Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками относятся к одному из видов внешних расчетов, возникающих между организациями в процессе финансово-хозяйственной деятельности (см. рис 1.).

Рис. 4.1. Виды расчетов между организациями.

Поставщиками и подрядчиками являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные, строительные и т.д.), выполняющие работы (погрузочно-разгрузочные, монтаж и установка оборудования). Для покупателей и заказчиков такие обязательства рассматриваются как кредиторская задолженность с отражением в текущем учете на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за поступившие товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, а также по выданным им авансам под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, а также по оплате продукции и работ, принятых от заказчиков при частичной готовности.

На стоимость поступивших от поставщиков товарно-материальных ценностей (оказанных услуг, выполненных работ) счет 60 кредитуют в сумме расчетного документа в корреспонденции с дебетом счетов, предназначенных для учета этих ценностей (затрат).

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» на сумму задолженности перед подрядчиками за выполненные работы по строительству основных средств, монтажу оборудования и т.д.

Дебет счета 10 «Материалы» - на стоимость материалов по учетным ценам;

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» - на стоимость материалов по покупным ценам;

Дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» - на стоимость принятых работ, оказанных услуг;

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» на суммы НДС, подлежащие оплате поставщикам или подрядчикам, если в соответствии с законодательством НДС подлежит вычету;

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Суммы, оплаченные по расчетным документам на материальные ценности или товары, отгруженные поставщиками, но не прибывшие на конец месяца на склад, организация – покупатель отражает только по дебету счета 60 в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. По мере поступления указанных товарно-материальных ценностей их стоимость отражают по кредиту счета 60 в корреспонденции со счетами по учету ценностей.

По дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается оплата поставщикам (подрядчикам) за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги.

Пример. По договору организация приобретает материалы на сумму 2360000 руб. Ставка НДС по приобретаемым материалам 18%, сумма – 360000 руб. В соответствии с договором покупатель перечисляет аванс поставщику материалов в сумме 1180000 руб. После получении материалов организация перечисляет поставщику оставшуюся сумму.

В бухгалтерском учете покупателя необходимо произвести следующие записи:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

Кредит счета 51 «Расчетный счет – перечислен аванс поставщику материалов – 1180000 руб.;

Дебет счета 10 «Материалы» на покупную стоимость поступивших материалов без учета НДС – 2000000 руб.;

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» - на сумму выделенного в товаросопроводительных документах налога – 360000 руб.;

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму задолженности за полученные материалы – 2360000 руб.;

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

Кредит счета 51 «Расчетный счет» - на сумму доплаты поставщику за материалы – 1180000 руб.

Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в разрезе поставщиков, подрядчиков (по предъявленным счетам). Построение аналитического учета должно позволить получить развернутую информацию в разрезе:

- поставщиков (подрядчиков) по акцептованным расчетным документам срок оплаты которых не наступил;

- поставщиков (подрядчиков) по расчетным документам неоплаченным в установленный срок;

- поставщиков по выданным векселям срок оплаты которых не наступил;

- поставщиков по просроченным оплатой векселям;

- поставщиков (подрядчиков) по выданным им авансам.

Для учета операций по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» при журнально-ордерной форме учета предназначен журнал-ордер формы № 6-АПК и приложение к нему «Реестр операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками» формы № 6а.

При отражении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками в регистрах учета необходимо иметь в виду:

в регистрах журнально-ордерной формы учет этих расчетов, как правило, ведут позиционным способом по каждому документу (счету, товарно-транспортной, товарной накладной и другому расчетному документу). Учет расчетов в целом в разрезе поставщиков (подрядчиков) с отражением движения и выявления остатка ведут только в случаях, когда эти расчеты осуществляются в порядке плановых платежей;

независимо от величины суммы по расчетному документу и формы расчетов (инкассо, аккредитивы и т.д.) все расчеты за отгруженные поставщиком товарно-материальные ценности и принятые от подрядчиков работы (услуги) должны найти отражение на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если к моменту поступления ценностей на склад получателя или оформления приемки работ (услуг) расчетные документы уже оплачены, то в этих случаях записи также должны производиться в корреспонденции со счетом 60.

В журнале-ордере формы № 6-АПК организуется аналитический и синтетический учет всех операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками, отражаемых по счету 60 в корреспонденции с соответствующими счетами. Журнал-ордер открывается на месяц (квартал, полугодие или год) с использованием вкладных листов.

Журнал-ордер № 6-АПК состоит из двух разделов: Оборот по кредиту счета 60 для записи в Главную книгу; Аналитические данные к счету 60. На последней странице журнала-ордера приводятся сводные контрольные данные о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками на конец отчетного периода. В нем показаны остатки задолженности поставщикам и подрядчикам на конец каждого месяца.

Аналитический учет ведется в журнале-ордере № 6-АПК отдельно по каждому поставщику и подрядчику. В организациях при значительном количестве расчетных операций необходимые данные по отдельным поставщикам предварительно накапливают в Реестре операций по расчетам с поставщиками, подрядчиками (приложение к журналу-ордеру № 6-АПК), открываемом на тот же период, что и журнал-ордер, на каждого поставщика (подрядчика).

Накапливание данных по операциям, связанным с заготовлением товарно-материальных ценностей, можно осуществить и на отдельных бланках журналов-ордеров № 6-АПК. Например, сельскохозяйственные организации могут обособлено учитывать операции по заготовлению материальных ценностей, приобретаемых для капитального строительства.

При открытии журнала-ордера № 6-АПК в нем указываются остатки на начало месяца: по дебету – суммы оплаченные или зачтенные поставщикам, по кредиту – суммы причитающиеся поставщикам.

Записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (левая сторона журнала-ордера) производятся по графам в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учету товарно-материальных ценностей (07, 10, 11, 41), затрат на производство (20-29), вложений во внеоборотные активы (08) и др. При этом по отдельным графам отражаются суммы налога на добавленную стоимость (18, 08).

Правая сторона журнала-ордера предназначена для отражения операций по дебету счета 60, т.е. записей об оплате поставщикам и подрядчикам за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и другим списаниям. При записях по дебету счета указываются кредитуемые счета (счета по учету денежных средств, кредитов банка и др.)

В случае продления срока погашения соответствующих обязательств эти суммы записываются в отдельные графы в конце журнала-ордера.

Отдельные графы в журнале-ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров документов, наименований поставщиков или подрядчиков, а так же сальдо на начало и конец месяца.

Итоги левой части журнала-ордера по окончании месяца переносятся в главную книгу, итоги правой части используются для сверки оборотов с другими журналами-ордерами.

Записи по кредиту счета 60, как в журнале-ордере, так и в реестре, в части сумм, причитающихся за материально-производственные запасы (работы, услуги), производят на основании предъявленных поставщиками (подрядчиками) и принятых к оплате расчетных документов. Поступление материалов должно быть надлежащим образом оформлено и подтверждено соответствующими приходными документами. Поэтому учетные данные товаро-транспортных, товарных накладных или документов их заменяющих, принимаются к записи лишь после их тщательной проверки.

«Реестр операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками» формы № 6а можно также использовать при осуществлении расчетов в порядке плановых платежей. Для этого по отдельной строке записывают сумму задолженности на начало отчетного периода и наименование поставщика, а по всем строкам производят соответствующие записи. Причем, поступление материальных ценностей за определенный срок отражают в графе 5, а сумму НДС – в графе 6 (графы 7 и 8 не заполняют), а по мере наступления срока платежа делают отметку об оплате. Реестр в этом случае открывают на квартал, полугодие или год с отражением по строкам данных за каждый месяц в хронологическом порядке по каждому расчетному документу поставщика к одному документу за определенный период об оплате.

В конце месяца в реестре подсчитываются обороты по кредиту и дебету счету 60, которые переносят из реестров в журнал-ордер № 6-АПК, где для каждого поставщика (подрядчика) отводят одну строку. Разовые расчетные операции с поставщиками и подрядчиками отражают непосредственно в журнале-ордере № 6-АПК.

В течение месяца записи в журнале-ордере № 6-АПК (или реестре) делаются на основании счетов-фактур или заменяющих их документов по мере поступления соответствующих ценностей на склады организации.

Суммы, принятые к платежу по кредиту счета 60, отражаются в соответствующих графах журнала-ордера по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших материальных ценностей, отдельно записывается суммы зачетов по задолженностям, НДС и общая сумма, принятая к оплате. Если при принятии товарно-материальных ценностей выявлена недостача, то наряду со слагаемыми покупной стоимости поступивших ценностей отдельно указывается сумма недостачи. В таком же порядке фиксируются претензии по сортности, комплектности, качеству и т.д., выявленные при приемке ценностей. По поступившим товарно-материальным ценностям в журнале-ордере также показывается их стоимость по учетным ценам.

Суммы, составляющие покупную стоимость товарно-материальных ценностей, показывают в обособленных графах журнала-ордера по отдельным субсчетам, предназначенным для учета товарно-материальных ценностей, а в необходимых случаях – по группам материалов внутри каждого счета без разбивки по складам, на которые поступили указанные ценности. В реестре слагаемые покупной стоимости суммы записывают в графе «Отклонения». Соответствующие суммы должны найти отражение в Ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары (формы № 46-АПК).

Излишки, выявленные при приемке ценностей, показывают в журнале-ордере отдельной строкой.

Суммы претензий и недостач указывают в корреспонденции с дебетом счетов 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» и 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а произведенные зачеты с поставщиками или подрядчиками – с дебета счета, по которым засчитывалась дебиторская задолженность.

Суммы задолженности за произведенные подрядчиками работы и оказанные услуги отражают в журнале-ордере № 6-АПК и реестрах № 6а на основании расчетных документов по мере их приемки. Причитающиеся подрядчикам суммы показывают в корреспонденции с дебетом счетов, на которых должны быть учтены соответствующие затраты. Суммы зачетов и претензий, возникающих после акцепта расчетных документов, записывают в отдельных графах в корреспонденции с дебетом счетов, на которых отражают эти расчеты (счета 60, 76 и т.д.)

В журнале-ордере № 6-АПК и реестрах № 6а помимо записей по кредиту счета 60 на причитающиеся поставщикам и подрядчикам стоимость товарно-материальных ценностей (работ, услуг) отмечают суммы оплаты, зачетов и списаний по каждому расчетному документу отдельно. Оплату с расчетного счета выделяют в отдельной графе, а оплату из кассы, валютного счета и разного рода зачеты и списания производят в графах 19 и 20 с указанием корреспондирующего счета и суммы.

При этом отметки об оплате расчетных документов и списания делают на основании выписок банка, кассовых ордеров или других денежных документов в течение двух месяцев на бланках тех же журналов-ордеров, в которых нашли отражение данные о поступлении груза, принятии работ (услуг), то есть там же, где значатся причитающиеся поставщикам и подрядчикам, а также в соответствующих реестрах. Разного рода списания (недоплаченные суммы, принимаемые на учет как кредиторская задолженность по разным расчетам, суммы, обращаемые в погашение соответствующей дебиторской задолженности, не показанной в расчетных документах как зачет), отражают по справкам, составленным бухгалтерией.

По истечении двух месяцев суммы, оставшиеся неоплаченными или несписанными переносят отдельно по каждому документу в графу «Остаток на начало месяца» журнала-ордера третьего месяца. В дальнейшем отметку об оплате, списании или сторно делают уже в данном журнале-ордере.

Если журнал-ордер ведут в течение квартала, полугодия или года, то отметку об оплате делают на соответствующей странице, на которой записывают данные за отчетный месяц. В открытых на этот же период реестрах записи за каждый месяц производятся по строкам за каждый месяц.

В организациях перенос данных из одного журнала-ордера № 6-АПК в другой производят в тех случаях, когда поставку материальных ценностей для капитального строительства, учитываемых на общем балансе, отражают на отдельном бланке. В тех организациях, которые отдельный бланк указанного регистра используют только по расчетам за работы и услуги, данные, отраженные, в разных бланках, не обобщают. В этом случае дебетуемые счета, по некоторым произведены записи (в корреспонденции с кредитом счета 60), будут различные, а общая сумма записей по кредиту счета 60 найдет отражение в одном месте в графе «Итого».

Из второго раздела журнала-ордера общая сумма кредитового оборота переносится в конце месяца в первый раздел журнала-ордера, на основании которого в свою очередь производятся записи в Главную книгу. Одновременно остатки по счету 60 переносятся в таблицу «Аналитические данные к счету 60», размещенную на последней странице журнала-ордера.

Кредитовый оборот по счету 60 (первый раздел журнала-ордера) записывают в Главную книгу в графу «Оборот по кредиту счета», а сумму по дебету счетов, составляющих этот оборот, переносят в Главную книгу в дебет соответствующих счетов в графы «с кредита счета 60». Записи в Главную книгу отмечают на последней странице журнала-ордера.

Итоги журнала-ордера № 6-АПК должны быть увязаны с соответствующими данными по синтетическим счетам. Итоги суммы оплаты и списаний за текущий месяц плюс суммы, оставшиеся неоплаченными и несписанными должны равняться итогу графы 14 плюс задолженность поставщикам и подрядчикам на начало месяца.

В журнале-ордере № 6-АПК указывают остатки на начало и конец месяца развернуто: по дебету – суммы, оплаченные поставщиками, по кредиту – суммы, причитающиеся поставщикам, подсчитывают итоги по корреспондирующим счетам и сверяют их с соответствующими учетными регистрами.

Сверку оборотов по счету 60 в журнале-ордере № 6-АПК производят следующим образом. Кредитовый оборот счета 60 сверяют: с дебетом счетов 07, 10 – с данными ведомостей № 46-АПК, счета 11 – ведомости № 73-АПК, счета 20, субсчет 1, - с данными производственных отчетов по растениеводству № 18А, по счету 20, субсчет 2, - производственному отчету по животноводству № 18Б и т.д. Дебетовый оборот по счету 60 в журнале-ордере сверяют: с кредитом счета 51 – с данными журнала-ордера № 2-АПК, счета 55 – с данными соответствующего раздела журнала-ордера № 3-АПК, счета 66 – журнала-ордера № 4-АПК и т.д.