МАТЕРІАЛИ ДО УРОКУ

Microsoft Access поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Об’єкти бази даних дають змогу ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук необхідних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми тощо. Дані однієї таблиці можна переглядати в різних об’єктах БД. Коли редагуються дані в таблиці, такі самі дані оновлюються в усіх об’єктах, де вони є.

Створення бази даних умовно ділиться на такі етапи:

1. Проектування (на папері або в спеціальних програмах).

2. Програмна реалізація – технологія створення БД.

3. Експлуатація БД.

Створення бази даних відбувається у кілька етапів. Першим (і найскладнішим) є етап проектування.Саме від нього залежить успішна робота з базою. Якщо БД спроектована некоректно, зміни вносять у вже створені об’єкти для цієї бази (форми, звіти, запити тощо), що незручно й не ефективно.

І. На етапі проектування:

- визначають проблему;

- вибирають та аналізують інформацію, яку утримуватиме конкретна БД;

- подають інформацію в базі даних.

Для збереження інформації в БД користуються кількома табли­цями, а для обробки даних створюють форми, запити, звіти тощо.

Звичайно, можна створити базу даних, у якій буде одна таблиця. Але вона буде перевантажена інформацією. Одні й ті самі дані по­вторюються, працювати з такою таблицею незручно. Краще інфор­мацію розподілити по окремих таблицях, кожна з яких буде присвячена окремій підтемі. Прикладом може бути навчальна база «Бо­рей». За необхідності можна переглядати та працювати з окремими таблицями. Для отримання відомостей із різних таблиць їх з’єднують спеціальними засобами.

Перед створенням таблиці необхідно чітко уявляти її структуру – загальний вигляд таблиці, кількість та зміст її полів. Перед роботою в Access таблиці краще зобразити на папері, що зменшить кількість виправлень у готовій таблиці.

При цьому необхідно дотримуватися правил:

не повторювати інформацію як у межах однієї таблиці, так і між таблицями,
кожну таблицю створювати для інфор­мації тільки на одну тему.

На цьому етапі вирішують, які об’єкти будуть у БД, які між ними необхідно створити зв’язки, які поля об’явити ключовими.

ІІ. Технологія створення БД базується на:

- описі отриманих таблиць засобами СУБД і введенні їх до комп’ютера;

- розробці звітів, екранних форм, запитів, макросів та програм;

- настроюванні й тестуванні створеної системи.

Головним об’єктом бази даних є таблиця. Тому створення нової БД починається зі створення таблиць. Для створення нової порожньої таблиців Access передбачено кілька режимів:

1. «Мастер таблиц».

Використання майстра таблицьдопоможе вибрати поля з уже наявних таблиць-шаблонів.

2. «Режим таблиц».

У режимі таблиць Access пропонує порожню таблицю з такими іменами полів: «Поле 1», «Поле 2», ..., і т.д. До таблиці відразу вводять да­ні, тобто заповнюються записи. Здійснюють автоматичну установку типу даних. Користувачу залишається замінити імена полів за власним вподобанням. Зайві поля (не заповнені даними) автоматично зникають.

3. «Режим конструктора».

Під час використання режиму конструкторакористувач сам спочатку створює структуру таблиці, а потім заповнює її даними.

Структура таблиці— це загальний вигляд таблиці з певною кількістю полів та їхніми характеристиками. У створенні структури таблиці для кожного поля визначають унікальне ім’я, тип даних, якими буде надалі заповнене поле. Для деяких типів уводять розмір поля (ширину в кількості символів). Коли визначають тип даних, необхідно враховувати, які значення будуть уведені в дану колонку (не можна, наприклад, у полі числового формату зберігати текст), скільки місця необхідно для збереження значень поля, які операції виконуватимуть із значеннями (можна порахувати суму над значеннями полів типу «числове» або «грошове»).

Особливу увагу варто приділити типу «лічильник»: якщо значення іншого типу можуть повторюватися в межах одного поля, «лічильник» є результатом роботи арифметичної прогресії, тому його значення ні­коли не дублюються.

У полях типів Числовой, Дата/время, Денежный і Логический можна визначати формат виведення даних.

Імена полівмістять не більше 64 символів, не можуть починатися з пробілу (краще пробіл взагалі не використовувати), в імені не має бути знаків «.»,«!», «‘»,«[»,«]».

Перехід між клітинками автоматично зберігає введення характе­ристик поля у попередню комірку. Перехід здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору, табуляції (праворуч - клавіша Tab, ліворуч — комбінація Shift+Tab) та клавіші Enter.

У колонці Тип данныхможна залишити за замовчуванням Текстовыйабо із списку типів обрати необхідний.

У колонку Описаниевводять опис даних, які міститимуть поле. За умови додавання нових даних у поле текст опису з’явиться в рядку стану. Заповнювати опис необов’язково.

За необхідності задають значення властивостей поля в нижній частині вікна.

Таблицю зберігають інструментом «Сохранить»:у вікно діалогу необхідно ввести ім’я таблиці, у вікні ва­шої БД серед об’єктів таблиці з’явиться назва Вашої таблиці.

Щоб у порожню таблицю ввести дані, необхідно виділити назву таблиці та вибрати команду Открытьабо двічі клацнути по назві – на екрані з’явиться порожня таблиця для перегляду, введення та редагування даних.

Нова таблиця складається з одного порожнього запису. Після введення даних порожній запис переміщується в кінець таблиці.

У таблиці активний запис програма маркує трикутником, порож­ній — зірочкою. Номер записів у порядку зростання вказується автоматично (поле має тип лічильника).

Переміщення по таблиці здійснюється такими самими клавішами, що й по структурі таблиці в режимі Конструктор таблиц.

Перехід до іншого поля або запису є підтвердженням введення даних у попередній об’єкт таблиці.

ІІІ. На етапі експлуатаціївідбувається зміна та доповнення окремих об’єктів БД, аналіз інформації засобами СУБД.