Формирование дел

Изучение данного вопроса проводится в двух направлениях:

1) анализируется состояние методической работы по формированию дел;

2) анализируется практика формирования дел в структурных подразделениях;

Преследуют две цели:

1) подготовка предложений по наиболее целесообразному формированию в дела;

2) разработка системы организации дел в делопроизводстве, которая сводится в первую очередь к подготовке номенклатуры дел.

Анализируется также, соблюдаются ли основные требования НПА по этому вопросу, где имеются отклонения.

В ходе исследования выясняется наличие и качество имеющейся в организации номенклатуры дел, наличие номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел, схема построения сводной номенклатуры дел.

Каким вопросам уделить особое внимание:

1) порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

2) утверждения номенклатуры дел;

3) должностные лица, участвующие в разработке номенклатуры дел;

4) степень полноты отражения в номенклатуре дел документов в организации;

5) наличие и характер документов, не включённых в номенклатуру дел;

6) степень единства номенклатуры дел в различных структурных подразделениях;

7) порядок пересоставления номенклатуры дел (при реорганизации);

8) порядок внесения в номенклатуру дел вновь возникших дел, а также незаконченных дел;

9) состав заголовков, их методическая и практическая обоснованность;

10) принципы деления дел на тома или части (книга замечаний и предложений);

11) порядок систематизации дел;

12) индексация дел – отражение в индексах принадлежности к определённым структурным подразделениям;

13) определение сроков хранения;

14) порядок оформления номенклатуры дел;

15) соответствие практической группировки документов существующей номенклатуры дел;

16) соблюдение требований в области формирования дел;

17) систематизация документов внутри дел;

18) особенности группировки отдельных категорий и групп документов;

19) состав исполнителей, проводящих работу по формированию дел (в деятельности, в которой откладываются эти документы).

В случае отсутствия номенклатуры дел или её качества ,используют примерные или типовые номенклатуры дел как основу для разработки индивидуальных номенклатур дел.

Что изучаем, чтобы сделать совершеннее номенклатуру дел:

1) номенклатуры дел предыдущих лет;

2) ведомственные перечни;

3) задачи организации;

4) пути, которыми будут решаться те или иные вопросы.

5) если заголовки некачественно составлены, изучают, насколько полноценно заголовок отражает содержание дела.

Данные о количестве дел, сформированных по каждому признаку и комбинации этих признаков полезно представить в процентах к общему числу дел, заведённых в организации или раздельно по структурным подразделениям в течение того или иного периода времени (года).

Позволяет установить, какие признаки группировки имеют наибольшее применение и чем это вызвано. Особое внимание должно быть уделено приходящим делам. В опись включаются по году заведения.

Поэтому уточняют состав переходящих дел, выясняют, сколько переходящих дел собирается ежегодно, меняется ли это количество. Изменения в количестве переходящих дел целесообразно проследить за несколько лет и в каждом конкретном случае установить, чем вызвано ведение переходящих дел. Какие вопросы вызывают необходимость ведения переходящих дел.

Таблица

Анализ содержания переходящих дел позволяет исследователям определить критерии образования этой категории дел, принципы включения их в номенклатуру дел, методику внесения их в описи дел.

Основными методами, которые используются для изучения этих вопросов, служат непосредственное изучение самих документов, дел, номенклатур дел, методы интервьюирования, беседы с сотрудниками и результаты такого изучения обобщается справкой.

(20.10.2009)