різноманітті існуючих ІПС, треба знати особливості подібних систем та співвіднести їх із своїми потребами:

1. Насамперед, існують повнотекстові ІПС та системи типу “картотека”. “Картотека” вміщує базу даних із бібліографічних карток з реквізитами нормативних документів. Повнотекстова система крім вихідних даних нормативного документу вміщує і його повний текст.

2. Іншим критерієм, за яким можна оцінити будь-яку правову ІПС, є її повнота. За максимумом система повинна вміщувати всі нині діючі нормативно-правові акти СРСР, законодавчі акти, прийняті Верховною Радою України, укази Президента, постанови Кабінету міністрів, нормативні акти міністерств та відомств. Навіть ця вимога важко виконувана. А ще й “на місцях” приймається велика кількість нормативних актів, які справляють значний вплив на підприємницьку діяльність. Багатьом користувачам доводиться періодично звертатися й до законодавства держав СНД. Як приклад, можна відмітити, що база даних системи “Правник” зберігає діючі міжнародні угоди, прийняті ще у 1883 і 1886 роках. Максимально повна база даних буде мати нескінченні розміри. Тому ІПС звичайно мають від однієї до декількох десятків спеціалізованих інформаційних баз. Вони формуються в залежності від джерела походження документів (Верховна Рада, Кабінет міністрів тощо) або по тематичному принципу. Ціна ІПС прямо пропорційна кількості таких баз та їх обсягу.

3. Важливою характеристикою є мова документів, які зберігаються. Як правило, документ зберігається на мові оригіналу офіційного видання. Але багато систем мають і паралельні тексти на російській мові. До ряду систем вбудовані і програми-перекладачі на іноземні мови. Але у всіх випадках перекладу виникає питання аутентичності тексту. Це стосується часто й текстів на мові офіційного видання. Створювачі і розповсюджувачі правових ІПС, як правило, відповідальність за аутентичність будь-яких текстів в електронній базі даних на себе не беруть. Хоч користувачі систем “Лоцман” і “Правник” мають можливість за своєю вимогою одержати графічну копію оригіналу документу, що містить всі супутні реквізити.

4. Для правових ІПС важливою властивістю є їх актуальність, яка визначається наявністю у базі самих останніх документів та змін в них. Існують три основні способи оновлення інформації в базах даних:

1) оновлення інформації по модему (користувач може отримувати необхідну йому інформацію з ВВS постачальника або одержувати її по Е-mаіl. Таким способом доставляються звичайно тільки доповнення або зміни до бази. Позитивною якістю способу є оперативність. Недоліки є наслідком наших загальних проблем з каналами зв’язку);

2) розсилка користувачам змін та доповнень на дискетах (спосіб простий і надійний, але періодичність оновлення звичайно не частіше одного разу в тиждень);

3) постачання цілком поновлених баз на компакт-дисках (позитивною якістю цього способу є те, що немає необхідності тримати базу даних на жорсткому диску комп’ютера. Недолік – нові компакт-диски звичайно з’являються не частіше одного разу в місяць).

5. Важливим параметром є ще й інтерфейс користувача. Сьогодні існують версії правових ІПС як під DOS, так і під Windows. Оскільки подібні системи призначені для роботи з текстовими документами, то у Windows-версій особливих переваг нема. Вибір залежить від смаку та звичок користувачів, а більше від того, які комп’ютери вони мають.

6. Сервісні функції систем по роботі з документами практично однакові:

1) пошук необхідного документу здійснюється за декількома ознаками: виду документу; органу влади, який прийняв документ; датою прийняття документа; номеру; ключовому слову або групі слів, які зустрічаються у тексті чи назві документу (інакше –контекстом). Додатково пошук необхідних документів може здійснюватися ще й за назвою галузі, що цікавить;

2) практично всі ІПС дозволяють вести роботу одночасно з кількома документами з різних розділів права в різних вікнах. Підібрану інформацію можна групувати по темах і зберігати;

3) великі зручності в роботі приносить функція “Гипертекст”. Наприклад, проглядаємо документ, в тексті якого є посилання на інші нормативні акти. Щоб звернутися до них, немає необхідності завершувати роботу з основним документом та шукати те, що зацікавило. Достатньо виділити назву необхідного нормативного документу, і в нижній частині вікна екрана монітору з’явиться його зміст;

4) є можливість відслідкування усіх змін, що відбулися в документі. Користувач може побачити, в яких абзацах (статтях) та коли вони були зроблені;

5) ряд ІПС дозволяє користувачеві прослідкувати структуру зв’язків між окремими документами (на екрані монітора в графічній формі представлено, в яких документах він згадується і на які нормативні акти є посилання в його тексті);

6) корисною є можливість маркірування (виділення) фрагментів одного й того же документу різними кольорами;

7) система електронних закладок дозволяє забезпечити швидке повернення до документу, який раніше проглядався;

8) ряд систем мають вбудовані тлумачні словники, до яких користувач може звернутися будь-якого часу і отримати тлумачення незрозумілого йому терміна.