Фільтрація даних

Для пошуку, перегляду вибіркових записів, значення яких від­повідають визначеній умові, використовують фільтри. Фільтр дає змогу уникнути тих записів, які неважливі на даному сеансі перегляду. За допомогою Access можна встановлювати такі фільтри:

- простий фільтр;

- фільтр за виділеним фрагментом;

- розширений фільтр.

Усі ці засоби відображені у команді «Записи/Фильтр». Команда «Записи/Применить фильтр» одразу активує попередньо обраний фільтр. Якщо необхідний інший засіб фільтрації, користуються коман­дою «Записи/Фильтр/Изменить фильтр». Відмовитися від обраного фільтру можна командою «Записи/Удалить фильтр».

«Фильтр по выделенному» демонструє на екрані тільки ті записи таблиці, які містять виділений фрагмент.

Алгоритм активізації фільтра за виділенням:

1. Виділити дані, які обираємо за критерій фільтрації.

2. Активізувати команду меню «Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному» (можна скористатися й кнопкою панелі інструментів).

Після цього буде зображено динамічний набір записів, що відповідають обраному критерію фільтрації.

Якщо виділити дані й вибрати команду «Записи/Фильтр/Исключить выделенное», то в таблиці залишаться записи, які не містять виділених даних.

Інколи необхідно переглянути записи, які відповідають певним умовам. З цією метою використовують фільтр простий або роз­ширений.

Простий фільтр дає змогу ввести умову перегляду для одного поля. Він активується командою «Записи/Фильтр/Изменить фильтр». На екрані з’являється вікно простого фільтру для Вашої таблиці — воно містить усі назви полів таблиці. У цій таблиці необхідно встановити порядок перегляду записів:

1. Вибрати поле для введення умов пошуку записів таблиці.

2. Зі списку значень поля необхідно вибрати одне чи кілька бажаних значень (значення поля можна ввести і з клавіатури).

Умовою може бути як конкретне значення, так і логічний вираз. Загальний вигляд виразу: <операція порівняння> . . . <значення> . Наприклад, < 100. Оскільки вираз вводиться в конкретне поле, назви поля уникаємо.

Вираз можна ускладнити за допомогою логічних функцій (анало­гічно вводять умовні вирази в електронних таблицях).

У полях текстового типу одразу вводять значення (можна в лапках), для них також використовують шаблони з «*», «?» або іншими символами. Також можна скористатися граничними значеннями поля «[А-К]», тобто яке починається з А і закінчується в К.

Таблиця. Приклади шаблонів пошуку та фільтрації даних

Вікно розширеного фільтру викликається командою «Записи/Фильтр/Расширенный фильтр». У цьому вікні користувач само­стійно створює фільтр. Він має бланк, у якому вказує умови вибору записів. У ньому можна вказати й порядок упорядкування для одного чи кількох полів. Для зручності вікно фільтру містить об’єкт, для якого створюють фільтр, із назвами полів.

Після виконання команди «Фильтр/Применить фильтр» буде виведено таблицю з записами, що відповідають вказаному критерію фільтрації.

Access дає змогу зберегти результат фільтрації для подальшого використання в роботі з БД — необхідно скористатися командою «Фильтр/Файл/Сохранить как запрос».