Пути совершенствования процедур подготовки информации для составления сводной отчетности

Изучение процедур подготовки сводной отчетности показало, что наиболее актуальной проблемой на современном этапе является оптимизацией способов и сокращение сроков ее подготовки.

Для сокращения периода подготовки сводной отчетности необходимо провести ревизию бизнес-процессов и выявить лишние действия. После можно воспользоваться методиками быстрого закрытия (начисление периодических расходов на основании копий счетов от контрагентов или расчетной суммы, стандартизация и координация складских учетных программ с бухгалтерской программой для оперативного выявления разниц по учету материалов и оперативного начисления резерва под недостачи и прочие методики). При этом стоит учитывать факторы, влияющие на формирование отчетности: количество, опыт и квалификацию сотрудников, их функционал, эффективность взаимодействия, внутренний контроль и технические возможности.

Самыми распространенными способами сокращения сроков подготовки сводной отчетности по МСФО остаются 3 метода:

- децентрализация составления отчетности;

- сближение учетных принципов РСБУ и МСФО;

- автоматизация подготовки отчетности.

Работу по сокращению сроков лучше рассматривать комплексно и в перспективе, а внедрять именно в указанной последовательности.

Децентрализация составления отчетности. Перераспределение обязанностей между сотрудниками центрального офиса и дочерних обществ не сильно сократит сроки представления трансформационных таблиц. Однако эта мера может радикально улучшить качество подаваемой в центральный офис информации.

В связи с этим для начала необходимо оценить квалификацию бухгалтерских служб дочерних предприятий, а именно решить, какую часть функционала по трансформации можно им передать. Можно начать с простых проводок, а именно начисления резервов. Допустим, раньше дочерние предприятия при отражении в трансформационных таблицах сроков возникновения просрочки по дебиторской задолженности могли допускать ошибки. При наличии же обязанности рассчитать сумму резерва по этим данным у них появится стимул самостоятельно проверить корректность сроков. Еще одним плюсом является обучающий эффект.

Минусом передачи региональным отделам ответственности за расчет части проводок может являться недовольство бухгалтерских служб. По сути, для них это дополнительная работа, не входящая в должностные обязанности. Решить этот вопрос можно двумя способами: использовать материальную мотивацию или разъяснить сотрудникам, что данная мера является временной, а впоследствии многие функции будут автоматизированы.

Сближение учетных принципов РСБУ и МСФО.Качественный анализ различий российских и международных стандартов и грамотное написание учетной политики позволят оставить в трансформационной части только учет основных средств и отложенных налогов.

Учетные документы бухгалтерской службы могут оказать большую помощь в сближении. В идеале у компании перед проектом должна существовать единая учетная политика для предприятий группы, единый план счетов с необходимыми аналитическими разрезами, а также централизованная ERP-система, внесение изменений в которую возможно только с разрешения центрального офиса. По мнению автора, особенно важна единая учетная политика, поскольку она позволяет избежать затратного по времени анализа разниц в учете каждого дочернего предприятия [12, с.204].

Автоматизация подготовки отчетности. Существует три метода автоматизации: параллельный учет, автоматизация в специальном программном продукте и совершенствование подготовки отчетности в Excel.

Параллельный учет хорошо зарекомендовал себя в российских отделениях иностранных компаний, где существует требование в считанные дни после окончания отчетного периода представить МСФО-пакет в центральный иностранный офис для консолидации, а управленческий учет строится на данных МСФО. Программный продукт, как правило, внедряется специалистами центрального офиса и для российских условий не адаптируется. В этом случае компания, по сути, содержит два штата бухгалтерии: для подготовки отчетности материнской компании и для соблюдения локальных законодательных и налоговых требований.

Автоматизация в специальном программном продукте подходит для компаний с большим числом дочерних предприятий и операций, которые сложно отслеживать в Excel. Необходимо помнить, что цель автоматизации — снизить трудозатраты или общую стоимость подготовки отчетности, то есть автоматизация является инструментом повышения эффективности составления отчетности по МСФО.

К сожалению, на практике использование дорогой и сложной ERP-системы не всегда приводит к желаемым результатам. Сотрудники приспосабливаются к системе и строят работу в тех разрезах, которые позволяет ERP, не пытаясь оптимизировать процессы. Поэтому рекомендуем при внедрении заранее определить критические области, в которых ERP-система будет справляться лучше (надежнее, быстрее, качественнее), чем Excel.

Внедрение специального программного продукта, как правило, проводится в несколько этапов: сбор учетной информации, мэппинг счетов, расчет трансформационных проводок, консолидация, составление форм отчетности, подготовка отчета о движении денежных средств, сбор примечаний [13, с.88].

Можно также установить региональные тестовые модули системы, в которые бухгалтеры смогут загружать данные, проходить локальные проверки и только после этого пересылать пакет в центральный офис. Очень важно для полной адаптации ERP-системы объяснять сотрудникам, как это поможет облегчить работу бухгалтерии на местах. Например, вместо заполнения трансформационных таблиц вручную бухгалтерские данные должны загружаться в новую систему. В проекте нужно задействовать регионального IT-специалиста, который настроит местную бухгалтерскую программу на загрузку данных в новый продукт. Во внедрении и тестировании также должен принимать активное участие IT-сотрудник из центрального офиса, чтобы знать, как исправить ошибки в следующем отчетном периоде, когда специалисты консультационной компании по внедрению завершат свою работу [14, с.145].

Третьим способом автоматизации является совершенствование процедур подготовки отчетности в Excel, который превосходно зарекомендовал себя при работе в организациях с небольшим количеством дочерних компаний. Радикально ускоряет работу по трансформации унификация проводок, а также возможность использовать связи между документами. Это позволяет быстро обновлять результат консолидации в цепочке залинкованных таблиц при корректировке входящих данных. Но даже если компания выбирает Excel в качестве системы подготовки отчетности, то и здесь часть операций можно автоматизировать в локальной системе, которую использует бухгалтерская служба. Начинать проект по автоматизации необходимо с самых трудозатратных трансформационных операций: пообъектного (или даже покомпонентного) учета основных средств и портала для сверки внутригрупповых оборотов и задолженностей [13, с.100].