Определение структуры табеля.

Как любой классификационный справочник, табель может быть построен по функциональному или структурному принципам. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, во втором – названия структурных подразделений.

Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов.

Формирование структуры табеля связано с особенностями организации. Если организация достаточно крупная, то можно будет … сделать по структурным подразделениям. Указываются подразделения, потом формы документов в этом подразделении, сведения из Карты по каждому документу.

Если организация небольшая, можно классифицировать формы документов по функциям управления. Это также определяет внутреннюю структуру табеля, как классификационной схемы. В соответствии с ней будут даны описания форм документов.

Графы табеля (их может быть больше или меньше):

1. Наименовании унифицированной формы документа.

2. Дата утверждения формы и наименование организации, утверждающей форму документа.

3. Код формы документа.

3.1. Код по ОКУД.

3.2. Код по отраслевому классификатору (если есть).

4. Степень унификации.

5. Согласование проекта документа.

5.1. Внутреннее.

5.2. Внешнее

6. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.

7. Подписание документа.

8. Утверждение документа.

9. Печать.

10. Периодичность создания документа.

11. Структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за регистрацию.

12. Структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за контроль.

13. Организация-адресат.

14. Место хранения документа (подлинника и копийных экземпляров).

15. Тираж бланков.

15. Примечание.

Это максимум граф, может быть меньше.

Наименование унифицированной формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке табеля.

Дата утверждения и наименования организации или должностного лица – это унифицированная форма.

Код формы документа по ОКУД, кем и когда форма была утверждена.

4) Степень унификации, или это степень унификации текста, трафарета, частичная унификация текста.

5) Внешнее согласование – с кем будет согласовываться проект данного документа.

Внутреннее согласование – должности лиц, визирующих данный документ.

6) Структурное подразделение – исполнитель: проставляется наименование структурного подразделения, которое подготавливает проект документа.

Решение принимается при разработке табеля и отражается в Положениях о структурных подразделениях.

7) Подписание документа – наименование должностного лица, которое будет подписывать этот документ

Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в Положении или Уставе организации, в положениях о структурных подразделениях, в распорядительном документе руководителя о распределении обязанностей между руководителем и работниками.

Например, приказ о приёме на работу подписывает руководитель, на основании приказа о распределении обязанностей этот приказ может подписать и заместитель.

Право подписи будет зависеть от должности принимаемого на работу.

Во всех случаях окончательное решение принимается в Табеле в ходе его подготовки и утверждения.

8) Эта графа заполняется для документов, подлежащих утверждению.

Для того, чтобы определить, утверждается документ или нет, нужно поднять много нормативных документов.

Здесь указывается вид утверждения. Если утверждает руководитель, указывается должность лица, утверждающего документ.

Если документ утверждению не подлежит, в этой графе ставится прочерк.

9. Печать (организации, структурного подразделения, специального назначения).

Указывается название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа (именно этой формы) или ставится прочерк, если документ в этом не нуждается.

Перечень таких документов может быть в нашей инструкции по делопроизводству.

10) Периодичность создания: ежеквартально, ежемесячно, по мере необходимости. Здесь может указываться срок подготовки документов. Например, за 10 дней до заседания Совета, к 15 числу каждого месяца и т.д.

11) Структурные подразделения или должностное лицо, ответственное за регистрацию.

Если есть перечень документов, подлежащих регистрации в структурных подразделениях – будем записывать.

12) Ответственные за контроль. Указывается структурное подразделение, где осуществляется контроль.

13) Название организации, в которую будем отправлять документ.

14) Место хранения документов – указывается структурное подразделение, где хранятся документы до передачи в архив организации или уничтожения.

15) Тираж. Указывается количество документов данного вида за год и вид тиража.

Может быть такое, что всё поменяется и не нужно заказывать много бланков.

16) Примечания. Дополнительная информация. Например: о форме документа, порядке подписания, утверждения, согласования.

Все графы Табеля записываются на основании требований по делопроизводству и НПА РБ.

Окончательно оформленный Табель должен быть согласован со всеми руководителями и руководителями всех структурных подразделений. Такой Табель утверждается руководителем. Выписки из Табеля передаются в структурные подразделения.

Запрещается создавать формы, которые не включаются в Табель.

Ответственность за разработку Табеля несёт руководитель и руководители структурных подразделений.

При необходимости Табель может пересматриваться.