Организация документооборота

Для изучения документооборота используются, в той или иной мере, все основные методы, которые применяются у нас в исследовании: метод непосредственного наблюдения, графические методы и т.п.

На первом этапе исследования изучаются основные документопотоки, устанавливается состав и объём входящей, исходящей и внутренней документации, распределение документационных потоков по структурным подразделениям.

При установлении документационных потоков проводят группировку всей документации организации: - по наименованиям документов; - по корреспондентам и их значимости для данного аппарата (из вышестоящих организаций, из подведомственных организаций); - по характеру документов. Устанавливают объём годового документооборота. Полученные сведения об объёме документооборота сводятся, как правило, в таблицы и представляются в графической форме (диаграммы, кривые). Такие графики показывают сезонные колебания (и позволяют реагировать на это); структуру документопотоков, а также соотношения отдельных групп документов.

Количество документов

янв февр март апрель май Месяц

- входящие документы

- исходящие документы

Подсчёт объёма поступающей корреспонденции осуществляется по регистрационным формам в службе ДОУ и в структурных подразделениях на основе сводок учёта получаемых и отправляемых документов и документов статистической отчётности. Изучают маршруты движения документов внутри организации, устанавливается взаимосвязь документопотоков, порядок их распределения между структурными подразделениями, и всё это может быть показано с помощью маршрутных схем.

Маршрутные схемы составляются, как на группы документов (входящие, исходящие), так и на отдельные виды и разновидности документов (приказы, обращения граждан).

В качестве средства наблюдения за процессами прохождения используются наблюдательные карты.

Карты заводятся в момент попадания документа в организацию. Работники делают соответствующие отметки на ней о выполненной операции.

Для получения объективной картины необходимо проследить обращение 100 или 200 документов, которые представляют основные группы поступающих документов. Это должно быть от 3 до 10 % от общего количества документов в организации. При обследовании документопотоков можно взять несколько приказов, несколько других документов распорядительного характера.

В то же время при анализе целесообразности направления документов на уровень руководителя или невозможности передать документы сразу на наполнения берётся значительно большее количество документов, даже до 80 % от общего количества документов в организации.

В этих целях может составляться оперограмма прохождения документов через структурные подразделения.

№ п/п	Операции	Исполнители	Копировально-множительное бюро
Исполнитель документа	Зам-ль руководителя структурного подразделения	Руководитель структурного подразделения
		●	●
		●		●
			●

Дополнительно в этой оперограмме можно также указать время, которое затрачивается на прохождение документа.

Сопоставление этих характеристик позволяет определить содержание и количество операций, их последовательность, причинную зависимость и среднее время, которое затрачивается на исполнение.

Аналогичным образом можно изучить прохождение внутренних и исходящих документов организации.

Наблюдение за основными типовыми группами документов позволяет судить о существующей технологии обработки всего документационного потока.

Схема документооборота, наблюдения карточку позволяют выявить многократные возвращения документа к одному и тому же исполнителю, в одно и тоже функциональное подразделение. Исключение возвратных перемещений документов.

Операции с документами в процессе документооборота фиксируется с помощью оперограмм.

Например, составить оперограмму движения и обработки документов, оперограмму движения и обработки писем оперативного характера, обращений граждан и других документов.

На графике целесообразно проставить время, которое затрачивается на эту операцию.