Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Табель унифицированных форм документов




Читайте также:
  1. I. Перечень документов, необходимых для открытия банковского счета
  2. Анализ документов
  3. Аналіз рентабельності
  4. Аналіз рентабельності підприємства
  5. б) при оформлении текстовых документов – ( в лабораторных и практических работах -основная надпись оформляется на одном листе, где начинается работа
  6. Библиографическая запись. Библиографическое описание документов. Примеры.
  7. Внимательно прочитайте задание. По данным определите рентабельность продукции. Из представленных ответов выберите верный.
  8. Вопрос 5. Категории нормативных документов по стандартизации и виды стандартов
  9. Выписка из документов по операциям за апрель 2015 г.
  10. ВЫСОКОРЕНТАБЕЛЬНЫЙ АНШЛАГ

Табель унифицированных форм – перечень разрешённых к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их прохождения.

Разработка табеля позволяет одновременно решить несколько задач:

1) оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление;

2) классификация форм документов, применяемых в организации, по функциям и задачам управленческой деятельности (лучше по функциям);

3) унификация состава и форм документов, сокращение количества применяемых форм, исключение из функционирования дублирующих показателей;

4) унификация и нормативное закрепление процедур подготовки документов в организации;

5) упорядочение в целом документационного обеспечения управления в целях улучшения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

Табель – эффективный инструмент оптимизации форм документов, применяемых в организации в условиях автоматизации подготовки и обработки документов. Является реальных способом упорядочения процессов документирования, создаёт наглядную схему фиксации документирования всех видов деятельности. Устанавливает жёсткие правила этой фиксации.

Правовая основа создания Табеля – Инструкция по делопроизводству (2009 год). Дана примерная форма табеля унифицированных форм документов.

Применение табеля позволяет исключить возможное создание новых форм документов, количество видов и форм документов, позволяет сократить трудозатраты работников (кто утверждает, как утверждает, с кем согласовывается).

Табель включает документирование традиционное и созданное средствами электронной техники. Подписывается лицом, ответственным за создание, и утверждается руководителем. Внесение изменений производится службой ДОУ.

Составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вписываются сведения, характеризующие формы документов по различным параметрам.

Могут быть другие графы. При необходимости совершенствования документооборота – содержатся сведения о тираже бланков, о регистрации документов, сроках исполнения, месте хранения копий и подлинников.

Цель – определить оптимальное количество форм документов. Позволяет исключить применение видов и разновидностей документов, не соответствующих организационно-правовой форме или направлениям деятельности организации.



Разрабатывается службой ДОУ на основе данных, предоставленных структурными подразделениями.

Проект согласовывается с руководителем структурного подразделения, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается … в д. табель перед ответственным исполнителем, уч. в подготовке и обработке документов.

В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, содержит в упорядоченном виде наименования форм документов с указанием всех этапов подготовки и создания документов. Табель является средством оптимизации документооборота.

Схема

1) Функциональное назначение табеля – унификация средств документирования

2)Оптимизация состава управленческих документов

1)Закрепление правового статуса документации и образующихся документов

2)Внедрение и обеспечение единого порядка подготовки управленческих документов

 

Для разработки Табеля в организации создаётся рабочая группа, в неё включаются специалисты по основным направлениям деятельности.



Этапы:

1. Предпроектное исследование.

Изучается:

состав применяемых в организации документов;

состав управленческих функций и задач, подлежащих обязательному документированию;

документы, составляющие правовую базу деятельности организации (законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие различные аспекты деятельности организации);

организационно-правовая документация (устав, штатное расписание, регламенты работы совещательных органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам);

организационно-распорядительная документация;

документация нормативно-методической базы ДОУ (определяется технология обработки документов, правила составления и оформления документов);

номенклатура дел организации (минимум за 3 последних года деятельности).

Суть этапа – сбор и анализ материалов.

Цели этапа – выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и созданных в процессе их решения документов. Докум характер опред последоват созд, постоянством, сбор материалов проводится в структурных подразделениях и по всем направлениям деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе отражаются в карте документа. Она содержит следующую информацию:

полное наименование формы документа;

имя файла;

функция управления и задача (назначение документа);

сведения об основных этапах подготовки документов (составитель, внутреннее и внешнее согласование, удостоверение документа, адресат, сведения о регистрации документа).

Карты документов, собранные на первом этапе, являются основным рабочим массивом.

Зафиксированные сведения используются для выработки структуры табеля и для отбора форм документов для включения их в табель. Эти карты группируются в соответствии с основным классификационным признаком (в зависимости от функционального назначения документов). После дополняются образцовыми (эталонными) формами соответствующих форм документов. Они могут быть в бумажном или электронном виде.



По итогам предварительного изучения состава и содержания документов, устанавливаются:

- виды документов в повседневной деятельности;

- периодичность их подготовки;

- формы этих документов.

2.На втором этапе проводится анализ выявленных форм документов. В типовой Инструкции 2009 года дан Табель – таблица, по горизонтали – название документа, а графа – характеристики процедуры документирования.

Всё, что есть в карте каждого документа и то, что нужно и важно учесть, должно быть учтено и при выборе формы табеля.

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками. В сущности, если такой задачей является оптимизация, то такой табель может включать только графы, содержащие сведения о наличии формы, периодичности создания документа, правовых основах для создания документа. Если в задачи табеля входят задачи оптимизации, то графы дополняются сведениями об основных этапах оформления документа. Если цели включают регламентацию документооборота и процедур разработки и обработки документа. Табель должен содержать сведения о регистрации документа, о контроле, месте хранения подлинника документа, при необходимости указывается и тираж документов.

При отборе формы унифицируются путём проверки их правовой обоснованности, законности использования той или иной формы и закрепления её в правовом акте. Произвольно создаваемые работниками формы документов исключаются. Табель позволяет оптимизировать формы документов и закрепить их в одном документе.

При унификации форм, их количество сокращается, что убыстряет процесс оформления документа (но не говорят, что табель сокращает объёмдокументооборота).

Табель позволяет унифицировать и закрепить процедуры подготовки документов или отдельных этапов. Унификация форм заключается в установлении общих реквизитов данного документа, их расположения. Может быть выработан стандартный текст документа, всё, что соответствует функциональному назначению документа.


Дата добавления: 2015-09-13; просмотров: 42; Нарушение авторских прав







lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2022 год. (0.025 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты