Картотека

Для анализа берётся значительное количество документов, не менее пятидесяти от общего количества исполненных документов, чтобы сделать вывод о сроках исполнения. Из данной выборки следует искать те документы, сроки исполнения которых резко отличаются от остальных по каким-то причинам (например, сотрудник уволился, сотрудник уехал в командировку, утрата документа).

Каждый документ выборки сопровождается указанием на время его исполнения в днях. Полезно бывает определить сроки исполнения документов по определённым группам, например, приказы, обращения граждан, документы для исполнения из вышестоящих организаций и др.

Каждая, из образованных совокупностей исследуется, и, на основании полученных данных устанавливаются дифференцированные сроки исполнения документов каждой группы. Собрав данные о сроках исполнения документов, эти документы группируют по срокам исполнения, например, - в группы, срок исполнения которых один день, 4-6 дней, 7-10 дней. Могут группироваться до одного месяца и свыше месяца и т.д.

Затем подсчитывается число документов, относящихся к каждой группе. На основании полученных данных составляется гистограмма распределения документов по срокам исполнения.

Количество документов,

вошедших в выборку

6 12 18 24 30 36 42 Число дней

Сроки исполнения документов, отражающих массовые однородные операции, могли быть установлены путём хронометража. При этом исследуются такие совокупности документов, как приходы, обращения граждан. В ходе наблюдений и бесед с исполнителями составляются оперограммы движения контрольных документов разной степени важности. Например, оперограмма исполнения распорядительных документов, поступающих из вышестоящих организаций (писем, поступающих из подведомственных организаций). Иногда сравнивают эти оперограммы с оперограммами движения и обработки неконтролируемых документов для того, чтобы выявить особенности обработки тех или иных документов и оценить, насколько рационален существующий порядок.