СУБД Microsoft Access

СУБД Microsoft Access — це засіб управління базами да­них і, як і інші програмні продукти цієї категорії, зберігає і обробляє дані, представляє інформацію в зручному для користувача вигляді, автоматизує рутинні задачі такі, як введення платіжних документів, карток обліку, скла­дання розкладу тощо. Використовуючи Microsoft Access, можна створюва­ти зручні вихідні форми, обробляти дані та складати різноманітні звіти.

Microsoft Access має нові інструментальні засоби створення та тиражу­вання баз даних, аналізу їх продуктивності, забезпечуючи одночасно до­сить простий інтерфейс.

Microsoft Access дозволяє використовувати одночасно декілька таблиць в БД. Це полегшує процес структурування даних і виконання завдань. Про­грама забезпечує повне управління реляційними базами даних. Вона пе­редбачає визначення первинних і зовнішніх ключів і повністю реалізує підтримку цілісності даних. Крім того, Microsoft Access має засоби для по­передження введення некоректних даних.

Складовими частинами бази даних в Microsoft Access є:

1. Таблиця (Таблица) – об’єкт, у якому зберігаються дані про предмети реального світу.

2. Запит (Запрос) – об’єкт, який вибирає дані з таблиці за певним критерієм (умовою). За допомогою запиту можна вибрати, змінити або згрупувати певні дані, що містяться в одній або декількох таблицях. Відповідь на запит також має вигляд таблиці і називається динамічним набором записів. Якщо користувач змінює дані динамічного набору, то це відразу ж позначається на вмісті таблиці.

3. Форма (Форма) – об’єкт, призначений для введення, редагування та перегляду даних таблиці або запиту в певному форматі представлення. Так у формі можна визначити списки допустимих значень даних, виділити дані кольором або відобразити повідомлення про помилки при введенні невірних даних. Нескладно організувати відображення результатів обчислень. Форму можна виводити як на екран, так і на принтер. Форма може містити дані з однієї або декількох взаємозв’язаних таблиць, а також не пов’язані з таблицями дані. Для опису форми використовується методика візуального програмування.

4. Звіт (Отчёт) – об’єкт, призначений для роздруку даних у визначеному користувачем вигляді. Звіт дозволяє згрупувати записи, підрахувати і вивести як проміжні, так і повні підсумкові значення. Звіт можна оформити, використовуючи різноманітні типи шрифтів Windows, а також прикрасити його малюнками і діаграмами.

5. Макрос (Макрос) – набір з однієї або декількох макрокоманд, які виконуються як група без участі користувача. Як приклад, макрос може при завантаженні БД автоматично відкрити потрібні форми або при натисненні кнопки у формі виконати деяку типову дію (друк форми, відкриття іншої форми і т.п.). Макроси дозволяють автоматизувати часто виконувані операції і погоджувати роботу різних об’єктів практично без програмування в звичайному розумінні. Макрокоманди вибираються із списку стандартних макрокоманд таких, як «Відкрити об’єкт», «Закрити об’єкт» тощо.

6. Модуль (Модуль) – набір процедур та функцій мовою програмування Visual Basic, які зберігаються як єдине ціле. Модулі, зазвичай, використовують для створення складних за структурою інформаційних систем.

У таблицю можна вводити будь-які дані, вказавши попередньо на етапі проектування таблиці їхній тип. Перелік та коротка характеристика основних типів даних, які використовуються в MS Access, наведено в таблиці.

Таблиця. Типи даних Microsoft Access та їхні характеристики

Примітки.

1. Для типів даних “Числовой”, “Дата/время”, “Денежный” і “Логический” визначені стандартні формати відображення. Для вказівки конкретного формату відображення необхідно вибрати в вмпадаючому списку одне із значень властивості “Формат поля”. Створення спеціального формату відображення допускається для всіх типів, окрім OLE.

2. Тип даних “Счетчик” варто задавати для полів, в які автоматично вводиться номер при додаванні нового запису в таблицю (буває послідовний лічильник або лічильник з випадковою нумерацією). Після створення цей номер неможливо змінити або видалити. Таке поле зручно використовувати як ключове поле таблиці.

3. Протокол OLE (Object Linking and Embedding) — це механізм Windows, що дозволяє включити (додати, вмонтувати) в поточний документ об’єкти, створені іншими прикладними програмами і автоматично завантажувати ці програми для роботи з ними. Наприклад, поле таблиці може містити документ Microsoft Word, електронну таблицю Microsoft Excel, малюнок Paint, звуковий чи відеозапис тощо.