Контроль исполнения документов

Источниками сведений о постановке контроля за исполнением документов служит изучение Инструкции 2009 года, аналитических документов контрольной службы, беседы с сотрудниками, наблюдения.

Мы должны изучить, обеспечивает ли система контроля решение следующих задач:

1. Обязательный и точный учёт полученных данных.

2. Систематическое наблюдение за использованием документов.

3. Принятие мер, способствующих исполнению и устранению помех.

4. Повышение исполнительской дисциплины.

При проектировании контроля необходимо исключить из следующих требований к количеству и технике контроля:

1. Чёткость, простота и наглядность.

2. Своевременность, систематичность, планомерность.

3. Полноценность – охват всех работ, характеризующих контролируемую работу.

4. Точность.

5. Независимость от контролируемых объектов.

Обратить внимание на следующие вопросы:

- наличие специальных участков по контролю использования документов, их функции и компетенция;

- наличие и качество Перечня документов, подлежащих контролю со сроками исполнения;

- установленные сроки исполнения отдельных категорий документов и их соблюдения.

Порядок постановки документов на контроль, кому персонально предоставлено право постановки документов на контроль. Порядок продления срока исполнения отдельных категорий документов, меры наказания за неисполнение документов в срок, порядок снятия с контроля. Проводится ли периодический анализ работы по контролю за сроками? Кому докладываются результаты исполнения документа. В какой степени организация контроля за исполнением документов соответствует принципам Инструкции-2009.

Как правило, первые и самые общие сведения могут быть получены путём интервьюирования. Прибегают к другим способам получения более глубоких сведений (оперограмма).

Может быть построена оперограмма контроля за исполнением документов, оперограмма движения контрольных документов разной степени важности.

Может проводиться сравнение технологий работы с контролируемыми и не контролируемыми документами и выясняются особенности обработки. Изучение контрольных карточек, контрольных форм (позволяет проследить фактический ход исполнения документов), выявить трудности, которые носят организационный характер, определить исполнительность сотрудника, установить средние сроки исполнения документа.

Изучая, как налажен контроль за исполнением документов, оргпроектанты должны выделить группы документов, по которым наиболее часто не соблюдаются сроки исполнения, а также группы документов, по которым наблюдается наиболее длительная задержка сроков исполнения. Группировки также проводят и в структурном разрезе.

Источниками сведений об организации контроля служат данные учётно-контрольного аппарата, отчёты контролируемых участков, беседы с сотрудниками. Важным источником наиболее точных и подробных связей является полистный просмотр дел, проводимый в ходе изучения документооборота.

Фиксируют сроки поступления исполнения и отправки документов, группируя эти данные по исполнителям, по видам документов, по характеру вопросов, исследователь получает ценный исходящий материал для анализа.