Деловое письмо. Общие сведения

Существуют определенные правила оформления делового письма, которым на сегодняшний день следуют лишь административные учреждения, а также адвокатские и нотариальные конторы. На практике предприятия пользуются собственной моделью, разработанной в рамках упомянутых ниже стандартных образцов делового письма.

Основными элементами французского нормализованного письма являются:

1) L'en-tête Заглавная часть;

2) La suscription Внутренний адрес;

3) La localité (lieu) et la date Город и дата (отправления письма);

4) Les références Ссылочные элементы письма;

5) L'objet Тема письма;

6) La formule d'appel (Appelation) Обращение;

7) Le corps de la lettre Текст письма;

8) La formule finale de politesse Заключительное приветствие;

9) La signature Подпись;

10) Les pièces jointes Приложения.

Заглавная часть(«шапка») включает всю полезную для корреспондентов информацию: лого, название и адрес главной конторы фирмы-отправителя с указанием почтового ящика и круглосуточного почтового обслуживания, правовой формы общества, размера капитала, номера торгового реестра, номеров телефона, факса, Интернета, электронный адрес и другие дополнительные сведения.

Элементы заголовка могут быть размещены частично в верхней и нижней части листа.

Внутренний адресвключает фамилию получателя, его адрес, соответствующий адресу на конверте, который пишется в следующем порядке: номер дома, улица, присвоенный номер департамента, название города, округ или район, страна.

Реквизиты и текст делового письма могут располагаться либо «столбиком» на американский манер (полностью без абзацев), либо «лесенкой» (с абзацами).

Текст письма должен легко читаться, поэтому его необходимо разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки. Легкому и быстрому восприятию содержания письма способствуют правильное расположение текста, поля, рациональное построение фраз, чередование межстрочных интервалов, выделение заголовков и подзаголовков, расположение цифрового материала.

Почти каждое деловое письмо строится по следующему плану:

1. Вводная частьL'introduction.

2. Изложение доказательств L'exposition.

3. ВыводыLa conclusion.

4. Заключительная формула вежливости La formule finale de politesse.

Рисунок 4.1 — Образец нормативного письма на бланке
(стандарт AFNOR)

Приразмещении текста на бланке (La mise en page) следуют определенным правилам:

1. Имя и адрес получателя должны занимать не менее трех строк и не превышать шести, без какой-либо пунктуации.

2. Текст письма должен быть напечатан 10, 11 или 12 шрифтом через один интервал с классической гарнитурой.

3. Абзацы должны отделяться друг от друга двойным интервалом. Левое поле не должно превышать 4,5 см, а правое – 2 см.

4. Выбор полей, абзацев и гарнитуры должен придавать письму удобочитаемость.