Основи архівної справи.

Закінчені діловодством справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням із її керівником.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає:

· експертизу цінності документів;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передачу справ до архівного підрозділу установи та забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії.

Документи установи групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного й тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату й номери аркушів у справі.

Закінчені діловодством справи постійного та тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2003 рік передаються в архівний підрозділ у 2006 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

Передача справ у архівний підрозділ установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим із керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення.

Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується в прийнятті справ із обов'язковим зазначенням (цифрами й літерами) кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Обробка вхідної документації

У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремленні два види документних потоків:

· вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

· документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами – авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

· документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять указівки, роз’яснення та зведення;

· документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

· документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

· звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти із зазначенням їхніх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові, а також найменувань посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які в свою чергу поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи поділяють на такі:

· організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

· інформаційно-аналітичні (листи, довідки, доповідні записки тощо);

· обліково-звітні.

Залежно від значущості автора та змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцеві.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху й потребуватиме певної послідовності їх опрацювання.

До принципів обробки вхідної документації можна віднести загальні прийоми роботи з документами в схемі документообігу установи. Всі вхідні документи, повинні пройти головні етапи роботи з ними: приймання, попередній розгляд і реєстрацію. Детально ці етапи описані вище.

Саме на цих етапах відбувається чітке налагодження процесів виконання документа, що в даному випадку є найголовнішим завданням у роботі з ними. Від оперативності роботи з документами залежить подальша доля їх і закладеного в них контексту.

Обробка вихідної документації

Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами та за

кореспондентами-адресатами.

Уся вихідна документація мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією або секретарем-референтом установи. Відправляється вона, зазвичай, у день її одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Не дозволяється відправляти або передавати працівникові документи без відповідної їх реєстрації в службі діловодства.

Під час приймання від виконавців вихідних документів із паперовими носіями перевіряються:

· правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

· правильність зазначення адреси кореспондента;

· наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

· наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

· наявність на документі позначки про додатки;

· відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому березі першого аркуша проставляється штамп ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах – авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах із адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити поштову адресу.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також указуються спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна та поштовий індекс.

У правому верхньому куті конверта поряд із марками іноді вказуються порядок надсилання та особливості вкладеної кореспонденції: конфіденційний, рекомендований, терміновий тощо.

Документи, що доставляються кур’єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобам обчислювальної техніки документи відправляються супровідним листом в упаковці, що повинна відповідати технічним вимогам збереження носіїв із записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до відповідної справи на загальних підставах.

Уся вихідна документація та інші поштові відправлення передаються структурним підрозділам або виконавцям у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів.

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища особи, що підписала документ, індексу структурного підрозділу та порядкового номеру документа з початку року. Наприклад: ПЛ/10-77, де ПЛ – індекс, який вказує, що документ підписано керівником (П.Литвин), 10 – індекс автора документа, 77 – порядковий номер.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказується прізвище керівника, що підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується та доставляється в поштове відділення.