Основи діловодства.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування (створення документів) та організації роботи з ними в процесі управлінської діяльності.

Основним елементом діловодства є письмовий документ.

У своїй діяльності Успенська сільська рада керується основними нормативно-правовими актами, що регламентують сферу діловодства, а саме «Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджену Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року. Адже саме в цій інструкції подані основні рекомендації щодо ведення діловодства, враховуючи специфіку даної установи, тобто органу місцевого самоврядування.

Принципи загального діловодства Успенської сільської ради відповідають основним засадам побудови раціональної служби діловодства, а саме:

· законності – всі документи видаються в рамках законів України, згідно з вимогами щодо змісту та форми документів;

· централізму – документи підпорядкованих селищній раді установ нижчого рівня видаються відповідно до її вимог;

· уніфікації – існує єдиний принцип правил складання документів;

· економності – накази Успенської сільської ради не дублюються її підпорядкованими установами;

· оперативності – налагоджене швидке виконання управлінських дій.

Операції, пов'язані з обробкою документів, у селищній раді поділяють на два різновиди:

· документування – це створення документів, у яких відображається робота установи;

· документаційне забезпечення – це робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формуванням документів і підготовкою їх до здавання в архів тощо.

У практиці роботи установ і підприємств виділяють три системи роботи з документами:

· централізована система – усі операції з документами виконують в одному структурному підрозділі (канцелярії), застосовують в установах з великим документообігом; цю систему використовують і у фірмах з малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;

· децентралізована система – усі операції з документами виконують у структурних підрозділах;

· змішана система – частину операцій по роботі з документами проводить секретар (прийом, відправлення), а обробку, формування та зберігання справ здійснюють у підрозділах.

Виходячи з вищезазначеного, можна зробити висновок, що у Успенській сільській раді діє змішана система роботи з документами.

Через відсутність необхідності у великій кількості персоналу, працівники селищної ради уособлюють одиничного спеціаліста чи працівника, тобто формально один працівник селищної ради одночасно виконує функції всього відділу, до якого належить. Наприклад, відділ у справах дітей, сім’ї та молоді. Усі функції відділу виконує один працівник, спеціаліст у справах дітей, сім’ї та молоді. Аналогічно працює відділ реєстрації актів цивільного стану.

За діловодство, документообіг та інформаційні потоки в селищній раді відповідає секретар-діловод. Але у зв’язку зі специфікою роботи даної установи, підготовку окремих документів здійснюють безпосередньо працівники селищної ради. А секретар-діловод контролює останню стадію цього процесу. Наприклад, довідку про місце проживання та наявне господарство громадянину видає після ретельної перевірки виконавчий комітет за згоди його секретаря. Але реєстрація документа здійснюється секретарем-діловодом, про що робиться запис у відповідному Журналі реєстрації.

Організацію діловодства в цій установі здійснюють самі працівники. Це відбувається тому, що в селищній раді такої посади, яка б відповідала всім вимогам і потребам системи діловодства, немає. Пояснити це можна так: кожен працівник селищної ради самостійно виконує свою роботу, яка стосується не лише створення окремих видів документів у межах компетенції, але й належного їх виконання, контролю за ними. Технічно в цій справі допомагають спеціалістам такі працівники селищної ради, як секретар-діловод, секретар-друкарка та кур’єр. Оскільки виконком є державною установою, яка не займається бізнесом і в результаті не намагається отримати прибуток, то кожен спеціаліст в межах своїх можливостей готує відповідні документи сам. Це не стосується посадових осіб селищної ради: голови селищної ради, його заступника та секретаря. Вони не займаються виробничою діяльністю, і всі документи для них готує секретар-діловод.

Як і в будь-якій іншій організації, у селищній раді є такі відділи:

· відділ бухгалтерії, де циркулюють документи відповідного профілю: різноманітні звіти, баланси, плани тощо;

· юридичний відділ, де в основному працюють із угодами, контрактами, в яких однією зі сторін виступає селищна рада;

· земельний відділ, на який покладена робота з земельними актами, актами приватизації тощо;

· відділ реєстрації актів цивільного стану населення, де видають свідоцтва про народження, розлучення, смерть, шлюб;

· інші відділи, документація яких досить різноманітна.

Крім цього, у Успенській сільській раді готуються документи, які забезпечують роботу сесій селищної ради та належним чином оформлюють прийняті селищною радою рішення.

Для ефективного функціонування служби діловодства та роботи селищної ради в системі діловодства циркулюють посадові інструкції, особові справи, трудові книжки тощо, тобто ті документи, які регламентують роботу працівників установи.

До селищної ради багаторазово звертаються громадяни з різних причин, тому можна говорити про такі види документів, з якими має справу селищна рада: заяви, скарги, пропозиції громадян та інших установ, організацій і підприємств селища. Окрім звичних паперових документів, селищна рада працює з документами, оформленими різними способами: телеграмами, телефонограмами, факсовими та електронними документами.

Таке різноманіття видів документів пояснюється специфікою роботи установи, адже селищна рада, окрім забезпечення документами власної діяльності, тісно співпрацює з усіма державними установами селища, які залежать від неї – дитячим дошкільним закладом, школою, поліклінікою, будинком для ветеранів праці та престарілих людей, а також із усіма підприємствами, що розташовані на території села Успенки, безпосередньо взаємодіє з громадянами селища.

Відповідно до етапів документообігу, які були описані у підпункті 1.2 цього диплому в сільській раді відбувається документообіг, який включає всі нижче описані процеси.

Прийом документів

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою персонального комп’ютера, незалежно від виду носія, приймаються централізовано в канцелярії, керівником служби діловодства (начальником канцелярії або секретарем-референтом). У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком іменних листів та тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо), які передаються за призначенням.

Під час розкриття конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в службі діловодства. Зразок акта про відсутність вкладиша в конверті наведено в.

Якщо виявлено пошкодження конверта, то необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли в конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша призначена для цього особа, відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду надісланих документів є відбирання тих, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання.

Здійснюється попередній розгляд документів у день їх одержання або в перший робочий день у разі їх надходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів, незалежно від їх носія, варто керуватися статутом чи положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок і питань діяльності підрозділів установи, номенклатурою справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення.

Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодження з керівництвом установи чи її власником, необхідно чітко розподілити між підлеглими функції керування документами, визначити стратегічні дії, що сприяють виконанню вимог і правил щодо роботи з документами та забезпечують їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

Реєстрація

Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Метою реєстрації документів є забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізовано.

Децентралізована реєстрація інших документів допускається в установах із обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів повинно бути закріплене в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.

До таких документів належать:

· листи, що надійшли в копії до відома;

· телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

· повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний;

· графіки, наряди, заявки, рознарядки;

· зведення та інформація, надіслані до відома;

· навчальні плани, програми (копії);

· рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;

· прейскуранти (копії);

· норми витрати матеріалів;

· вітальні листи й запрошення;

· друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

· наукові звіти за темами;

· місячні, квартальні, піврічні звіти;

· форми статистичної звітності;

· документи бухгалтерського обліку та звітності підрозділів;

· позови та інші документи за судовими довідками;

· наукові звіти.

Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що:

· потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

· створюються й використовуються в установі;

· надходять від інших установ і приватних осіб.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ, незалежно від форми його носія, реєструється в даній установі лише один раз:

· вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

· створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора та змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента

України та Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади.

Реєструються також окремо накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Факт створення або надходження документів, незалежно від виду носія, фіксується проставленням на ньому умовних позначень – реєстраційних індексів – із подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів із паперовими носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки У невеликих установах із обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації документів При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі. Вибір виду й визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

Так, в установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються в двох примірниках (для служби діловодства та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірні картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуку виконаних документів із певного питання [60, с.315].

Після виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Обов’язкові реквізити реєстрації документів із паперовими носіями:

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

На паперових документах, що реєструються службою діловодства або секретарем-референтом, на нижньому березі першого аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові.

Обов’язковому поверненню підлягають нормативні документи та кореспонденція, одержана від Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Виконання

Виконання – це безпосередня робота з документами. Виконавці, яких, зазвичай, призначають відповідальними за документ ще під час реєстрації, на цьому етапі повинні забезпечити швидке та оперативне виконання покладених на них обов’язків і доручень. Це найважливіший етап документообігу, від якого залежить подальше існування й використання документа.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища та номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Іванов 77 00 77

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені та прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Литвин 77 00 55

Л.І. 3 12.04.2009

Контроль за виконанням

Контроль за виконанням документів і прийняттям рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та складова частина діловодного процесу.

Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій; першу з яких виконують самі керівники, а другу – діловодні служби підприємства.

Установа, відповідальна за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці.

У разі виконання документа кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим [60].

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, загроза впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю під час пошуку.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та на РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа та зняття його з контролю вносяться до РКК.

Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, найбільш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найважливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконання документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою й терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість із контрольними підрозділами вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну виконання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається отримати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більший трьох діб.

У разі відсутності резолюції керівника щодо дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В інших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Припинити виконання документів, що надійшли від державної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація – автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до установи. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день.

Формування справ

Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Виділяють три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатура справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатура справ окремих структурних підрозділів.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

· групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

· групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;

· групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

· в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання;

· включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

· якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

· документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах;

· справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, накази з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

· протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

· документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Документи в особових справах групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.