Оформлення тексту документа. Вимоги до мови документа

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

При написанні тексту документа важливо дотримуватися рубрикації. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Вважається, що середня довжина абзацу – 4-6 речень, проте в текстах документів можуть бути абзаци, що складаються з одного речення. У текстах документів для зручності рубрики нумерують. Є дві системи нумерації – традиційна й нова. За традиційною системою нумерації використовуються знаки різних типів (римські та арабські цифри, великі та малі літери). Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Наприклад: 1.2.

3.5 Вимоги до мови документів

Найзагальніші вимоги, яких треба дотримуватись при підготовці ділових паперів, такі: об’єктивність, логічна послідовність, свобода від суперечностей, повнота інформації, ясність викладу, точність опису, переконливість, лаконічність, стислість і чіткість викладу, нормативність, етикет ділових паперів.

1. Об’єктивність. Особистий момент в оцінці фактів, подій повинен бути зведений до мінімуму. Об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.

2. Логічна послідовністьвикладу особливо увиразнюється в тих випадках ділових документів, де зовсім опускаються Ознаки логічної послідовності суб’єктивні елементи. Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами.

3. Свобода від суперечностей–чи не найважливіша серед таких, як повнота, простота, точність, якість та ін. Суперечність може проявлятись в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі. Суперечність може бути смислова.

4. Повнота інформаціїполягає в тому, що всі складники думки мають у тексті своє словесне вираження, немає недомовок, двозначностей, зміст документа вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.

5. Ясність викладу, точність опису– це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа, між якими існує такий зв’язок: чим глибше проникаєш у суть справи, тим точніше про неї висловлюєшся. Ясність забезпечується точним добором потрібного слова, терміна, вдалим видаленням і наголошенням основної думки і т.д.

6. Переконливістьвикладу забезпечується обґрунтуванням (аргументуванням) висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.

7. Лаконічність викладу досягається добрим обдумуванням змісту документа, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним є такий документ, в якому немає зайвих або «порожніх» слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях та ін.

8. Стислість і чіткість викладу створюється за рахунок правильного компонування документа: кожний аспект питання повинен займати певне місце в його логічній структурі та не збігатися з іншими аспектами. Бажано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац, що виражає закінчену думку.

9. Нормативністьмовних засобів ділового стилю – обов’язкова вимога. Мова ділових паперів повинна відповідати нормам сучасної української літературної мови.

10. Етикет ділових паперів. Мовленнєвий етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість, він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи спосіб викладу тексту.

ЛЕКЦІЯ 4

МОВНІ НОРМИ. ВИДИ МОВНИХ НОРМ