Выбор единицы измерения, использование тех или иных методов, объема и продолжительности наблюдения.

Для анализа делопроизводства наибольшее значение имеет типическая выборка. Исследование делопроизводственных процессов требует выявления длительности отдельных операций, что необходимо для обеспечения непрерывности и выявления существующих резервов времени. Выявление затрат рабочего времени производится с помощью фотографии рабочего времени и хронометража. Для обеспечения возможности анализа затрат рабочего времени все виды работ группируются в отдельные и относительно самостоятельные группы. Например, классификация затрат рабочего времени руководителя может различаться в зависимости от выбранного критерия. Такими функциями могут быть: характер выполняемых работ, побудительные причины выполнения работ, фактор времени, место выполнения работ. По характеру выполнения работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать:

- организационно-административные работы;

- индивидуально-творческая работа;

- вспомогательная работа;

- отдых;

По функциям руководство трудовым коллективом затраты рабочего времени можно разделить:

-планирование;

- организационные вопросы;

- мотив;

- учет;

- анализ;

- контроль;

По характеру побудительных причин затраты побудительных причин можно разделить по следующим группам:

- по инициативе руководителя;

- трудового коллектива;

По формам работы:

- проведение совещания;

- индивидуальные беседы с подчиненными;

- собрания трудового коллектива;

- разговоры по телефону;

- вызовы к руководству;

Фотография рабочего дня заключается в фиксации трудового процесса во времени в порядке последовательности выполнения работ на протяжении всего рабочего дня или какой-то его части. Фотография рабочего дня выполняется для выявления затрат и потерь рабочего времени, их видов, продолжительности и повторяемости. Фотография целесообразна в случаях, если сотрудником выполняется несколько работ. Результаты наблюдения методом фотографии могут быть записаны различными способами в специальной карте, в наблюдательном листе, могут быть показаны графически (по горизонтали время, по вертикали виды деятельности).

В карте фотография рабочего дня фиксируются сведения о наблюдателе, месте наблюдения, дате наблюдения. Фотография рабочего дня может быть индивидуальной и групповой. Индивидуальная – одного сотрудника, групповая - группы сотрудников, выполняющих оду работу. Фотография рабочего времени может быть сплошной и выборочной. Сплошная – фиксация рабочего времени на протяжении всего рабочего дня. Выборочная изучает всей последовательности работ. Документы которые используются:

- карта;

- наблюдательный лист- все наблюдения, где указывается время, начало и конец отдельных операций, их продолжительность и результат.

После окончания фотографии рабочего времени подводятся итоги, и рассчитывается величина и удельный вес полученного рабочего времени зависящие и независящие от работника потери. Фотография рабочего времени может быть в графической форме, тогда наблюдательный лист имеет форму хронооперограммы. Количество фото зависит от продолжительности рабочего цикла. Если цикл операции равен 1-му дню, то достаточно провести фотографию рабочего дня в течении 5-6 дней месяца.

Хронометраж –может быть использован когда изучаемая операция очень кратковременна и ее нельзя зафиксировать другим способом, или когда надо выделить из операции некоторые элементы.

Являются затраты времени на одну операцию в течение семи рабочих дней, время на посещение копировально-множительного бюро.

Способом хронометража изучаются повторяющиеся элементы работы. При хронометраже предметом наблюдения является не распределение времени, а продолжительность отдельных, точно определенных операций.

Когда применяется хронометраж:

- при установлении нормативов времени для выполнения отдельных элементов операции;

- для проверки и уточнения норм времени, рассчитываемых по нормативам, для выявления причин невыполнения норм;

- для определения трудозатрат, когда операции слишком кратковременны.

Хронометраж подразделяется на индивидуальный и групповой. Индивидуальный – изучается работа 1 сотрудника, методы и приемы исполнения работ. Групповой хронометраж – при проведении 1 наблюдателем изучается работа группы сотрудников.

Когда изучается работа структурного подразделения. При определении численного состава подразделения или рационального распределении в нем обязанностей между сотрудниками.

Хронометраж проводится дважды:

- за 45-50 мин до начала работы;

- за 1,5-2 часа до окончания рабочего дня.

Когда хронометраж проводят с целью разработки норм, устанавливается длительность не только…. В результате анализа хронометража определяются возможности сокращения затрат оперативного времени.

Статистическое исследование –основной метод для получения количественных данных, необходимых для изучения вопросов документооборота, справочно-информационного обслуживания, для определения численности сотрудников.

Проводится там, где допустим количественный учёт явлений.

Разновидностью непосредственно наблюдения, является непосредственное наблюдение за документом. Наблюдение может проводится с момента создания или получения документа или сдачи в архив.

Кроме метода непосредственного наблюдения применяются методы получения данных путём анкетирования, интервьюирования, самофотографии.

Анкетное обследование заключается в изучении вопросов делопроизводства.

Анкета – систематизированный опросник, который составляется исследователем. При разработке анкеты, определяют логическую схему построения вопросов, чтобы можно было проследить продвижение от общих вопросов к частным.

Количество вопросов в анкете должно быть небольшим, чтобы не вызвать небрежного её заполнения.

Вопросы подразделяются на закрытые (да, нет) и открытые.

Анкеты с открытыми вопросами имеют то преимущество, что по ним можно определить мнение опрашиваемого, его мотивы, с закрытыми проще.

Отвечающему на один и тот же вопрос может предлагаться выбор ответов. С помощью анкетирования получают не только сведения, которые дополняют объективные данные. Анкетирование может проводиться как сплошное, выборочное или индивидуальное. Анкетирование позволяет охватить большое количество людей и получить сравнительные данные. Анкета должна предлагать ознакомление сотрудников с целями и задачами исследования.

Анкетный способ не очень трудоёмкий. Затраты – десятая часть, необходимая для непрерывного наблюдения.

Достоверность анкетного материала зависит от субъективных качеств. Это делает анкетный способ не достаточно точным.

При изучении делопроизводства можно использовать метод сопроводительных анкет, который заключается в том, что к наиболее интересным, типичным документам прикрепляются анкеты. Все руководители, исполнители обязаны сделать в анкете записи. Это может быть указание должностей, операций с документами.

В этом случае изучается сопоставимость данных о количестве операций и времени на них.

Анкета может быть и устной. Она заполняется самим исследователем в результате опроса.

Метод интервьюирования. Преимущества перед анкетой: при интервьюировании исследователь может ставить дополнительные вопросы или уточнять ответы.

Интервьюирование может представлять собой индивидуальную или групповую беседу. Повторное интервью проводится для уточнения. Интервью проводят через одинаковые промежутки времени.

Сведения, которые получаю в ходе опроса должны записываться по ходу опроса. Для записи могут быть использованы карточки. Данные по каждой беседе относятся … с ответами и выводами исследования.

Метод самофотографии – фотографии рабочего процесса. Проводится самим исследователем для выявления затрат рабочего времени. При самофотографии запись проводится самим работником, исследователю целесообразно принять участие в составлении карты самофотографии.

Особое внимание обращают на составление перечня элементов, перечня операций, чтобы избежать разнобоя в названии операции, приписываний времени, которое фактически затрачивается на один вид работ к другим.

Выявляются потери рабочего времени, которые связаны с недостатками в организации труда. В то же время, самофотография не всегда полностью выявляет потери рабочего времени по вине работника.

Метод самофотографии удобно применять тогда, когда сотрудник выполняет работы, имеющие определённый, давно продолжающийся срок.