Одновременно

6. Д 98 списываются разницы в ценах

К 91/1

2.15 Бухгалтерский учет и отчетность при реорганизации юридических лиц.

При реорганизации юридических лиц (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) права и обязанности каждого из них переходят к вновь возникшему юридическому лицу (или лицам) в соответствии с передаточным актом. В состав передаточного акта и разделительного баланса, оформляемых при реорганизации юридических лиц, включается бухгалтерская отчетность, составляемая в установленном Минфином РФ порядке, в объеме форм годового бухгалтерского отчета на последнюю дату (дату реорганизации).

При слиянии и присоединении отдельных юридических лиц (подразделений) к бухгалтерским балансам каждого из них, по желанию их правопреемников, могут быть приложены акты инвентаризации имущества и обязательств, подтверждающие достоверность отдельных статей балансов.

При разделении юридических лиц составляемый разделительный баланс состоит из общего баланса по ранее действовавшему юридическому лицу и балансов каждого нового юридического лица, образованного на базе подразделений, ранее входивших в состав прежнего юридического лица. Данные разделительного баланса являются одновременно и данными баланса каждого нового юридического лица на дату начала его деятельности после его государственной регистрации.

Реорганизацию юридических лиц рекомендуется приурочивать к концу определенного отчетного периода (года или квартала). Организация бухгалтерского учета при реорганизации предприятия регулируется «Методическими указаниями по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций» (утв. пр. Минфина России от 20.05.03 № 44н). Реорганизация юридического лица может осуществляться в форме:

· Слияния, при котором права и обязанности каждой из организаций переходят к вновь возникшей организации в соответствии с передаточным актом;

· Присоединения одной организации к другой организации, в результате которого к последней переходят права и обязанности присоединенной организации с передаточным актом;

· Разделения организации, при котором ее права и обязанности переходят к вновь возникшим организациям в соответствии с разделительным балансом;

· Выделения из состава организации одной или нескольких организаций, при котором к каждой из них переходят права и обязанности реорганизуемой организации в соответствии с разделительным балансом;

· Преобразования организации с изменением организационно-правовой формы, в результате которого к вновь возникшей организации переходят права и обязанности реорганизуемой организации в соответствии с передаточным актом.

Не применяются эти методические указания при изменении организационно-правовой формы путем приватизации государственных и муниципальных унитарных предприятий (см. ФЗ № 178 – ФЗ от 21.12.01 с изменениями и дополнениями от 27.02.03), а также в связи с:

· Ликвидацией организации, которая влечет прекращение ее деятельности без перехода ее прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам;

· Продажей, покупкой организации как имущественного комплекса;

· Обычной деятельностью реорганизованных организаций;

· Интересами от участия в совместных предприятиях (деятельности).

Основания для признания реорганизации:

· Решение учредителя (общего собрания акционеров, участников общества, хозяйственных товарищей, членов кооператива и т.д.);

· Решения уполномоченных государственных органов (Правительства РФ – по казенным предприятиям; уполномоченного государственного органа или органа местного самоуправления – по государственным и муниципальным унитарным предприятиям);

· Решения суда (при разделении или выделении из состава организации одной или нескольких организаций);

· Состояние антимонопольного органа при реорганизации в форме слияния, присоединения и преобразования (в случаях, установленных антимонопольным законодательством);

· Предписания уполномоченных государственных органов или решения суда при реорганизации в принудительном порядке.

Впервые методические указания устанавливают прерогативу учредителей по выбору способа оценки передаваемого (принимаемого) имущества:

· По остаточной стоимости,

· По текущей рыночной стоимости,

· По иной стоимости, (фактической стоимости, стоимости материально-производственных запасов, первоначальной стоимости финансовых вложений и др.). Выбор оценки осуществляется одновременно с решением учредителей о реорганизации.

На первом этапе решение о реорганизации отражается в договоре (например, договор о присоединении, который представляет собой юридическую форму согласия собственников юридических лиц на присоединение).

Составлению передаточного акта предшествуют следующие процедуры реорганизации:

· Уведомление кредиторов о проведении реорганизации;

· Определение величины кредиторской задолженности, подлежащей уплате кредиторами;

· Инвентаризация имущества и обязательств;

· Определение взаимных обязательств реорганизуемых сторон;

· Погашение задолженности в части предъявленных требований о досрочном погашении.

Основанием для передачи имущества и обязательств юридических лиц при реорганизации является передаточный акт или разделительный баланс (ст. 58 ГК РФ). Он является обязательным и должен содержать следующие блоки:

· Общая информация о реорганизации юридических лиц:

· Полное наименование юридических лиц, участвующих в реорганизации,

· Организационно-правовая форма каждого юридического лица,

· Вид реорганизации (присоединение, слияние, преобразование),

· Правопреемство;

· Передаточный (разделительный) баланс, содержащий сведения об имуществе, обязательствах и собственном капитале реорганизуемого юридического лица;

· Пояснения к передаточному балансу, раскрывающие информацию об отдельных статьях имущества, обязательств и собственного капитала.

В соответствии с п. 9 «Методических указаний» реорганизуемая организация, прекращающая свою деятельность, составляет заключительную бухгалтерскую отчетность, в которой закрывается счет 99:

Д 84 убытки отчетного Д 99 прибыль отчетного

К 99 года К 84 года

Заключительная бухгалтерская отчетность составляется в объеме форм годовой отчетности (форма №1, форма №2, форма №3, форма №4, форма №5) за период с начала отчетного года до внесения в Единый государственный реестр сведений о реорганизации.

Не предусмотрено составление заключительной бухгалтерской отчетности с закрытием счетов учета прибылей и убытков организацией, у которой в процессе реорганизации на основании решения учредителей изменяется только объем имущества и обязательств и текущий отчетный год не прерывается. Например, организацией, к которой в результате реорганизации присоединяется другая (другие) организация, или организацией, из которой при реорганизации выделяется структурное подразделение (сегмент или часть сегмента) реорганизуемой организации.

Методическими указаниями предусмотрено, что все текущие расходы реорганизуемых организаций должны найти отражение в заключительной бухгалтерской отчетности.

Пунктом 11 «Методических указаний» установлено, что передача имущества и обязательств при реорганизации по передаточному акту или разделительному балансу от одной организации к другой в порядке универсального правопреемства не рассматриваются для целей бухгалтерского учета как продажа имущества и обязательств или как безвозмездная их передача. Бухгалтерскими записями не отражаются.

Особенности формирования бухгалтерской отчетности приведены в разделах IV-VIII Методических указаний.

2.2.16 Особенности бухгалтерского учета при ликвидации юридических лиц

В соответствии со статьями 61-63 ГК РФ предприятие может быть ликвидировано:

· Добровольно (по инициативе учредителей) или в связи с достижением цели (см. ФЗ № 31 – ФЗ от 31.03.2002).

· По решению суда (в связи с различными нарушениями (при создании предприятия, осуществлении деятельности без лицензии и т.д.);

· В связи с банкротством, признанным судом.

При ликвидации юридического лица принадлежавшее ему имущество продается, а полученные денежные средства направляются на погашение обязательств. Оставшиеся денежные средства зачисляются в уставный капитал организации. По данной операции производятся записиД 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

К 80 «Уставный капитал».

После этой записи оставшиеся денежные средства распределяются между участниками (учредителями) юридического лица в порядке, установленном в учредительных документах. Операции по распределению капитала отражаются: Д 80 «Уставный капитал»

К 75 «Расчеты с учредителями»

И на выдачу денежных средств: Д 75 «Расчеты с учредителями»

К 50, 51, 52.

В случае недостаточности у ликвидируемого юридического лица имущества и других ликвидных активов для покрытия убытков на эти цели направляется Уставный капитал. При нереальности уставного капитала претензии кредиторов к должнику предъявляются в установленном законом порядке. Добровольная ликвидация осуществляется на основании решения учредителей о ликвидации, которое принимается на общем собрании учредителей. В течение 3-х дней, в соответствии со ст. 23 НК РФ, предприятие должно уведомить налоговую инспекцию о своем решении. Форма уведомления приведена в приказе ГНС России № ГБ-3-12/309 от 27.11.98. Уведомление отсылается бухгалтерией, назначается общее собрание учредителей. По согласованию с Регистрационной палатой назначается ликвидационная комиссия и устанавливается порядок и сроки ликвидации (п. 2 ФЗ №31-ФЗ от 21.03.2002.). К ликвидационной комиссии переходят полномочия по управлению делами юридического лица. В состав ликвидационной комиссии входят: руководящие лица организации, часть трудового коллектива, учредители или их представители. Как правило входит главный бухгалтер. Ликвидация начинается с инвентаризации. Проверке подлежат абсолютно все пассивы и активы организации.

Одновременно с инвентаризацией проводится финансовый анализ:

· Активов организации. Определяются их характеристики, состояние, степень ликвидности, возможная цена реализации;

· Дебиторской задолженности. Определяется возможность взыскания задолженности, ликвидность долга при его продаже, устанавливаются приблизительные сроки получения долгов;

· Кредиторской задолженности. Устанавливается сумма срочной и просроченной задолженности.

Ликвидационная комиссия рассылает письменные уведомления всем кредиторам о том, что предприятие ликвидируется, а также дает публикацию в установленных видах изданий о ликвидации. Для этого работники бухгалтерии готовят данные о кредиторах и предоставляют эти данные в ликвидационную комиссию. Ликвидационная комиссия помещает в специальной печати, в которой публикуются данные о государственной регистрации и ликвидации, информацию о порядке и сроках заявления требований кредиторами организации. Ликвидационная комиссия определяет порядок погашения задолженности перед кредиторами. Порядок удовлетворения требований кредиторов имеет существенное значение для юридического лица.

Согласно ст. 64 Гражданского Кодекса РФ:

· В первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми ликвидируемое предприятие несет ответственность за причинение вреда жизни или здоровью.

· Во вторую очередь выплачиваются выходные пособия и зарплата лицам, работающим по трудовому контракту, вознаграждения по авторским договорам.

· В третью очередь удовлетворяются требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого предприятия.

· В четвертую очередь погашается задолженность по обязательным платежам в бюджет и внебюджетные государственные фонды.

· В пятую – производятся расчеты с прочими кредиторами.

Задолженность перед кредиторами первых четырех очередей погашается сразу после утверждения промежуточного баланса, а перед кредиторами пятой очереди – по истечении месяца со дня его утверждения. Бухгалтерия должна четко отслеживать, во-первых, очередность по гражданскому законодательству, а во-вторых, очередность внутри групп. Если очередность внутри групп установлена решением собрания, то главный бухгалтер должен этот вопрос согласовать с председателем ликвидационной комиссии. Важно не только знать порядок расчетов с кредиторами, но и иметь документ, подтверждающий данный порядок. Это поможет избежать конфликтов с представителями контрагентов.

Срок заявления требований кредиторами может устанавливаться:

· Общим собранием;

· Решением ликвидационной комиссии.

Но он не может быть менее 2-х месяцев с момента публикации о ликвидации.

Главный бухгалтер организации после сообщения в государственную налоговую инспекцию (ГНИ) определяет порядок взаимоотношений по расчетам с бюджетом и внебюджетными государственными фондами. ГНИ может назначить проверку предприятия, сообщает в соответствующие органы о результатах проверки. После окончания срока для предъявления требований кредиторами бухгалтерия составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества организации, предъявленных кредиторами требованиях, а также о результатах их рассмотрения. Гражданский кодекс (ст. 63) определяет, что промежуточный ликвидационный баланс составляется ликвидационной комиссией, но на деле его приходится составлять работникам бухгалтерии как обычный годовой баланс.

Приведем пример составления промежуточного ликвидационного баланса. Решение о ликвидации организации было принято 5 октября. Публикация о ликвидации прошла 20 октября. Промежуточный ликвидационный баланс составляется на 20 декабря.

В балансе ликвидируемого предприятия чаще всего есть большой убыток, и нет прибыли, расчетный счет «обнулен» (находится на картотеке), в кассе денежных средств практически нет, ликвидных активов (материалов и товаров) нет, а есть внеоборотные активы, которые хотят разделить между собой учредители, дебиторская задолженность не может быть получена.

Отражение работы предприятия в бухгалтерском балансе можно разделить на 2 этапа:

· До принятия решения о ликвидации;

· После принятия решения.

На первом этапе в организации происходит обычная производственная деятельность: произведены затраты на производство; выдана зарплата; оплачены налоги. На втором этапе выделяются: затраты на аренду зала для проведения собрания; итоги инвентаризации; затраты на публикацию о ликвидации; постоянные расходы организации; зарплата членов ликвидационной комиссии; корректировка расчетов после выверки с бюджетом и контрагентами.

Все эти издержки и результаты отражаются в промежуточном балансе.

На основании промежуточного ликвидационного баланса организация определяет реальную стоимость своих активов, как их выгоднее реализовать, выверенную сумму и порядок расчетов с кредиторами, а также, хватит ли активов, чтобы расплатиться с кредиторами. После составления промежуточного ликвидационного баланса все платежи и взыскания производятся в порядке очередности, предусмотренной ст. 64 Гражданского Кодекса РФ. Требования каждой очереди удовлетворяются после полного удовлетворения требований предыдущей очереди. Если данные баланса показывают, что денежных средств организации не хватит для расчета с кредиторами, то ликвидационная комиссия согласно п. 3 ст. 63 Гражданского Кодекса РФ осуществляет продажу имущества организации. Порядок реализации имущества установлен Федеральным законом ст. 59 №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» от 21.07.97 (с изменениями от 30.07.01) и осуществляется в следующей очередности:

· Имущество, не участвующее в производстве (ценные бумаги, валютные ценности, транспортные средства и т. д.);

· Готовая продукция;

· Объекты недвижимости и другие основные средства, сырье, материалы и др.

В ряде случаев участники организации готовы внести в кассу денежные средства, чтобы расплатиться с кредиторами и иметь возможность распределить между собой внеоборотные средства (если рыночная стоимость данного имущества выше его остаточной стоимости). После составления предварительного ликвидационного баланса организация начинает процедуру расчетов, в первую очередь наличными денежными средствами. Если у предприятия окончились денежные средства, а долги еще не погашены, то необходимо продать свои активы. Ликвидационная комиссия должна принять решение об очередности реализации активов предприятия исходя из экономической целесообразности.

Необходимо помнить, что операции по выбытию имущества облагаются всеми установленными налогами. Полученные денежные средства от реализации имущества поступают в кассу предприятия или на его расчетный счет. После этого продолжается процесс расчетов с кредиторами. Если требования кредиторов были предъявлены после срока, установленного ликвидационной комиссией, после составления промежуточного ликвидационного баланса, то они удовлетворяются из средств, оставшихся после удовлетворения требований кредиторов, заявленных в срок.

Расчеты с кредиторами в учете отражаются следующим образом:

1. Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Выплачена

К 50 «Касса», К 51 «Расчетные счета» заработная плата

2. Д 68 «Расчеты по налогам и сборам» Произведена оплата налогов

К 51 «Расчетные счета»

3. Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Оплачена кредиторская

Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» задолженность

К 50 «Касса», К 51 «Расчетные счета» денежными

средствами;

4. Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Погашена

Д76 «Расчеты с разными дебиторами

и кредиторами» задолженность

К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» путем

К 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»проведения взаимного зачета.

Суммы дебиторской и кредиторской задолженности, которые не были погашены, списываются на финансовые результаты организации как внереализационные доходы и расходы ( см. п. 78 Положения № 34н). Списание осуществляется на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и распоряжения председателя ликвидационной комиссии. После того, как завершились расчеты с кредиторами и дебиторами, ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс. Этот баланс должен быть одобрен учредителями ликвидируемой организации и согласован. Ликвидационный баланс может быть прибыльным для учредителей, которые получают доход от ликвидации активов, либо убыточным, когда убытки покрываются за счет уставного капитала. Окончательный ликвидационный баланс отражает активы, оставшиеся после окончания всех расчетов ликвидируемого юридического лица, т.е. то имущество, которое ликвидационная комиссия должна передать учредителям организации.

Оставшееся имущество предприятия распределяется между его учредителям. Передав в УМНС ликвидационный баланс, организация снимается с налогового учета. Передача имущества производится путем оформлением специального акта. После составления ликвидационного баланса бухгалтерский учет ведется в соответствии с п. 2.4 приказа Минфина России от 28.07.95 № 81 "О порядке отражения в бухгалтерском учете отде­льных операций, связанных с введением в действие первой части Гражданского кодекса Российской Федерации":

1. Д 99 "Прибыли и убытки" Учтена в Уставном капитале прибыль организации

К 80 "Уставный капитал”

2. Д 80 "Уставный капитал" Распределен уставный капитал

К 75 "Расчеты с учредителями" между учредителями

3. Д 75 "Расчеты с учредителями", Произведены выплаты

К 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" учредителям

При недостатке у организации имущества и других ликвидных активов для покрытия убытков, на эти цели направляются средства уставного капитала. Имущество организации может быть распределено между учредителями в натуральной форме. Списание распределенных основных средств осуществляется в обычном порядке.

1. Д 91 "Прочие доходы и расходы", Списывается первоначальная стоимость

К 01 "Основные средства"; объектов

2. Д 02 "Амортизация основных средств", Списывается начисленная амортизация

К 91 "Прочие доходы и расходы";

3. Д 75 "Расчеты с учредителями", Списывается остаточная стоимость объектов на расчеты с учредителями

К 91 "Прочие доходы и расходы".

Но для избежания споров его лучше реализовать, а полученные денежные средства – распределить. Затем ликвидационная комиссия закрывает счет в банке, производит уничтожение печати, заносит данные в ликвидационную карту Госкомстата. На завершающем этапе ликвидационная карта вместе с заявлением, протоколами и актом ликви­дационной комиссии, оригиналами учредительного договора и свидетельства о регистрации передается в регистрационную палату. Ликвидация юридического лица считается завершенной, а предприятие, прекратившим существование, только после внесе­ния об этом записи в Единый государственный реестр юридических лиц. В период ликвидации организация осуществляет начисление и уплату налогов. В соответствии с п. 1 ст. 49 НК РФ обязанность по уплате налогов ликвидируемой организацией исполняет ликвидационная комиссия за счет денежных средств, в том числе полученных от реализации имущества. В соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан уплачивать установленные налоги. В случае неисполнения указанной обязанности в сроки, установленные законодательством о налогах и сборах, согласно ст. 75 НК РФ налогоплательщик обязан уплатить пени на сумму недоимки. Таким образом, ликвидационная комиссия обязана представить в налоговый орган налоговые декларации по каждому налогу, подлежащему уплате в бюджет до момента ликвидации организации.Если организация продала какие-либо активы, то у нее возникает обязанность по уплате налогов, связанных с этой продажей (налог на прибыль, НДС и др.). Если до продажи активов предприятие не имело задолженности перед бюджетом и уже начало рассчитываться со своими контрагентами-кредиторами, то теперь вновь появляется обязанность по уплате налогов.

С момента принятия решения о ликвидации предприятия все расходы производят за счет собственных средств; расчеты с новыми кредиторами по обязательствам, возникшим после принятия решения о ликвидации, покрываются вне очереди.

2.2.17. Учет кредитов и займов

Кредит в широком смысле – это система экономических отношений, возникающая при передаче имущества в денежной или натуральной форме от одних организаций или лиц другим на условиях последующего возврата денежных средств или оплаты стоимости переданного имущества и, как правило, с уплатой процентов за временное пользование переданным имуществом.

Различают банковский кредит и коммерческий кредит (займы).

Банковский кредит – это выданные банком организациям и физическим лицам денежные средства на определенный срок и определенные цели, на возвратной основе и обычно с уплатой процентов. Банк имеет лицензию на проведение банковских операций.

Коммерческий кредит – предоставляется одними организациями другим обычно в виде отсрочки уплаты денежных средств за проданные товары. Предметом договора займа помимо денег могут быть вещи.

В отличие от банков коммерческие организации не могут предоставлять заем из чужих денежных средств, временно находящихся у заимодавца. Кроме того, организации, не располагающие банковской лицензией, не могут заниматься кредитной деятельностью систематически. Критерии систематичности законодательством не оговорены, и решение этого вопроса зависит от контролирующего органа или арбитражного суда. По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется вернуть займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество полученных им вещей того же рода и качества. Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. Для обобщения информации о состоянии краткосрочных (на срок не более 12 месяцев) кредитов и займов, полученных организацией, используется синтетический пассивный балансовый счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Суммы полученных организацией краткосрочных кредитов и займов отражаются записями на счетах бухгалтерского учета:

Д 50 «Касса»

Д 51 «Расчетные счета»

Д 52 «Валютные счета»

Д 55 «Специальные счета в банках»

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.

К 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Причитающиеся по полученным кредитам и займам проценты к уплате отражаются записями на счетах бухгалтерского учета:

К 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Д 91 «Прочие доходы и расходы».

На суммы погашенных кредитов, займов и процентов делают записи на счетах бухгалтерского учета:

Д 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

К 50 «Касса»

К 51 «Расчетные счета»

К 52 «Валютные счета»

К 55 «Специальные счета в банках».

Кредиты и займы, не оплаченные в срок, учитываются обособленно на аналитических счетах. Аналитический учет краткосрочных кредитов и займов ведется по видам кредитов и займов, кредитным организациям и другим заимодавцам, предоставившим их. Информация о состоянии долгосрочных (на срок более 12 месяцев) кредитов и займов, полученных организацией, формируется на синтетическом пассивном балансовом счете 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Суммы полученных организацией долгосрочных кредитов и займов отражаются записями на счетах бухгалтерского учета:

Д 50 «Касса»

Д 51 «Расчетные счета»

Д 52 «Валютные счета»

Д 55 «Специальные счета в банках».

К 67 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Возвращение займов и кредитов:

Д 67 К 51 К50 К52

Кредиты и займы, не оплаченные в срок, учитываются обособленно на аналитических счетах. Аналитический учет долгосрочных кредитов и займов ведется аналогично краткосрочным. Краткосрочный кредит выдается на нужды текущей деятельности организаций, направленной на выпуск продукции, выполнение работ и услуг и предоставляется, как правило, на срок до одного года. Долгосрочный кредит используется на цели производственного и социального развития организации (для строительства и приобретения основных фондов, расширения и совершенствования производства и др.) и выдается на срок свыше одного года.

2.2.18. Порядок организации учета и хранения документов в Архивном фонде РФ при ликвидации организации

Основные нормативные документы, регулирующие организацию учета и хранения документов следующие:

· Перечень типовых документов, отражающихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР, 1989.

· ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.

· Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. М.: ВЖИ и ДАД, 1966.

· Положение об Архивном фонде, Положение о государственной архивной службе России. Указ Президента РФ №552 от 17.03.1994.

· Основные правила работы ведомственных архивов. 1998

· Закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

· «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности» №34н

В работе предприятия образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1 гр. – постоянного хранения в государственных архивах;

2 гр. – временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет)

3 гр. – временного хранения (до 10 лет)

4 гр. – подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Решает это экспертная комиссия (ЭК) учреждения, образуемая приказом руководителя. По первой группе документов решение принимает Центральная комиссия (ЦЭК) министерств, ведомств. В ведомственный архив передаются дела 1 и 2 групп и по личному составу. Их передача осуществляется по описям. Дела 3 группы не подлежат сдаче в ведомственный архив и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Документы 4 группы уничтожаются на основании «Актов о выделении к уничтожению документов», которые подписываются руководителем организации и членами экспертной комиссии.

Подготовка дел к хранению осуществляется по-разному. Дела 3 группы обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Они могут храниться и в подразделениях. Дела 1 и 2 групп и по личному составу подлежат полному оформлению. Дела переплетаются или прошиваются красной ниткой, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Дела нумеруют черным графическим карандашом. Употребление черных и цветных карандашей запрещено. Составляется заверительная подпись. Обложка дела оформляется в соответствие с ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». – М. 1972. На дела 1 и 2 групп составляется опись дел, которая является учетным документом и справочником по содержанию дел. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения организации. Перед утверждением опись должна быть одобрена экспертной комиссией структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в 4-х экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем экспертной комиссии (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность оформления и формирования дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

· Отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

· Описи в 3-х экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

· Историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

· Справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номеров фонда, описи, дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе организации.