КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Управленческая информация и закономерности ее движения. Анализ информационного движения системой управления
Управленческая информация и закономерности ее движения. Информацией являются только новые сведения, обозначающие запас знаний получателя. Информация в ходе управления охватывает обширную и разнообразную совокупность сведений, сообщений, которые используются руководителями и специалистами для: - наблюдения за ходом работы и оценки ее эффективности; - получения сигнала о необходимости активного вмешательства; - подготовки и прнятия управленческих решений; - ор-ции их выполнения; - проверки исполнителя решений и оценки полученных результатов; - для выработки стратегии и тактики, рационализации управления; - для организации нововведений на предприятии.
Информация в организации существует в двух состояниях: 1. В виде информационных потоков, т.е. движение док-в, передача устных сообщений. 2. В виде инф-х массивов (сов-ть документ. информации в любых функциональных и лин. подразделениях). Каждое из этих состояний требует определенной технологической обработки. В течение раб. дня рук-ли различных рангов получают, обрабатывают, передают обширные массивы письм. и устн. информации, котор. склад. в опр-е потоки. Устную информацию рук-ль получает след. образом: - обходы подчиненных ему подразделений, отделов; - прием посетителей; - телеф. переговоры; - встречи с рук-ми как высшего, так и низшего звена; - совещания, собрания, конференции; - повыш. квалификации в разл. формах; - а также в процессе неформ. общения вне служ. обстановки. Документ. информацию рук-ль получает путем: - изучения лит-ры, директ. и нормат. документов (положения, инструкции, методики, нормы); - данные учета и отчетности (стат., бухучет, оперативно-практич.); - докладные и служебные записки, протоколы, акты, распоряжения рук-ва орг-ции; - при подписании док-в (внутр., обращающихся в орг-ции и исходящих); - при просмотре входящей корреспонденции. Часть устной и письменной информации принимается рук-м «к сведению», т.е. служит источником знаний «о состоянии» объекта и составляет необх. инф. обеспечение рук-ля для вып-я его повседневных управленческих ф-ций. Часть инф. явл. исходной базой для выработки управленческих решений, т.к. в процессе их подготовки рук-ль сам и с пом-ю подчиненных вып-ет множество инф. процедур: сбор и ознакомление с директивной и нормативной информацией; инф-ей о состоянии производства, снабжения, сбыта, о достижениях науки; переработка и трансформация информации. Еще одна часть информации оседает в «интеллект. банке» руководителя, т.е. остается в памяти руководителя, расширяя его кругозор, эрудицию, комплекс общ. и спец. знаний и служит базой для выработки стратегии и тактики организаторской работы, связанной с управлением коллективом. Трудоемкость работы с информацией весьма высока; инф. процедуры занимают 30-40% рабочего времени у руководителя, у специалистов и техн. исполнителей – до 80%. Требования, предъявл. к информации: 1. Избирательность информации. 2. Оперативность и своевременность. 3. Надежность (достоверность сведений, объективность, полнота проблемы). 4. доступность информации (д.б. краткой, сжатой, содержать самое важное: цифры, факты, нормативы). 5. Мощность инф. потоков (в 1 пол. дня больше, чем во второй). Задача: своевременно снабжать рук-й всех служб и техн. исполнителей необходимой для укрепления фирмой информацией. Коммуникация – обмен инф-цией между людьми. Движение информации как системы с обр. связью и помехами. Обращение – набор символов, передаваемых отправителем. 2 - Кодирование – процесс представления мысли в символич. форме.
1. Отправитель – сторона, посылающая сообщение другой стороне. 2. Получатель – сторона, получающая обращение. 3. Обращение и ср-ва распределения инф-ции – каналы передачи обращения. 4. Расшифровка – декодирование: придание символам значения. 6. Ответная реакция – набор откликов получателя, возникших в рез-те контакта с обращением. 7. Обр. связь – ответная реакция. 8. Появление незапланированных факторов. 4,6,7 – элементы коммуникационного процесса. Коммуникации бывают: формальные и неформальные. Формальные бывают горизонтальные (связь между подразделениями) и вертикальные (по нисходящей и восходящей). Межличностные информации бывают в верб и неверб. направлениях. Орг. коммуникации – обмен информацией в организации. Для совершения коммуникаций необходимо: регулировать инф. потоки; рук-ль практикует короткие встречи с подчиненными: обсуждение и проявление новых планов, вариантов, стратегий; организация системы обратной связи; системы сбора предложений. Дел. общение: переговоры.
Анализ информационного обеспечения системы управления. Осущ-ся в нескольких направлениях: 1. Семантический (смысловой) – это оценка полноты информационных данных, объективности информационных данных, достоверности, точности и надежности информации и сопоставимости информации объектов одного класса. 2. Прагматический (потребительский) – анализ полезности информации, т.е. ее необходимость и достаточность, приспособленность для вариантоной обработки, удобство использования. 3. Экономический - проводится с т. зр. затрат, необх. для построения инф. массивов. 4. Синтаксический – оценивает информации по разным уровням управления, степень единства отд. инф-х массивов; изучает периодичность замены информации, размещение данных в информационных массивах. 5. Технич. анализ – с позиции выбора мат. носителей информации. 6. Динамический – предполагает изучение интенсивности, стабильности и целеустремленности потоков информации, возможность их разделения и слияния.
Для любого направления анализа характерны следующие стадии: 1. Выбор эталонного состояния инф. обеспечения. 2. Хар-ка фактического состояния инф. обеспечения. 3. Расчет отклонений от эталона и выявление их причин. 4. Анализ условий устранения выявленных отклонений.
Управление предприятием можно представить себе как процесс получения информации, ее обработки, принятие решения и доведение его до исполнения. Часть информации, используемой в управлении, фиксируется в документах. Документ является носителем информации.
Анализ документации и документооборота. При этом анализе особое внимание уделяется: 1. Состав и содержание контролируемых документов. 2. Доля док-в отд. групп, которая берется на контроль. 3. В каких случаях берется постановка документов на контроль. 4. Кому предоставлено право постановки документов на контроль. 5. Установленные сроки исполнения док-в и их соблюдение. 6. Порядок продления сроков исполнения и меры, принимаемые за задержку исполнения. 7. Порядок снятия док-в с контроля. 8. Формы контроля и их сравнение с формами регистрации. 9. Технология работы контрольных участков.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой для принятия управленческих решений. Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива. При этом исходная версия дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформировался вариант, в целом устраивающий большинство. Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из достоверных источников, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть переданы офиц. огласке.
|