Основные учетные документы. Требования к ведению и хранению учетной документации

Оформление учетной документации проводится от руки или с помощью АИС (обязательно рукописный экземпляр в книги поступлений)

Прием и выдача МП должны оформляться актами приема-передачи

Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, запрещено.

Акт приема-передачи должен содержать краткое описание МП: размер, материал, технику изготовления, сохранность, учетные номера и др.

К актам приема новых поступлений должны прилагаться сопроводительные документы: легенда, опись предмета, заявление владельца-сведения об истории предмета, заключение специалиста.

В актах приема-передачи указывается год, месяц, дата составления акта.

Все акты подлежат регистрации в книгах ПОСТУПЛЕНИЯ. Они должны быть утверждены вышестоящими руководителями и заверены печатью.

Все книги поступлений и инвентарные книги должны иметь нумерацию листов, прошиты, подписаны ответственными лицами, заверены подписью руководителя и заверены печатью музея до их заполнения.

ОСНОВНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ГИК , КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ

Учет фондов - приобретенные предметы фиксируют в документации музея, как государственная собственность, таким образом осуществляется их юридическая охрана.
Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов, первичная регистрация предметов поступивших в музей, и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.
Акт приема предмета на постоянное хранение - это юридическое оформление принадлежности предметов музею и его прав на них. Оформляется не менее трех экземпляров, которые подписывают главный хранитель, лицо хранившее предмет до решения фондо-закупочной комиссии, лицом принявшим предмет на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея.
Предметы проходят первичную регистрацию.
Вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основной фонд), книгу учета научно-вспомогательных материалов. В естсественно-научных музеях сырьевые материалы вносятся в книгу учета сырьевых научных материалов. При поступление предмета во временное пользование в книгу поступлений во временное пользование (возврат осуществляется по акту). Предмет регистрируется под определенным номером, кратко описывается. Еденица учета и еденица хранения, предполагает как один предмет, так несколько предметов (колекция, комплект). Указывается время поступления, сохранность предмета, его стоимость, сопроводительные документы. Проставляется номер акта, дата записи.
КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ - листы пронумеровываются, прошиваются. Книга подписывается и скрепляется печатью вышестоящей инстанции.
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКИ - выполняют информационную функцию книги поступлений. Данные карточек соответствуют содержанию книги поступлений, и расположены согласно нумерации в книге.
После регистраци предмета в книге поступлений, предмет передается в фондохранилище хранителям по акту на материально-ответственное хранение.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ осуществляется при помощи книг - научных инвентарей. Это юридический документ, который оформляется и заполняется как книга поступлений. В инвентаре дается точное описание предмета. Предмет вносится под определенным номером, который проставляется на нем и в книге поступлений. Записи в инвентаре делаются на основании предварительно составленной карточки научного описания предмета. Из карточек создается научная картотека.
Для того, чтобы быстрее найти предмет создается топографическая картотека, а также топографическая опись, в которой фиксируется место хранения каждой единицы учета.
При движении предмета внутри музея, оформляется акт внутримузейной передачи, который визируется главным хранителем.
Учетная документация хранится в несгораемых шкафах у ответственных лиц, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется. Учетная документация не выдается посторонним лицам, и за пределы музея не выносится.