Работа с документацией

В целях обоснованности результатов экоаудита аудитор обязан иметь достаточно представительные свидетельства экоаудита – ссылки на информацию, содержащуюся в документации организации, характеризующую ее деятельность в перечисленных выше областях и имеющую отношение к критериям аудита.

Аудитор должен документально оформлять записи, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверж­дающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и корпоративным стандартом.

Под документацией понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора, получаемые и хранимые аудитором на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Документация экоаудиторской группы должна содержать:

- план аудита;

- программу аудита;

- план-график аудита;

- результаты проверки документации и отчетности аудируемой организации (рабочие записи аудитора);

- протоколы выявленных отклонений (несоответствий);

- статус мероприятий по устранению отклонений (срочность их выполнения);

- протоколы вводного и заключительного совещания аудиторской группы с руководством аудируемых подразделений.

Рабочие записи используются аудитором:

- при осуществлении текущего контроля выполненной работы (итоги которой обычно подводятся в конце рабочего дня на совещании аудиторов);

- для фиксирования аудиторских доказательств, подтверждающих выводы аудитора.

Аудитор должен составлять рабочую документацию в форме и объеме необходимых и достаточных для по­нимания выполненных им аудиторских процедур, их результатов и сделанных выводов.

В случаях, когда ауди­тор оценивал сложные принципиально важные вопросы деятельности или высказывал по ним профессиональное суждение, в рабочую документацию следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необхо­димую аргументацию.

Аудитор вправе определять состав и объем документации, руководствуясь своим профессиональ­ным мнением. Вместе с тем объем документации должен быть таков, чтобы в случае пере­дачи работы другому аудитору он смог бы исключительно на основе данной докумен­тации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с пре­жним аудитором) понять результаты проделанной работы и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Допускается использо­вать графики, аналитическую и иную документацию, подготовленные аудируемой организацией. В этих случаях аудитор обязан убе­диться в том, что такие материалы оформлены надлежащим образом.

Рабочие документы обычно содержат:

- информацию, касающуюся организационно правовой формы деятельности и административной структуры аудируемой организации;

- копии юридических документов, соглашений и протоколов или извлечения из них;

- информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемая организация осуществляет свою деятельность;

- информацию, отражающую процесс корректировки плана-графика аудита;

- доказательства понимания аудитором документации госстатотчетности и результатов производственного экологического контроля;

- иллюстрацию наиболее важных экологических показателей деятельности организации и тенденций их изменения;

- сведения о характере, временных рамках, объеме ранее проведенных аудиторских процедур и результатах их выполнения;

- копии сообщений, направленных другим аудиторам, техническим экспертам и третьим лицам, и полученных от них ответов;

- копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемой организации или обсуждавшимся с ними, выявленные существенные отклонения, письменные заявления, полученные от аудируемой организации;

- выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе аудита, и сведения о дей­ствиях, предпринятых им в связи с этим;

- отклонения (несоответствия) и подтверждающие их свидетельства аудита, классифицированные и ранжированные, проанализированные руководителем аудиторской группы и руководителем аудируемого подразделения для подтверждения объективности свидетельств аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы соответствовать целям аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведе­ния. Рекомендуется использовать разработанные аудиторской организацией типовые формы документации (например, стандартную структуру ауди­торского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, ти­повые письма и обращения, отчета, заключения, протоколов, совещаний и т.д.).

В случае проведения аудиторских проверок в течение ряда лет некоторые файлы рабочих документов (папки) могут быть отнесены к категории постоянных, обновляемых по мере поступления новой инфор­мации.

Рабочие документы являются собственностью аудитора.

Они могут быть предоставлены ауди­руемой организации по усмотрению аудитора, но не должны служить заменой каких-либо записей и документации аудируемой организации.

После подготовки экоаудиторского отчета и экоаудиторского заключения (завершения экоаудита) и при отсутствии каких-либо разногласий по форме принятого экоаудиторского заключения рабочие документы передаются экоаудиторской организации для проведения технического контроля (при необходимости) и уничтожения в надлежащем порядке.