Назначение методологической инструкции

Здесь должны быть однозначно и понятно изложены основания и, что особенно важно, цель составления методологической инструкции.

Область применения

В этом пункте должна быть однозначно определена область применения инструкции, которая может включать в себя: временные/пространственные параметры, связь с заказом (если таковая имеется), а также должностные или профессиональные ограничения.

Понятия и сокращения

Объяснение всех сокращений и возможно неясных понятий. Таким образом, обеспечивается понимание методологической инструкции всеми пользователями.

Ответственность

Здесь четко устанавливается ответственность за деятельность, связанную с качеством и за реализацию отдельных этапов данного процесса.

Описание

В этом пункте описывается организация процесса с учетом взаимодействий и информации ввода-вывода. Содержание этапов процесса нужно объяснить, а их последовательность и взаимосвязи изобразить.

Выпуск

Здесь определяется порядок выпуска методологической инструкции в обращение, приводятся исключения и переходные регулирования.

7. Документирование Здесь коротко, но однозначно изложена процедура согласования и утверждения этой методологической инструкции. 8. Служба изменений Положение, в котором зафиксировано, какое производственное подразделение отвечает за внесение изменений. 9. Сопутствующая документация Перекрестные ссылки на документацию по процессу или, например, на формуляры. 10. Приложения Включает в себя (при необходимости) перечень вспомогательных средств и носителей информации. В зависимости от размеров и организационной зрелости предприятия структуры процедур и документации по процессу QM специфичны. Здесь действует принцип: просто и сжато, насколько это возможно, и объемно, насколько это необходимо. В рамках системы менеджмента качества необходимо соблюдать следующие требования к структуре и описаниям процедур и документации по процессу: • обеспечение полного понимания всеми пользователями; • системное построение методологических инструкций; • адресность при передаче информации; •обеспечение непосредственного взаимодействия заинтересованных сторон при составлении, проверке содержания и утверждении методологических инструкций; • определение необходимого объема документации для обеспечения полноты передачи информации; • обеспечение постоянной актуализации данных и требований к процессу, определяемых методологической инструкцией. Рис. 74. Требования к методологическим инструкциям и инструкциям по процессу QM Процедуры и документация по процессу QM составляют в рамках системы менеджмента качества второй уровень документации. В них письменно зафиксировано то, каким образом организовано выполнение производственных процессов, а также процедур и процессов менеджмента качества. Оформленные в виде, например, методологических инструкций, эти документы описывают соответствующие организационные и производственные процессы, охватывающие все подразделения предприятия. Эта документация обеспечивает функционирование системы менеджмента качества путем установления взаимодействий и схемы ввода-вывода соответствующей информации (рис. 72). Система менеджмента качества эффективно функционирует только при установлении взаимодействий и получении информации ввода-вывода по процессам, охватывающим все подразделения предприятия. Рассмотрение этих организационных схем специалистами при составлении методологических инструкций позволяет реализовать значительный потенциал улучшений. К сожалению, из наблюдений следует, что некоторые предприятия не используют шанс критического отношения к организации процессов. Если внимание сфокусировано исключительно на получении сертификата, то на некоторых предприятиях считается достаточным описание уже имеющихся процессов и организационной структуры. Однако, одной из целей внедрения или оптимизации системы менеджмента качества является как раз улучшение организации процессов, четкое определение ответственности за обеспечение бесперебойной повседневной работы и, как следствие, соответствующее снижение затрат и времени исполнения. Есликомпетентные руководители и сотрудники в рамках целенаправленных обсуждений

установят порядок и правила своего взаимодействия, и получения информации ввода-вывода по процессам, максимально близкие к реальной практике, то может быть реализован весь потенциал улучшений, и система менеджмента качества будет функционировать эффективно.

Процедуры по процессу менеджмента качества, например, в виде методологических инструкций, составляют каркас системы менеджмента качества.

Чтобы наилучшим образом соответствовать этой важной роли, процедуры и документация по процессу QM должны выполнять определённые функции, а именно:

•обеспечивать полное описание процессов, в особенности взаимодействий;

• учитывать и определять все параметры ввода-вывод;

• иметь конкретизирующие дополнения к методологическим инструкциям и обеспечивать их практическую реализацию с помощью вспомогательных средств и носителей информации.

Требования к процедурам и документации по процессу QM

Полное описание процессов с установлением взаимодействий обеспечивает воспроизводимость процедуры (кто что делает и в каком порядке).

Если процедуры, процессы и взаимодействия установлены, следующим шагом является определение параметров ввода (что необходимо для выполнения деятельности в соответствии с требованиями) и вывода (какие цели и результаты преследуются выполнением этой деятельности). Тем самым устанавливается и обеспечивается отрегулированная передача информации из подразделения в подразделение, из отдела к отделу, и от сотрудника к сотруднику. Если вид и объем параметров ввода-вывода установлен, то далее определяются вспомогательные средства и носители информации (каким образом информация передается дальше). Только четкое установление взаимодействий, параметров ввода-вывода, а также применяемых вспомогательных средств и носителей информации обеспечивают четкость процедур или процессов QM.

После определения процедур следующими шагами станут их реализация на практике, применение их повседневной деятельности. Необходимое признание этих процедур со стороны сотрудников и руководителей непосредственно зависит от следующих факторов:

1. Работа в группах при составлении методологических инструкции.

2. Простая для пользователей форма изложения. Четкое описание процессов и взаимодействий обеспечивает наглядность документации и представления факторов успеха.

Практический принцип: "Методологическая инструкция должна быть настолько простой, насколько это возможно, и настолько всеохватывающей, насколько необходимо".

3. В рамках реализации методологических инструкций каждому сотруднику излагаются последствия невыполнения или несоблюдения этой инструкции.

Практический принцип: "Личные беседы и контакты со специалистами, участвующими в конкретном процессе, имеют преимущество перед простой административной рассылкой документации и дают надежду, что процедура будет соблюдаться".

Если вышеуказанные факторы соблюдаются и учитываются при составлении процедур и документации по процессу QM, то, как правило, они находят признание со стороны сотрудников. Введение процедур соднозначным описанием деятельности и взаимодействий помогает более четко разобраться с организационной структурой предприятия и развеять, возможно еще имеющийся "туман" в этом вопросе. Интересно, что некоторые руководители после этого начинают понимать свою "заменимость".

Чтобы воспрепятствовать негативному влиянию на процесс оптимизации организационной структуры, особенно со стороны среднего менеджмента, нужно действовать путем разъяснений и убеждений. Если Вам удастся сделать шаг в направлении перехода в представлении руководителя как "менеджера проблем" (ориентация на повседневность) к представлению его как "менеджера процесса" (среднесрочная ориентация на процесс и улучшения), то реализация инструкций по процедурам будет обеспечена.

При анализе инструкции по процедурам и процессам QM, авторы в своей консультационной практике постоянно сталкиваются с рядом проблем, из которых наиболее важными являются следующие:

Нет единого принципа построения документации

Если структура документов от одного документа к другому меняется, то, как правило, важность и значение методологических инструкций для системы менеджмента качества не видны. Следствием этого является недостаточное признание методологических инструкций. Кроме того, подвергается сомнению составление, утверждение и особенно рассылка этих инструкций.